Handelsregisterauszug einer polnischen Gesellschaft: wie du ein Unternehmen mit dem KRS prüfst

Kurz gesagt: Das polnische Gegenstück zum Handelsregisterauszug ist das KRS (Krajowy Rejestr Sądowy), das gerichtliche Register der Gesellschaften; der Zugang ist kostenlos. Einzelunternehmen sind dagegen im CEIDG eingetragen. Bevor du eine polnische Rechnung bezahlst, prüfe das Bankkonto auf der biała lista (weiße Liste) der USt-Pflichtigen, kostenlos und von der Steuerverwaltung geführt: Das ist der praktischste Schutz gegen betrügerische IBAN-Wechsel. Für Sanktionen, PEP und negative Medienberichte gibt es die Prüfung ausländischer Unternehmen bei Veryfy für 14,90€.

KRS oder CEIDG: wo suche ich meinen polnischen Geschäftspartner?

Das hängt von der Rechtsform ab. Laut dem europäischen Portal e-Justice sind im KRS Handelsgesellschaften, Stiftungen und Vereine eingetragen; im CEIDG (zentrales Register der wirtschaftlichen Tätigkeit) die Einzelunternehmer, also natürliche Personen und Gesellschafter von Gesellschaften bürgerlichen Rechts. Das KRS besteht seit dem 1. Januar 2001 und hat drei Teile: das Unternehmerregister, das Register der Vereine und Stiftungen und, bis zum 1. Dezember 2021, das Register der insolventen Schuldner, das durch das Krajowy Rejestr Zadłużonych (KRZ) ersetzt wurde.

Ist dein Geschäftspartner eine sp. z o.o. (Gesellschaft mit beschränkter Haftung) oder eine S.A. (Aktiengesellschaft), findest du sie im KRS. Ist es eine Person mit USt-IdNr. und eigenem Namen, schau im CEIDG nach.

Ist das KRS kostenlos?

Ja. Das Portal e-Justice gibt an, dass der Zugang zum KRS kostenlos ist und dass die Finanzunterlagen im Repozytorium Dokumentów Finansowych kostenlos einsehbar sind. Die Registrierungsakten, die seit dem 1. Juli 2021 eingereicht wurden, sind im Aktenverzeichnis kostenlos; frühere sind nur in Papierform beim Gericht des zuständigen Registers erhältlich. Seit dem 1. Juli 2021 erfolgt die Eintragung ins KRS vollständig online. Das Justizministerium nennt das Portal der Justizregister (prs.ms.gov.pl) als Zugangspunkt zu seinen Systemen.

Wie prüfe ich ein polnisches Unternehmen Schritt für Schritt?

1. Verlange vom Geschäftspartner die vollständige Firma, den Sitz, die KRS-Nummer (10 Stellen), die NIP (10 Stellen) und die REGON (9 oder 14 Stellen).
2. Suche im KRS: e-Justice gibt an, dass du nach KRS-Nummer, NIP, REGON oder Firma suchen kannst. Prüfe, dass Firma und Sitz mit Rechnung und Vertrag übereinstimmen.
3. Lies, wer die Gesellschaft vertritt und ob die Finanzunterlagen hinterlegt sind.
4. Ist dein Geschäftspartner ein Einzelunternehmen, suche im CEIDG.
5. Prüfe die NIP auf der biała lista (siehe unten) und die innergemeinschaftliche USt-IdNr. (PL + NIP) im VIES-Dienst der Europäischen Kommission.
6. Suche die Gesellschaft im Krajowy Rejestr Zadłużonych.
7. Für Sanktionen, PEP und negative Medienberichte nutze die Prüfung ausländischer Unternehmen.

Was willst du wissen, wo findest du es, kostenlos oder gegen Gebühr?

Was ist die biała lista und warum schützt sie vor IBAN-Betrug?

Sie ist das wykaz podatników VAT: eine einzige, öffentliche und kostenlose Datenbank, elektronisch geführt vom Leiter der nationalen Steuerverwaltung (KAS), nach einer steuerlichen Erläuterung. Sie stützt sich auf Art. 96b des polnischen Umsatzsteuergesetzes. Sie enthält Firma, NIP, REGON und KRS, Adressen, Vertreter und Bankkonten der registrierten oder reaktivierten Steuerpflichtigen; die Konten sind die Abrechnungskonten. Sie lässt sich auf der Website des Finanzministeriums und auch über das CEIDG abfragen; du kannst den Status eines Subjekts für ein früheres Datum prüfen, bis zu 5 Jahre zurück.

Warum du sie brauchst: Wenn dir ein polnischer Lieferant eine neue IBAN mitteilt, suche sie auf der Liste mit seiner NIP. Ein Konto, das nicht erscheint, ist ein Warnsignal. Dieselbe Erläuterung weist darauf hin, dass für polnische Steuerpflichtige die Zahlung auf ein nicht auf der Liste stehendes Konto zum Verlust der Abzugsfähigkeit der Kosten und zur gesamtschuldnerischen Haftung für die Umsatzsteuer des Lieferanten führen kann: Das sind polnische Steuerregeln für Zahlungen zwischen polnischen Unternehmern, doch die Prüfung bleibt auch für Exporteure ein guter Filter. Siehe auch Betrug mit dem falschen Lieferanten und IBAN-Wechsel.

