Jak zweryfikować klienta zagranicznego przed eksportem: lista kontrolna

W skrócie: przed wysyłką do nowego klienta zagranicznego wykonaj pięć kontroli, w tej kolejności: firma istnieje w rejestrze swojego kraju, numer VAT jest ważny w VIES, nazwa nie pojawia się na listach sankcji, dane kontaktowe i IBAN są zgodne z siedzibą, a forma płatności została dobrana do ryzyka (z góry, akredytywa lub ubezpieczenie należności). W Veryfy weryfikacja firmy zagranicznej kosztuje 14,90€ i łączy dane z rejestru kraju z wyszukiwaniem na listach sankcji.

Co sprawdzić przed wysyłką do nowego klienta zagranicznego?

Pięć rzeczy, od najprostszej do najbardziej kosztownej. Pierwsze trzy załatwisz w kilka minut na oficjalnych źródłach, zwykle bezpłatnie; dwie ostatnie określają, ile naprawdę ryzykujesz.

1. Istnienie: spółka jest wpisana do rejestru przedsiębiorstw swojego kraju, z nazwą i siedzibą podanymi przez klienta.
2. Numer VAT: numer jest ważny do transakcji wewnątrzwspólnotowych (VIES).
3. Sankcje: ani firma, ani jej właściciele nie występują na listach sankcji Unii Europejskiej.
4. Spójność danych: domena e-mail, strona internetowa, telefon i IBAN wskazują tę samą firmę.
5. Płatność: forma płatności jest proporcjonalna do ryzyka i do terminów, które udzielasz.

Dla klienta włoskiego procedura jest podobna, ale narzędzia są inne: znajdziesz je w artykule jak sprawdzić wiarygodność kredytową nowego klienta B2B przed odroczeniem płatności.

Jak sprawdzić, czy zagraniczna firma naprawdę istnieje?

Wyszukaj spółkę w rejestrze przedsiębiorstw jej kraju. Dla państw Unii Europejskiej istnieje jedno wspólne wejście: usługa „Trova un'impresa” (Znajdź firmę) europejskiego portalu e-Justice, która należy do BRIS (systemu połączeń rejestrów przedsiębiorstw przewidzianego dyrektywą 2012/17/UE). Według portalu obejmuje spółki kapitałowe i ich oddziały zarejestrowane w krajach UE, w Islandii, Liechtensteinie i Norwegii, i zbiera dane w czasie rzeczywistym z rejestrów krajowych.

Czego się spodziewać: nazwy, numeru rejestrowego, siedziby i, w wielu krajach, listy złożonych dokumentów (statut, sprawozdania finansowe, przedstawiciele prawni). Portal pozwala dziś zamówić tylko te dokumenty, które rejestry krajowe udostępniają bezpłatnie; w przypadku dokumentów płatnych odsyła na stronę krajowego rejestru, gdzie widzisz ostateczną cenę. Niektóre dokumenty przychodzą od razu, inne e-mailem, w niektórych przypadkach nawet po 14 dniach.

Porównaj to, co znajdziesz, z tym, co napisał klient: dokładna nazwa, forma prawna, adres. Siedziba inna niż na fakturze lub w stopce e-maila to sygnał do wyjaśnienia przed wysyłką. W krajach spoza tego obszaru (na przykład w Wielkiej Brytanii i Szwajcarii) potrzebny jest rejestr krajowy: poniżej znajdziesz przewodniki o nich.

Jak sprawdzić numer VAT wewnątrzwspólnotowy w VIES?

Wpisz kraj i numer w usłudze VIES Komisji Europejskiej. Jak wyjaśnia Komisja, narzędzie jest wyszukiwarką (a nie bazą danych): w momencie wyszukiwania odpytuje krajowe archiwa VAT.

• Numer ważny: jest zarejestrowany do transakcji wewnątrzwspólnotowych.
• Numer nieważny: może nie istnieć, może nie być aktywowany do transakcji wewnątrzwspólnotowych albo rejestracja może być jeszcze niezakończona. Nie wyciągaj od razu wniosku, że klient jest niewiarygodny: poproś go, by sprawdził to w swoim urzędzie skarbowym.
• Nazwa i adres: ze względu na ochronę danych krajowe administracje nie zwracają nazwy i adresu powiązanych z numerem VAT; mogą jedynie potwierdzić, czy podana przez ciebie nazwa i adres są zgodne.
• Opóźnienia: zmiany nie zawsze są już odzwierciedlone w krajowych archiwach, a więc i w VIES.

