Cómo verificar a un cliente extranjero antes de exportar: la lista de control

En resumen: antes de enviar mercancía a un nuevo cliente extranjero haz cinco comprobaciones, en este orden: la empresa existe en el registro de su país, el número de IVA es válido en VIES, el nombre no aparece en las listas de sanciones, los datos de contacto y el IBAN son coherentes con la sede, y has elegido una forma de pago adecuada al riesgo (anticipado, carta de crédito o seguro de crédito). En Veryfy, la verificación de empresa extranjera cuesta 14,90€ y reúne los datos del registro del país y la búsqueda en listas de sanciones.

¿Qué comprobar antes de enviar a un nuevo cliente extranjero?

Cinco cosas, de la más sencilla a la más costosa. Las tres primeras se hacen en pocos minutos con fuentes oficiales y casi siempre gratis; las dos últimas determinan cuánto riesgo corres realmente.

1. Existencia: la sociedad está inscrita en el registro mercantil de su país, con la denominación y la sede que te ha dado el cliente.
2. Número de IVA: el número es válido para las operaciones intracomunitarias (VIES).
3. Sanciones: ni la empresa ni sus titulares aparecen en las listas de sanciones de la Unión Europea.
4. Coherencia de los datos: el dominio del correo, la web, el teléfono y el IBAN describen la misma empresa.
5. Pago: la forma de pago es proporcionada al riesgo y a los plazos que concedes.

Para un cliente italiano el recorrido es similar, pero con otras herramientas: lo encuentras en cómo verificar la solvencia de un nuevo cliente B2B antes de aplazar el pago.

¿Cómo verifico que la empresa extranjera existe de verdad?

Busca la sociedad en el registro mercantil de su país. Para los países de la Unión Europea existe una puerta de entrada única: el servicio « Encontrar una empresa » del portal europeo e-Justice, que forma parte de BRIS (el sistema de interconexión de los registros mercantiles, previsto por la Directiva 2012/17/UE). Según el portal, cubre las sociedades de capital y sus sucursales inscritas en los países de la UE, en Islandia, Liechtenstein y Noruega, y recoge los datos en tiempo real de los registros nacionales.

Qué puedes esperar encontrar: denominación, número de registro, sede y, en muchos países, la lista de documentos depositados (estatutos, balances, representantes legales). El portal permite hoy solicitar solo los documentos que los registros nacionales proporcionan gratuitamente; para los de pago te remite a la web del registro nacional, donde ves el precio definitivo. Algunos documentos llegan de inmediato, otros por correo electrónico, en algunos casos hasta en 14 días.

Compara lo que encuentres con lo que te ha indicado el cliente: razón social exacta, forma jurídica, dirección. Una sede distinta de la que figura en la factura o en la firma del correo es una señal que conviene aclarar antes de enviar. Para los países fuera de este ámbito (por ejemplo, Reino Unido y Suiza) hace falta el registro nacional: encontrarás las guías específicas más abajo.

¿Cómo verifico el número de IVA intracomunitario en VIES?

Introduce el país y el número en el servicio VIES de la Comisión Europea. La herramienta, explica la Comisión, es un motor de búsqueda (no una base de datos): en el momento de la búsqueda consulta los archivos nacionales de IVA.

• Número válido: consta registrado para las operaciones intracomunitarias.
• Número no válido: puede no existir, puede no estar activado para las operaciones intracomunitarias o puede que el registro aún no esté completado. No concluyas de inmediato que el cliente no es fiable: pídele que lo compruebe con su administración tributaria.
• Nombre y dirección: por razones de protección de datos, las administraciones nacionales no devuelven el nombre ni la dirección asociados a un número de IVA; solo pueden confirmar si un nombre y una dirección que indiques coinciden.
• Retrasos: los cambios no siempre se reflejan ya en los archivos nacionales y, por tanto, en VIES.

La misma página de la Comisión aconseja conservar constancia de cada validación, por si hay una inspección fiscal: guarda la captura de pantalla o el justificante junto con el expediente del pedido. Para verificar los números de IVA italianos usa el servicio « Verifica partita IVA » de la Agenzia delle Entrate (Agencia Tributaria italiana); para encontrar el número de IVA a partir del nombre, consulta cómo encontrar el número de IVA de una empresa a partir del nombre.

¿Cómo compruebo las listas de sanciones de la Unión Europea?

Busca la denominación y los titulares en los dos recursos oficiales que la Comisión Europea indica en su página sobre sanciones.

• EU Sanctions Map (sanctionsmap.eu): reúne los regímenes de sanciones de la UE y sus actos jurídicos.
• Financial Sanctions Database, es decir, la lista consolidada de personas, grupos y entidades sujetos a sanciones financieras de la UE: la gestiona la DG FISMA de la Comisión y refleja los textos adoptados y publicados en el Diario Oficial de la UE.

El texto con valor vinculante es el publicado en el Diario Oficial: las bases de datos son instrumentos de consulta. Comprueba el nombre exacto y las variantes de transliteración, y repite la búsqueda con los titulares y los administradores si los conoces. Si el cliente es una empresa con sede en un país tercero, la búsqueda en las listas de la UE es solo una parte del control: la verificación de empresa extranjera de Veryfy busca la denominación también en listas de sanciones internacionales, personas políticamente expuestas y medios negativos.

