Een buitenlandse klant controleren voordat u exporteert: de checklist

In het kort: voordat u naar een nieuwe buitenlandse klant verzendt, doet u vijf controles, in deze volgorde: het bedrijf bestaat in het register van zijn land, het btw-nummer is geldig op VIES, de naam staat niet op de sanctielijsten, de contactgegevens en het IBAN zijn consistent met de zetel, en u heeft een betaalwijze gekozen die bij het risico past (vooruitbetaling, documentair krediet of kredietverzekering). Op Veryfy kost de controle buitenlands bedrijf € 14,90 en combineert de registergegevens van het land met de zoekopdracht in sanctielijsten.

Wat controleert u voordat u naar een nieuwe buitenlandse klant verzendt?

Vijf zaken, van het eenvoudigste tot het duurste. De eerste drie doet u in enkele minuten op officiële bronnen en bijna altijd gratis; de laatste twee bepalen hoeveel risico u werkelijk loopt.

1. Bestaan: de vennootschap is ingeschreven in het bedrijfsregister van zijn land, met de naam en de zetel die de klant u heeft opgegeven.
2. Btw-nummer: het nummer is geldig voor intracommunautaire transacties (VIES).
3. Sancties: noch het bedrijf noch zijn eigenaren staan op de sanctielijsten van de Europese Unie.
4. Consistentie van de gegevens: e-maildomein, website, telefoon en IBAN horen bij hetzelfde bedrijf.
5. Betaling: de betaalwijze staat in verhouding tot het risico en de termijnen die u toestaat.

Voor een Italiaanse klant is de weg vergelijkbaar, maar met andere instrumenten: die vindt u in hoe u de kredietwaardigheid van een nieuwe B2B-klant controleert voordat u uitstel verleent.

Hoe controleer ik dat het buitenlandse bedrijf echt bestaat?

Zoek de vennootschap in het bedrijfsregister van zijn land. Voor de landen van de Europese Unie is er één toegangspoort: de dienst "Trova un'impresa" van het Europese e-Justice-portaal, die deel uitmaakt van BRIS (het systeem van onderlinge koppeling van de bedrijfsregisters, voorzien bij richtlijn 2012/17/EU). Volgens het portaal dekt het kapitaalvennootschappen en hun in de EU, IJsland, Liechtenstein en Noorwegen geregistreerde bijkantoren, en verzamelt het gegevens in realtime uit de nationale registers.

Wat u kunt verwachten te vinden: naam, registratienummer, zetel en, voor veel landen, de lijst van neergelegde documenten (statuten, jaarrekeningen, wettelijke vertegenwoordigers). Het portaal laat u nu alleen documenten aanvragen die de nationale registers gratis verstrekken; voor de betalende documenten verwijst het u naar de website van het nationale register, waar u de definitieve prijs ziet. Sommige documenten komen direct, andere per e-mail, in sommige gevallen tot 14 dagen later.

Vergelijk wat u vindt met wat uw klant u heeft geschreven: exacte handelsnaam, rechtsvorm, adres. Een andere zetel dan die op de factuur of in de e-mailhandtekening is een signaal dat u moet ophelderen voordat u verzendt. Voor landen buiten dit kader (bijvoorbeeld het Verenigd Koninkrijk en Zwitserland) is het nationale register nodig: de specifieke gidsen vindt u hieronder.

Hoe controleer ik het intracommunautaire btw-nummer op VIES?

Voer land en nummer in op de dienst VIES van de Europese Commissie. Het instrument is, aldus de Commissie, een zoekmachine (geen databank): het raadpleegt op het moment van de zoekopdracht de nationale btw-archieven.

• Geldig nummer: het is geregistreerd voor intracommunautaire transacties.
• Ongeldig nummer: het kan niet bestaan, niet geactiveerd zijn voor intracommunautaire transacties, of de registratie is mogelijk nog niet afgerond. Concludeer niet meteen dat de klant onbetrouwbaar is: vraag hem de controle te laten doen bij zijn belastingdienst.
• Naam en adres: om redenen van gegevensbescherming geven de nationale administraties geen naam en adres terug die bij een btw-nummer horen; ze kunnen alleen bevestigen of een naam en adres die u opgeeft overeenkomen.
• Vertragingen: wijzigingen zijn niet altijd al verwerkt in de nationale archieven en dus in VIES.