Ta sama strona Komisji zaleca zachowanie śladu każdej walidacji na wypadek kontroli podatkowej: zapisz zrzut ekranu lub potwierdzenie razem z dokumentacją zamówienia. Aby sprawdzić włoskie numery VAT, użyj usługi „Verifica partita IVA” Agenzia delle Entrate; by odnaleźć numer VAT na podstawie nazwy, zobacz jak znaleźć numer VAT firmy na podstawie nazwy.

Jak sprawdzić unijne listy sankcji?

Wyszukaj nazwę firmy i jej właścicieli w dwóch oficjalnych zasobach, które Komisja Europejska wskazuje na swojej stronie o sankcjach.

• EU Sanctions Map (sanctionsmap.eu): zestawia unijne reżimy sankcyjne i ich akty prawne.
• Financial Sanctions Database, czyli skonsolidowana lista osób, grup i podmiotów objętych unijnymi sankcjami finansowymi: prowadzi ją DG FISMA Komisji i odzwierciedla teksty przyjęte i opublikowane w Dzienniku Urzędowym UE.

Wiążący jest tekst opublikowany w Dzienniku Urzędowym; bazy danych są narzędziami poglądowymi. Sprawdź dokładną nazwę i warianty transliteracji oraz powtórz wyszukiwanie dla właścicieli i członków zarządu, jeśli ich znasz. Jeśli klient to firma z siedzibą w państwie trzecim, wyszukiwanie na listach UE jest tylko częścią kontroli: weryfikacja firmy zagranicznej w Veryfy szuka nazwy także na międzynarodowych listach sankcji, wśród osób zajmujących eksponowane stanowiska polityczne i w negatywnych doniesieniach medialnych.

Jakich sygnałów oszustwa szukać u nowego klienta zagranicznego?

Tutaj nie ma bazy danych: potrzebne są porównania. Cztery szybkie sprawdzenia:

• Domena e-mail: czy pokrywa się ze stroną firmy wskazaną w rejestrze (jeśli jest podana)? E-mail z darmowej lub niedawno zarejestrowanej domeny przy ważnym zamówieniu wymaga telefonu na oficjalny numer.
• IBAN: czy kraj IBAN-u to kraj siedziby? Konto w innym kraju niż firma nie jest koniecznie oszustwem, ale trzeba to wyjaśnić na piśmie.
• Zmiana danych w trakcie zamówienia: prośbę o zmianę IBAN-u lub adresu dostawy zawsze potwierdza się na już znanym kanale. Zobacz oszustwo fałszywego dostawcy i zmiany IBAN.
• Presja czasu: „wyślij od razu, zapłacimy później” od klienta, o którym nigdy nie słyszałeś, to właśnie sytuacja, w której wykonujesz kontrole, a nie je pomijasz.

Jak otrzymać zapłatę od klienta zagranicznego?

Wybierz narzędzie zgodnie z ryzykiem, które właśnie oszacowałeś. Agenzia ICE w swoim kursie o zarządzaniu ryzykiem w handlu międzynarodowym pisze, że nie istnieje transakcja import-eksport bez ryzyka i że brak płatności jest często postrzegany jako główne ryzyko; jako zabezpieczenie najczęściej stosowane wskazuje klauzulę płatności z góry i zaleca rozważenie ubezpieczenia należności.

• Płatność z góry: eliminuje ryzyko kredytowe, ale może kosztować cię transakcję z klientami, którzy cię nie znają.
• Akredytywa (credito documentario): według glosariusza SACE jest wystawiana przez bank, a nie przez kupującego, i zmniejsza ryzyko niewypłacalności, ponieważ bank gwarantuje transakcję i nadzoruje jej etapy.
• Ubezpieczenie należności: według SACE chroni przed brakiem płatności wynikającym z upadłości, niewypłacalności lub długotrwałej zwłoki. Działa dzięki wstępnej ocenie klienta, limitom kredytowym dla każdego nabywcy, monitoringowi i odszkodowaniu po terminie płatności. Ubezpieczyciel może odmówić objęcia ochroną klientów uznanych za zbyt ryzykownych, a może być przewidziana część należności nieobjęta ochroną. Koszt zależy od obrotów, sektora i kraju.