¿Qué señales de fraude controlo en un nuevo cliente extranjero?

Aquí no hay una base de datos: hacen falta comparaciones. Cuatro comprobaciones rápidas:

• Dominio del correo: ¿coincide con la web de la empresa indicada en el registro (cuando existe)? Un correo desde un dominio gratuito o recién registrado para un pedido importante merece una llamada al número oficial.
• IBAN: ¿el país del IBAN es el de la sede? Una cuenta en un país distinto al de la empresa no es necesariamente una estafa, pero debe explicarse por escrito.
• Cambios de datos bancarios con el pedido en curso: una petición de cambiar el IBAN o la dirección de entrega se confirma siempre por un canal ya conocido. Consulta la estafa del falso proveedor y del cambio de IBAN.
• Presión en los plazos: « envía ya, pagamos después » de un cliente que nunca has tratado es el caso en el que hay que hacer los controles, no saltárselos.

¿Cómo cobro de un cliente extranjero?

Elige el instrumento según el riesgo que acabas de medir. La Agenzia ICE, en su curso sobre la gestión de riesgos en el comercio internacional, señala que no existe ninguna operación de importación-exportación sin riesgo y que el impago se percibe a menudo como el principal riesgo; indica como cobertura de uso general la cláusula de pago anticipado e invita a valorar el seguro de crédito.

• Pago anticipado: eliminas el riesgo de crédito, pero puede costarte la negociación con clientes que no te conocen.
• Carta de crédito (crédito documentario): según el glosario de SACE, la emite el banco, no el comprador, y reduce el riesgo de insolvencia porque el banco garantiza la operación y sigue sus fases.
• Seguro de crédito: según SACE, protege frente al impago debido a quiebra, insolvencia o morosidad prolongada. Funciona con una evaluación previa del cliente, límites de crédito por cada comprador, seguimiento e indemnización tras el vencimiento. La aseguradora puede rechazar la cobertura para clientes considerados demasiado arriesgados, y puede quedar prevista una parte del crédito no cubierta. El coste varía según la facturación, el sector y el país.

Para comparar la póliza con los controles por uso, consulta seguro de crédito comercial o verificación por uso.

¿Qué plazos de pago puedo acordar y qué intereses de demora se aplican?

La Directiva europea 2011/7/UE sobre los retrasos de pago, según la página de la Comisión, prevé para las operaciones entre empresas el pago de las facturas en 60 días, salvo acuerdo expreso distinto y siempre que no sea gravemente injusto. El acreedor tiene derecho a intereses de demora, de al menos un 8% por encima del tipo de referencia del BCE, y a un mínimo de 40 euros como compensación por los costes de recobro. Los Estados pueden mantener o adoptar normas más favorables al acreedor. La Comisión también ha iniciado una revisión de la directiva: verifica el estado actualizado antes de redactar tus condiciones.

En Italia la directiva se transpone mediante el D.Lgs. 231/2002 (modificado por el D.Lgs. 192/2012). Según el resumen de un sitio de actualización fiscal, entre empresas el plazo es de 30 días desde la recepción de la factura, ampliable a 60 con acuerdo escrito, y el importe fijo por gastos de recobro es de 40 euros. Con un cliente extranjero el contrato puede regirse por otra ley: indica en las condiciones de venta los plazos, el tipo de demora y la ley aplicable, y haz que tu asesor revise la cláusula. Si el cliente pide aplazamientos largos, lee el cliente pide pago a 90 días: cómo protegerse.

Tabla: riesgo, control, instrumento

Guías por país: dónde buscar y cómo leer el registro

Cada registro tiene un nombre, un idioma y datos distintos. Estas guías te indican dónde buscar y cómo leer el resultado:

• Alemania: Handelsregister
• España: Registro Mercantil
• Polonia: KRS
• Francia: Kbis
• Reino Unido: Companies House
• Suiza: registro de comercio

Para elegir qué mercados y qué clientes extranjeros vigilar, parte de los datos: exportación italiana, los datos del ISTAT sobre los países clientes.

Para los asesores fiscales. Si un cliente te pregunta si puede fiarse de un comprador extranjero, la verificación de empresa extranjera a 14,90€ te ofrece en un solo documento los datos del registro y la búsqueda en sanciones, PEP y medios negativos, para adjuntar al expediente del cliente. Funciona sin suscripción y sin registro: pagas cada control individual.

Fuentes

• Your Europe, Check a VAT number (VIES) (consultado el 11/11/2026)
• Portal europeo e-Justice, Business registers: search for a company in the EU (BRIS) (consultado el 11/11/2026)
• Comisión Europea, Overview of sanctions and related resources (consultado el 11/11/2026)
• Comisión Europea, Late Payment Directive (consultado el 11/11/2026)
• SACE, Assicurazione del credito: cos'è (consultado el 11/11/2026)
• SACE, Glosario para las empresas que exportan (consultado el 11/11/2026)
• Agenzia ICE, Train2Markets, La gestione dei rischi nel commercio internazionale (consultado el 11/11/2026)
• EC News, Gli interessi moratori (consultado el 11/11/2026; fuente secundaria para el D.Lgs. 231/2002: verifica el texto vigente)

Veryfy no está afiliada a las instituciones y entidades citadas.