Dezelfde pagina van de Commissie raadt aan elke validatie te bewaren, voor het geval van een belastingcontrole: bewaar het scherm of de ontvangst bij het orderdossier. Om Italiaanse btw-nummers te controleren gebruikt u de dienst "Verifica partita IVA" van de Agenzia delle Entrate; om het btw-nummer van een bedrijf aan de hand van de naam terug te vinden, zie hoe u het btw-nummer van een bedrijf vindt aan de hand van de naam.

Hoe controleer ik de sanctielijsten van de Europese Unie?

Zoek de naam en de eigenaren in de twee officiële bronnen die de Europese Commissie op haar sanctiepagina vermeldt.

• EU Sanctions Map (sanctionsmap.eu): bundelt de sanctieregelingen van de EU en de bijbehorende rechtshandelingen.
• Financial Sanctions Database, dat wil zeggen de geconsolideerde lijst van personen, groepen en entiteiten die aan financiële sancties van de EU onderworpen zijn: deze wordt beheerd door DG FISMA van de Commissie en weerspiegelt de teksten die zijn vastgesteld en gepubliceerd in het Publicatieblad van de EU.

De bindende tekst is die in het Publicatieblad: de databanken zijn raadplegingsinstrumenten. Controleer de exacte naam en de transliteratievarianten, en herhaal de zoekopdracht voor de eigenaren en bestuurders als u die kent. Als de klant een bedrijf met zetel in een derde land is, is de zoekopdracht in de EU-lijsten slechts een deel van de controle: de bedrijfscontrole buitenland van Veryfy zoekt de naam ook in internationale sanctielijsten, bij politiek prominente personen en in negatieve media.

Welke fraudesignalen controleer ik bij een nieuwe buitenlandse klant?

Hier is er geen databank: er zijn vergelijkingen nodig. Vier snelle controles:

• E-maildomein: komt het overeen met de website van het bedrijf die in het register is vermeld (als die er is)? Een e-mail van een gratis domein of een domein dat net is geregistreerd voor een belangrijke bestelling verdient een telefoontje naar het officiële nummer.
• IBAN: is het land van het IBAN dat van de zetel? Een rekening in een ander land dan dat van het bedrijf is niet per se fraude, maar moet schriftelijk worden toegelicht.
• Wijzigingen van gegevens tijdens een lopende bestelling: een verzoek om het IBAN of het afleveradres te wijzigen bevestigt u altijd via een reeds bekend kanaal. Zie de fraude met de valse leverancier en de IBAN-wijziging.
• Druk op de termijnen: "verzend nu, wij betalen later" van een klant die u nooit heeft ontmoet is precies het geval waarin u de controles uitvoert, niet overslaat.

Hoe laat ik mij door een buitenlandse klant betalen?

Kies het instrument op basis van het risico dat u zojuist heeft gemeten. Het ICE-agentschap schrijft in zijn cursus over risicobeheer in de internationale handel dat er geen import-exporttransactie zonder risico bestaat en dat het niet betalen vaak als het belangrijkste risico wordt ervaren; als dekking die vaak wordt gebruikt noemt het de clausule van vooruitbetaling en raadt het aan kredietverzekering te overwegen.

• Vooruitbetaling: u elimineert het kredietrisico, maar het kan de onderhandeling met klanten die u niet kent kosten.
• Documentair krediet (letter of credit): volgens de woordenlijst van SACE wordt het door de bank uitgegeven, niet door de koper, en vermindert het het insolventierisico omdat de bank de transactie garandeert en de fasen ervan volgt.
• Kredietverzekering: volgens SACE beschermt zij tegen het niet betalen als gevolg van faillissement, insolventie of langdurige wanbetaling. Zij werkt met een voorafgaande beoordeling van de klant, kredietlimieten per koper, monitoring en vergoeding na de vervaldatum. De verzekeraar kan dekking weigeren voor klanten die als te riskant worden beoordeeld, en er kan een deel van het krediet onverzekerd blijven. De kosten variëren naargelang omzet, sector en land.