Porównanie polisy z kontrolami płatnymi za każdym razem znajdziesz w artykule ubezpieczenie należności handlowych czy weryfikacja za każdym razem.

Jakie terminy płatności mogę uzgodnić i jakie odsetki za opóźnienie obowiązują?

Dyrektywa europejska 2011/7/UE o opóźnieniach w płatnościach, zgodnie ze stroną Komisji, przewiduje dla transakcji między przedsiębiorcami zapłatę faktur w ciągu 60 dni, o ile strony nie uzgodnią inaczej w sposób wyraźny i pod warunkiem, że nie jest to rażąco nieuczciwe. Wierzyciel ma prawo do odsetek za opóźnienie, co najmniej 8% powyżej stopy referencyjnej EBC, oraz do minimum 40 euro rekompensaty za koszty windykacji. Państwa mogą utrzymać lub przyjąć przepisy korzystniejsze dla wierzyciela. Komisja rozpoczęła też przegląd dyrektywy: przed napisaniem swoich warunków sprawdź aktualny stan prac.

We Włoszech dyrektywę wdraża D.Lgs. 231/2002 (zmieniony przez D.Lgs. 192/2012). Według streszczenia jednego z serwisów aktualizacji podatkowych, między przedsiębiorcami termin wynosi 30 dni od otrzymania faktury, z możliwością wydłużenia do 60 dni na mocy pisemnej umowy, a ryczałtowa kwota za koszty windykacji wynosi 40 euro. Z klientem zagranicznym umowa może podlegać innemu prawu: w warunkach sprzedaży zapisz terminy, stopę odsetek i właściwe prawo, a klauzulę niech sprawdzi twój doradca. Jeśli klient prosi o długie odroczenie, przeczytaj klient prosi o płatność w ciągu 90 dni: jak się zabezpieczyć.

Tabela: ryzyko, kontrola, narzędzie

Przewodniki według kraju: gdzie szukać i jak czytać rejestr

Każdy rejestr ma inną nazwę, inny język i inne dane. Te przewodniki wyjaśniają, gdzie szukać i jak odczytać wynik:

• Niemcy: Handelsregister
• Hiszpania: Registro Mercantil
• Polska: KRS
• Francja: Kbis
• Wielka Brytania: Companies House
• Szwajcaria: rejestr handlowy

Aby wybrać rynki i klientów zagranicznych, na których warto się skupić, zacznij od danych: eksport włoski, dane ISTAT o krajach klientów.

Dla księgowych. Jeśli twój klient pyta, czy może zaufać zagranicznemu nabywcy, weryfikacja firmy zagranicznej za 14,90€ daje w jednym dokumencie dane z rejestru i wyszukiwanie w sankcjach, PEP i negatywnych doniesieniach medialnych, do dołączenia do teczki klienta. Działa bez abonamentu i bez rejestracji: płacisz za pojedynczą kontrolę.

Źródła

• Your Europe, Check a VAT number (VIES) (dostęp 11/11/2026)
• Portal europejski e-Justice, Business registers: search for a company in the EU (BRIS) (dostęp 11/11/2026)
• Komisja Europejska, Overview of sanctions and related resources (dostęp 11/11/2026)
• Komisja Europejska, Late Payment Directive (dostęp 11/11/2026)
• SACE, Assicurazione del credito: cos'è (dostęp 11/11/2026)
• SACE, Glosariusz dla firm eksportujących (dostęp 11/11/2026)
• Agenzia ICE, Train2Markets, La gestione dei rischi nel commercio internazionale (dostęp 11/11/2026)
• EC News, Gli interessi moratori (dostęp 11/11/2026; źródło wtórne dla D.Lgs. 231/2002: sprawdź obowiązujący tekst)

Veryfy nie jest powiązana z wymienionymi instytucjami i organami.