Certificado de una sociedad polaca: cómo verificar una empresa con el KRS

En resumen: el equivalente polaco de la certificación registral es el KRS (Krajowy Rejestr Sądowy), el registro judicial de sociedades, cuyo acceso es gratuito. Las empresas individuales están en el CEIDG. Antes de pagar una factura polaca, comprueba la cuenta bancaria en la biała lista (lista blanca) de contribuyentes de IVA, gratuita y mantenida por la administración tributaria: es la defensa más práctica contra los cambios de IBAN fraudulentos. Para sanciones, PEP y medios negativos está la Verificación de empresa extranjera de Veryfy a 14,90€.

KRS o CEIDG: ¿dónde busco a mi contraparte polaca?

Depende de la forma jurídica. Según el portal europeo e-Justice, en el KRS se inscriben las sociedades mercantiles, las fundaciones y las asociaciones; en el CEIDG (registro central de la actividad económica) los empresarios individuales, es decir, las personas físicas y los socios de sociedades civiles. El KRS existe desde el 1 de enero de 2001 y tiene tres partes: registro de empresarios, registro de asociaciones y fundaciones y, hasta el 1 de diciembre de 2021, el registro de deudores insolventes, sustituido por el Krajowy Rejestr Zadłużonych (KRZ).

Si la contraparte es una sp. z o.o. (sociedad de responsabilidad limitada) o una S.A. (sociedad anónima), la encuentras en el KRS. Si es una persona con número de IVA y nombre propio, consulta el CEIDG.

¿El KRS es gratuito?

Sí. El portal e-Justice indica que el acceso al KRS es gratuito, y que los documentos financieros se pueden consultar gratuitamente en el Repozytorium Dokumentów Finansowych. Los expedientes de registro presentados desde el 1 de julio de 2021 son gratuitos en el repertorio de expedientes; los anteriores están disponibles solo en papel en el tribunal del registro competente. Desde el 1 de julio de 2021 la inscripción en el KRS se realiza íntegramente en línea. El Ministerio de Justicia indica el Portal de los registros judiciales (prs.ms.gov.pl) como punto de acceso a sus sistemas.

¿Cómo verifico una empresa polaca, paso a paso?

1. Pide a la contraparte la razón social completa, la sede, el número KRS (10 cifras), el NIP (10 cifras) y el REGON (9 o 14 cifras).
2. Busca en el KRS: e-Justice indica que puedes buscar por número KRS, NIP, REGON o denominación. Comprueba que la denominación y la sede coinciden con la factura y el contrato.
3. Lee quién representa a la sociedad y si los documentos financieros están depositados.
4. Si la contraparte es una empresa individual, busca en el CEIDG.
5. Comprueba el NIP en la biała lista (ver más abajo) y el número de IVA intracomunitario (PL + NIP) en el servicio VIES de la Comisión Europea.
6. Busca la sociedad en el Krajowy Rejestr Zadłużonych.
7. Para sanciones, PEP y medios negativos usa la Verificación de empresa extranjera.

Lo que quieres saber, dónde lo encuentras, gratis o de pago

¿Qué es la biała lista y por qué sirve contra el fraude de IBAN?

Es el wykaz podatników VAT: una base de datos única, pública y gratuita, mantenida en formato electrónico por el jefe de la Administración tributaria nacional (KAS), según una ficha de explicación fiscal. Se basa en el art. 96b de la ley polaca del IVA. Contiene denominación, NIP, REGON y KRS, direcciones, representantes y cuentas bancarias de los contribuyentes registrados o reactivados; las cuentas son las de liquidación. Se consulta en la web del Ministerio de Finanzas y también a través del CEIDG; permite verificar la situación de un sujeto en una fecha pasada, hasta 5 años atrás.