Voor de vergelijking tussen een polis en controles per gebruik, zie handelskredietverzekering of controle per gebruik.

Welke betalingstermijnen kan ik afspreken en welke moratoriumrente geldt?

Richtlijn 2011/7/EU over betalingsachterstanden voorziet volgens de pagina van de Commissie bij transacties tussen bedrijven in betaling van de facturen binnen 60 dagen, tenzij anders uitdrukkelijk overeengekomen en mits niet grof onbillijk. De schuldeiser heeft recht op moratoriumrente, van minstens 8% boven de referentierente van de ECB, en op een minimum van 40 euro als compensatie voor invorderingskosten. De lidstaten kunnen gunstigere regels voor de schuldeiser behouden of invoeren. De Commissie is ook een herziening van de richtlijn gestart: controleer de actuele stand voordat u uw voorwaarden opstelt.

In Italië is de richtlijn omgezet bij D.Lgs. 231/2002 (zoals gewijzigd bij D.Lgs. 192/2012). Volgens de samenvatting van een fiscale informatiesite bedraagt de termijn tussen bedrijven 30 dagen na ontvangst van de factuur, verlengbaar tot 60 met een schriftelijke overeenkomst, en het forfaitaire bedrag voor invorderingskosten 40 euro. Bij een buitenlandse klant kan het contract onder een andere wet vallen: schrijf in de verkoopvoorwaarden de termijnen, het moratoriumtarief en het toepasselijke recht op, en laat de clausule door uw adviseur controleren. Als de klant lange uitstel vraagt, lees dan klant vraagt betaling binnen 90 dagen: hoe u zich beschermt.

Tabel: risico, controle, instrument

Gidsen per land: waar u moet zoeken en hoe u het register leest

Elk register heeft een eigen naam, taal en gegevens. Deze gidsen vertellen u waar u moet zoeken en hoe u het resultaat leest:

• Duitsland: Handelsregister
• Spanje: Registro Mercantil
• Polen: KRS
• Frankrijk: Kbis
• Verenigd Koninkrijk: Companies House
• Zwitserland: handelsregister

Om te kiezen welke markten en welke buitenlandse klanten u moet bekijken, start u met de gegevens: Italiaanse export, de ISTAT-gegevens over de klantlanden.

Voor accountants. Als een van uw klanten u vraagt of hij een buitenlandse koper kan vertrouwen, geeft de controle buitenlands bedrijf van € 14,90 u in één document de registergegevens en de zoekopdracht in sancties, PEP's en negatieve media, om bij het dossier van de klant te voegen. Het werkt zonder abonnement en zonder registratie: u betaalt per afzonderlijke controle.

Bronnen

• Your Europe, Check a VAT number (VIES) (geraadpleegd op 11/11/2026)
• Europees e-Justice-portaal, Business registers: search for a company in the EU (BRIS) (geraadpleegd op 11/11/2026)
• Europese Commissie, Overview of sanctions and related resources (geraadpleegd op 11/11/2026)
• Europese Commissie, Late Payment Directive (geraadpleegd op 11/11/2026)
• SACE, Assicurazione del credito: cos'è (geraadpleegd op 11/11/2026)
• SACE, Glossario per le imprese che esportano (geraadpleegd op 11/11/2026)
• Agenzia ICE, Train2Markets, La gestione dei rischi nel commercio internazionale (geraadpleegd op 11/11/2026)
• EC News, Gli interessi moratori (geraadpleegd op 11/11/2026; secundaire bron voor D.Lgs. 231/2002: controleer de geldende tekst)

Veryfy is niet gelieerd aan de vermelde instellingen en organisaties.