Wypis z rejestru spółki polskiej: jak sprawdzić firmę w KRS

W skrócie: polskim odpowiednikiem wypisu z rejestru handlowego jest KRS (Krajowy Rejestr Sądowy), rejestr sądowy spółek, z bezpłatnym dostępem. Jednoosobowe działalności gospodarcze są natomiast w CEIDG. Przed zapłatą za polską fakturę sprawdź rachunek bankowy na białej liście (biała lista) podatników VAT, bezpłatnym wykazie prowadzonym przez administrację podatkową: to najbardziej praktyczna obrona przed oszukańczymi zmianami IBAN. W kwestii sankcji, PEP i negatywnych doniesień medialnych jest weryfikacja firmy zagranicznej Veryfy za 14,90€.

KRS czy CEIDG: gdzie szukać polskiego kontrahenta?

Zależy to od formy prawnej. Według europejskiego portalu e-Justice w KRS są wpisane spółki handlowe, fundacje i stowarzyszenia; w CEIDG (centralnym rejestrze działalności gospodarczej) – przedsiębiorcy indywidualni, czyli osoby fizyczne i wspólnicy spółek cywilnych. KRS istnieje od 1 stycznia 2001 r. i ma trzy części: rejestr przedsiębiorców, rejestr stowarzyszeń i fundacji oraz, do 1 grudnia 2021 r., rejestr dłużników niewypłacalnych, zastąpiony przez Krajowy Rejestr Zadłużonych (KRZ).

Jeśli kontrahent to sp. z o.o. (spółka z ograniczoną odpowiedzialnością) lub S.A. (spółka akcyjna), znajdziesz go w KRS. Jeśli to osoba z numerem VAT i imieniem i nazwiskiem jako nazwą, sprawdź CEIDG.

Czy KRS jest bezpłatny?

Tak. Portal e-Justice wskazuje, że dostęp do KRS jest bezpłatny, a dokumenty finansowe można bezpłatnie przeglądać w Repozytorium Dokumentów Finansowych. Akta rejestrowe złożone od 1 lipca 2021 r. są bezpłatne w repozytorium akt; wcześniejsze są dostępne wyłącznie w formie papierowej w sądzie właściwego rejestru. Od 1 lipca 2021 r. rejestracja w KRS odbywa się w całości online. Ministerstwo Sprawiedliwości wskazuje Portal rejestrów sądowych (prs.ms.gov.pl) jako punkt dostępu do swoich systemów.

Jak krok po kroku sprawdzić polską firmę?

1. Poproś kontrahenta o pełną nazwę firmy, siedzibę, numer KRS (10 cyfr), NIP (10 cyfr) i REGON (9 lub 14 cyfr).
2. Wyszukaj w KRS: e-Justice wskazuje, że można szukać według numeru KRS, NIP, REGON lub nazwy. Sprawdź, czy nazwa i siedziba zgadzają się z fakturą i umową.
3. Sprawdź, kto reprezentuje spółkę i czy złożone są dokumenty finansowe.
4. Jeśli kontrahent jest przedsiębiorcą indywidualnym, wyszukaj w CEIDG.
5. Sprawdź NIP na białej liście (zobacz niżej) oraz numer VAT UE (PL + NIP) w usłudze VIES Komisji Europejskiej.
6. Wyszukaj spółkę w Krajowym Rejestrze Zadłużonych.
7. W kwestii sankcji, PEP i negatywnych doniesień użyj weryfikacji firmy zagranicznej.

Czego chcesz się dowiedzieć, gdzie to znajdziesz i czy to bezpłatne?

Czym jest biała lista i dlaczego chroni przed oszustwami IBAN?

To wykaz podatników VAT: jedna, publiczna i bezpłatna baza danych, prowadzona elektronicznie przez szefa Krajowej Administracji Skarbowej (KAS), na podstawie noty wyjaśniającej przepisy podatkowe. Opiera się na art. 96b polskiej ustawy o VAT. Zawiera nazwę, NIP, REGON i KRS, adresy, reprezentantów i rachunki bankowe zarejestrowanych lub reaktywowanych podatników; rachunki to te rozliczeniowe. Można ją przeglądać na stronie Ministerstwa Finansów oraz przez CEIDG; pozwala sprawdzić status podmiotu na datę w przeszłości, nawet 5 lat wstecz.

Dlaczego to ci się przyda: jeśli polski dostawca podaje ci nowy IBAN, wyszukaj go na liście przy jego NIP. Rachunek, którego tam nie ma, jest sygnałem ostrzegawczym. Ta sama nota przypomina, że dla polskich podatników zapłata na rachunek spoza listy może skutkować utratą prawa do odliczenia kosztów i solidarną odpowiedzialnością za VAT dostawcy: to polskie przepisy podatkowe dotyczące płatności między polskimi podmiotami, ale kontrola pozostaje dobrym filtrem także dla eksportera. Zobacz też oszustwo fałszywego dostawcy i zmiana IBAN.