Para qué te sirve: si un proveedor polaco te comunica un IBAN nuevo, búscalo en la lista asociado a su NIP. Una cuenta que no consta es una señal de alarma. La misma ficha recuerda que, para los contribuyentes polacos, pagar a una cuenta no incluida en la lista puede suponer la pérdida de la deducibilidad de los costes y la responsabilidad solidaria por el IVA del proveedor: son normas fiscales polacas que afectan a los pagos entre operadores polacos, pero el control sigue siendo un buen filtro también para quien exporta. Consulta también la estafa del falso proveedor y el cambio de IBAN.

¿Cómo compruebo si una sociedad polaca es insolvente?

Se usa el Krajowy Rejestr Zadłużonych (KRZ). El Ministerio de Justicia lo describe como público y de libre acceso, y declara su acceso « plenamente gratuito », con algunas informaciones reservadas a las partes de los procedimientos; accesible desde krz.ms.gov.pl y prs.ms.gov.pl. Contiene solo información sobre procedimientos iniciados después del 1 de diciembre de 2021: para hechos anteriores hace falta otra fuente. El Ministerio no indica en la página consultada si la búsqueda por denominación o por número KRS está disponible: en los campos confirmados figuran el PESEL y el número de expediente.

Para el paralelo italiano consulta cómo saber si una empresa ha quebrado.

¿Quién es el titular real de una sociedad polaca?

Lo indica el CRBR (Centralny Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych). Tras las sentencias del Tribunal de Justicia de la UE del 22 de noviembre de 2022 (asuntos acumulados C-37/20 y C-601/20), que anularon el acceso universal a los datos de los titulares reales, en Polonia la ley ha permanecido mucho tiempo sin cambios. Una contribución de KPMG (hacia julio de 2025) informa de que el CRBR seguía siendo accesible al público y de que un proyecto de modificación del 7 de abril de 2025 propone suprimir el acceso público, sustituyéndolo por una solicitud motivada y un interés legítimo. No hemos podido verificar hoy si la modificación ha entrado en vigor: antes de contar con el CRBR, abre el registro y verifica las condiciones actuales. Para entender quién manda realmente en una sociedad consulta cómo verificar quién controla una sociedad.

¿Qué señales de riesgo hay que mirar?

• NIP o KRS que no coinciden con la denominación de la factura;
• cuenta bancaria no incluida en la biała lista o IBAN cambiado recientemente;
• documentos financieros no depositados o desfasados;
• presencia en el KRZ o procedimiento abierto;
• petición de anticipos sin que la sociedad tenga un historial verificable.

Para el cuadro general lee cómo verificar a un cliente extranjero antes de exportar. La misma lógica vale para Reino Unido, Suiza, Francia, Alemania y España.

¿Qué aporta la Verificación de empresa extranjera?

La Verificación de empresa extranjera para Polonia acepta NIP (10 cifras), número KRS (10 cifras) o REGON (9 o 14 cifras) y devuelve datos del KRS, sector NACE y contactos si están registrados, balances resumidos disponibles (empleados, ingresos, patrimonio neto, activo) y la búsqueda de la denominación en listas de sanciones internacionales, personas políticamente expuestas y medios negativos, en italiano y sin necesidad de leer el polaco.

Para los asesores fiscales. Si un cliente tuyo exporta a Polonia o compra a proveedores polacos, incorpora al expediente un control de la contraparte, sin suscripción y sin registro: pagas el control individual, por ejemplo la Verificación de empresa extranjera a 14,90€ antes de un suministro importante o de un cambio de datos bancarios.

Fuentes

• Portal europeo e-Justice, Registros de empresas: Polonia (consultado el 11/11/2026)
• Portal e-Justice, ficha sobre el KRS y el registro de deudores (consultado el 11/11/2026)
• Ministerio de Justicia, FAQ sobre el Krajowy Rejestr Zadłużonych (consultado el 11/11/2026)
• Podatki.biz, Explicaciones fiscales: Wykaz podatników VAT (biała lista) (consultado el 11/11/2026)
• KPMG Polska, Limitación de la publicidad de los registros de titulares reales en la UE (consultado el 11/11/2026)

Veryfy no está afiliada a los registros e instituciones citados.