Wie prüfe ich, ob eine polnische Gesellschaft insolvent ist?

Man nutzt das Krajowy Rejestr Zadłużonych (KRZ). Das Justizministerium beschreibt es als öffentlich und frei zugänglich und gibt an, dass der Zugang „vollständig kostenlos“ ist, mit einigen Informationen, die den Verfahrensparteien vorbehalten sind; erreichbar über krz.ms.gov.pl und prs.ms.gov.pl. Es enthält nur Informationen zu Verfahren, die nach dem 1. Dezember 2021 eingeleitet wurden: Für frühere Sachverhalte brauchst du eine andere Quelle. Das Ministerium gibt auf der eingesehenen Seite nicht an, ob die Suche nach Firma oder KRS-Nummer verfügbar ist: In den bestätigten Feldern stehen PESEL und Aktenzeichen.

Für das italienische Gegenstück siehe wie du erkennst, ob ein Unternehmen insolvent ist.

Wer ist der wirtschaftlich Berechtigte einer polnischen Gesellschaft?

Das zeigt das CRBR (Centralny Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych). Nach den Urteilen des Gerichtshofs der EU vom 22. November 2022 (verbundene Rechtssachen C-37/20 und C-601/20), die den allgemeinen Zugang zu den Daten der wirtschaftlich Berechtigten für ungültig erklärt haben, blieb das Gesetz in Polen lange unverändert. Ein Beitrag von KPMG (etwa Juli 2025) berichtet, dass das CRBR damals noch öffentlich zugänglich war und dass ein Änderungsentwurf vom 7. April 2025 vorsieht, den öffentlichen Zugang abzuschaffen und durch einen begründeten Antrag mit berechtigtem Interesse zu ersetzen. Wir konnten heute nicht prüfen, ob die Änderung in Kraft getreten ist: Bevor du dich auf das CRBR verlässt, öffne das Register und prüfe die aktuellen Bedingungen. Um zu verstehen, wer eine Gesellschaft tatsächlich lenkt, siehe wie du prüfst, wer eine Gesellschaft kontrolliert.

Auf welche Risikosignale achten?

• NIP oder KRS, die nicht zur Firma auf der Rechnung passen;
• Bankkonto nicht auf der biała lista oder kürzlich geänderte IBAN;
• Finanzunterlagen nicht hinterlegt oder veraltet;
• Eintrag im KRZ oder laufendes Verfahren;
• Forderung nach Vorauszahlungen, ohne dass die Gesellschaft eine nachprüfbare Historie hat.

Für das Gesamtbild lies wie du einen ausländischen Kunden vor dem Export prüfst. Dieselbe Logik gilt für das Vereinigte Königreich, die Schweiz, Frankreich, Deutschland und Spanien.

Was bietet die Prüfung ausländischer Unternehmen zusätzlich?

Die Prüfung ausländischer Unternehmen für Polen akzeptiert NIP (10 Stellen), KRS-Nummer (10 Stellen) oder REGON (9 oder 14 Stellen) und liefert Daten aus dem KRS, NACE-Branche und Kontaktdaten, falls registriert, verfügbare verkürzte Bilanzen (Beschäftigte, Erlöse, Eigenkapital, Aktiva) sowie die Suche nach der Firma auf internationalen Sanktionslisten, bei politisch exponierten Personen und in negativen Medienberichten, auf Italienisch und ohne dass du Polnisch lesen musst.

Für Steuerberater. Wenn dein Mandant nach Polen exportiert oder bei polnischen Lieferanten kauft, leg dem Vorgang eine Prüfung der Gegenpartei bei, ohne Abonnement und ohne Registrierung: Du zahlst die einzelne Prüfung, etwa die Prüfung ausländischer Unternehmen für 14,90€ vor einer wichtigen Lieferung oder einer Änderung der Bankverbindung.

Quellen

• Europäisches Portal e-Justice, Unternehmensregister: Polen (abgerufen am 11/11/2026)
• Portal e-Justice, Merkblatt zum KRS und zum Schuldnerregister (abgerufen am 11/11/2026)
• Justizministerium, FAQ zum Krajowy Rejestr Zadłużonych (abgerufen am 11/11/2026)
• Podatki.biz, Steuerliche Erläuterungen: Wykaz podatników VAT (biała lista) (abgerufen am 11/11/2026)
• KPMG Polska, Einschränkung der Öffentlichkeit der Register wirtschaftlich Berechtigter in der EU (abgerufen am 11/11/2026)

Veryfy ist mit den genannten Registern und Institutionen nicht verbunden.