Jak sprawdzić, czy polska spółka jest niewypłacalna?

Służy do tego Krajowy Rejestr Zadłużonych (KRZ). Ministerstwo Sprawiedliwości opisuje go jako publiczny i swobodnie dostępny, a dostęp określa jako „w pełni bezpłatny”, z niektórymi informacjami zastrzeżonymi dla stron postępowań; dostęp przez krz.ms.gov.pl i prs.ms.gov.pl. Zawiera wyłącznie informacje o postępowaniach wszczętych po 1 grudnia 2021 r.: w przypadku wcześniejszych zdarzeń potrzebne jest inne źródło. Ministerstwo nie wskazuje na przeglądanej stronie, czy dostępne jest wyszukiwanie według nazwy lub numeru KRS: w potwierdzonych polach są PESEL i numer akt.

Włoski odpowiednik tego sprawdzenia opisuje artykuł jak sprawdzić, czy firma upadła.

Kto jest beneficjentem rzeczywistym polskiej spółki?

Informuje o tym CRBR (Centralny Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych). Po wyrokach Trybunału Sprawiedliwości UE z 22 listopada 2022 r. (sprawy połączone C-37/20 i C-601/20), które unieważniły powszechny dostęp do danych beneficjentów rzeczywistych, w Polsce przepisy długo pozostawały bez zmian. Materiał KPMG (ok. lipca 2025 r.) podaje, że CRBR był nadal publicznie dostępny, a projekt zmiany z 7 kwietnia 2025 r. proponuje zniesienie publicznego dostępu na rzecz wniosku z uzasadnieniem i interesu prawnego. Nie mogliśmy dziś sprawdzić, czy zmiana weszła w życie: zanim zaczniesz polegać na CRBR, otwórz rejestr i sprawdź aktualne warunki. Aby zrozumieć, kto naprawdę kontroluje spółkę, zobacz jak sprawdzić, kto kontroluje spółkę.

Na jakie sygnały ryzyka zwrócić uwagę?

• NIP lub KRS, które nie odpowiadają nazwie na fakturze;
• rachunek bankowy nieobecny na białej liście lub niedawno zmieniony IBAN;
• niezłożone lub przeterminowane dokumenty finansowe;
• obecność w KRZ lub otwarte postępowanie;
• żądanie zaliczek bez sprawdzalnej historii spółki.

Ogólny obraz znajdziesz w artykule jak zweryfikować klienta zagranicznego przed eksportem. Ta sama logika dotyczy Wielkiej Brytanii, Szwajcarii, Francji, Niemiec i Hiszpanii.

Co dodaje weryfikacja firmy zagranicznej?

Weryfikacja firmy zagranicznej dla Polski przyjmuje NIP (10 cyfr), numer KRS (10 cyfr) lub REGON (9 lub 14 cyfr) i zwraca dane z KRS, sektor NACE i kontakty, jeśli są zarejestrowane, dostępne skrócone sprawozdania finansowe (zatrudnienie, przychody, kapitał własny, aktywa) oraz wyszukiwanie nazwy na międzynarodowych listach sankcji, wśród osób zajmujących eksponowane stanowiska polityczne (PEP) i w negatywnych doniesieniach medialnych, po włosku i bez konieczności czytania po polsku.

Dla księgowych. Jeśli twój klient eksportuje do Polski lub kupuje od polskich dostawców, dołącz do dokumentacji kontrolę kontrahenta, bez abonamentu i bez rejestracji: płacisz za pojedynczą kontrolę, na przykład weryfikację firmy zagranicznej za 14,90€ przed ważną dostawą lub zmianą danych bankowych.

Źródła

• Portal europejski e-Justice, Rejestry przedsiębiorstw: Polska (dostęp 11/11/2026)
• Portal e-Justice, karta o KRS i rejestrze dłużników (dostęp 11/11/2026)
• Ministerstwo Sprawiedliwości, FAQ o Krajowym Rejestrze Zadłużonych (dostęp 11/11/2026)
• Podatki.biz, Objaśnienia podatkowe: Wykaz podatników VAT (biała lista) (dostęp 11/11/2026)
• KPMG Polska, Ograniczenie jawności rejestrów beneficjentów rzeczywistych w UE (dostęp 11/11/2026)

Veryfy nie jest powiązana z wymienionymi rejestrami i instytucjami.