Wie du einen ausländischen Kunden vor dem Export prüfst: die Checkliste

Kurz gesagt: Bevor du an einen neuen ausländischen Kunden lieferst, führe fünf Prüfungen in dieser Reihenfolge durch: Das Unternehmen existiert im Register seines Landes, die USt-IdNr. ist auf VIES gültig, der Name steht nicht auf den Sanktionslisten, Kontaktdaten und IBAN passen zum Sitz, und du hast eine Zahlungsart gewählt, die zum Risiko passt (Vorauszahlung, Akkreditiv oder Forderungsversicherung). Bei Veryfy kostet die Prüfung ausländischer Unternehmen 14,90€ und vereint die Registerdaten des Landes und die Suche auf Sanktionslisten.

Was prüfst du, bevor du an einen neuen ausländischen Kunden lieferst?

Fünf Dinge, vom einfachsten bis zum aufwendigsten. Die ersten drei lassen sich in wenigen Minuten anhand offizieller Quellen erledigen und fast immer kostenlos; die letzten beiden entscheiden, wie groß das Risiko wirklich ist.

1. Existenz: Das Unternehmen ist im Register des Landes eingetragen, mit der Firma und dem Sitz, die dir der Kunde angegeben hat.
2. USt-IdNr.: Die Nummer ist für innergemeinschaftliche Umsätze gültig (VIES).
3. Sanktionen: Weder das Unternehmen noch seine wirtschaftlichen Eigentümer stehen auf den Sanktionslisten der Europäischen Union.
4. Stimmigkeit der Daten: E-Mail-Domain, Website, Telefon und IBAN gehören zum selben Unternehmen.
5. Zahlung: Die Zahlungsart steht im Verhältnis zum Risiko und zu den Fristen, die du gewährst.

Für einen italienischen Kunden ist der Weg ähnlich, aber mit anderen Instrumenten: Du findest ihn unter wie du die Bonität eines neuen B2B-Kunden prüfst, bevor du Zahlungsziel gewährst.

Wie prüfst du, dass das ausländische Unternehmen tatsächlich existiert?

Suche das Unternehmen im Register des Landes. Für die Länder der Europäischen Union gibt es einen einheitlichen Zugang: den Dienst „Trova un'impresa“ des europäischen Portals e-Justice, der zu BRIS gehört (das System zur Vernetzung der Unternehmensregister, vorgesehen durch die Richtlinie 2012/17/EU). Laut Portal deckt er Kapitalgesellschaften und ihre in den EU-Ländern, Island, Liechtenstein und Norwegen eingetragenen Zweigniederlassungen ab und sammelt die Daten in Echtzeit aus den nationalen Registern.

Was du finden solltest: Firma, Registernummer, Sitz und für viele Länder die Liste der hinterlegten Dokumente (Satzung, Bilanzen, gesetzliche Vertreter). Das Portal erlaubt heute nur die Anforderung von Dokumenten, die die nationalen Register kostenlos bereitstellen; für kostenpflichtige verweist es auf die Website des nationalen Registers, wo du den endgültigen Preis siehst. Manche Dokumente kommen sofort, andere per E-Mail, in manchen Fällen bis zu 14 Tage später.

Vergleiche, was du findest, mit dem, was dir der Kunde geschrieben hat: genaue Firma, Rechtsform, Adresse. Ein Sitz, der von der Rechnung oder der E-Mail-Signatur abweicht, ist ein Signal, das du vor der Lieferung klären solltest. Für Länder außerhalb dieses Rahmens (zum Beispiel das Vereinigte Königreich und die Schweiz) brauchst du das nationale Register: Die passenden Leitfäden findest du unten.

Wie prüfst du die innergemeinschaftliche USt-IdNr. über VIES?

Gib Land und Nummer im Dienst VIES der Europäischen Kommission ein. Das Werkzeug ist laut Kommission eine Suchmaschine (keine Datenbank): Es fragt bei der Abfrage die nationalen Umsatzsteuerdateien ab.

• Gültige Nummer: Sie ist für innergemeinschaftliche Umsätze registriert.
• Ungültige Nummer: Sie kann nicht existieren, nicht für innergemeinschaftliche Umsätze aktiviert sein oder die Registrierung ist noch nicht abgeschlossen. Schließe nicht sofort, dass der Kunde unzuverlässig ist: Bitte ihn, es bei seiner Steuerverwaltung prüfen zu lassen.
• Name und Adresse: Aus Datenschutzgründen geben die nationalen Verwaltungen keinen Namen und keine Adresse zu einer USt-IdNr. heraus; sie können nur bestätigen, ob ein Name und eine Adresse, die du angibst, übereinstimmen.
• Verzögerungen: Änderungen sind nicht immer schon in den nationalen Dateien und damit in VIES erfasst.

Dieselbe Seite der Kommission empfiehlt, jede Bestätigung nachzuweisen, falls eine Steuerprüfung stattfindet: Speichere den Bildschirm oder die Bestätigung zusammen mit der Auftragsakte. Um italienische USt-IdNr. zu prüfen, nutze den Dienst „Verifica partita IVA“ der Agenzia delle Entrate; um die USt-IdNr. anhand des Namens zu finden, siehe wie du die USt-IdNr. eines Unternehmens anhand des Namens findest.

Wie prüfst du die EU-Sanktionslisten?

Suche Firma und wirtschaftliche Eigentümer in den zwei offiziellen Ressourcen, die die Kommission auf ihrer Seite zu Sanktionen nennt.

• EU Sanctions Map (sanctionsmap.eu): fasst die Sanktionsregime der EU und die zugehörigen Rechtsakte zusammen.
• Financial Sanctions Database, also die konsolidierte Liste der Personen, Gruppen und Einrichtungen, die EU-Finanzsanktionen unterliegen: Sie wird von der DG FISMA der Kommission geführt und spiegelt die im Amtsblatt der EU veröffentlichten Texte wider.

Verbindlich ist der Text im Amtsblatt: Die Datenbanken sind Recherchewerkzeuge. Prüfe den genauen Namen und die Transkriptionsvarianten und wiederhole die Suche für die Eigentümer und Geschäftsführer, wenn du sie kennst. Ist der Kunde ein Unternehmen mit Sitz in einem Drittland, ist die Suche auf den EU-Listen nur ein Teil der Prüfung: Die Prüfung ausländischer Unternehmen bei Veryfy sucht den Namen zusätzlich auf internationalen Sanktionslisten, bei politisch exponierten Personen und in negativen Medienberichten.

Auf welche Betrugssignale achtest du bei einem neuen ausländischen Kunden?

Hier gibt es keine Datenbank, sondern es braucht Vergleiche. Vier schnelle Prüfungen:

• E-Mail-Domain: Stimmt sie mit der im Register angegebenen Website des Unternehmens überein (falls vorhanden)? Eine E-Mail von einer Gratis-Domain oder einer erst kürzlich registrierten Domain für eine wichtige Bestellung verdient einen Anruf unter der offiziellen Nummer.
• IBAN: Liegt das Land der IBAN am Sitz des Unternehmens? Ein Konto in einem anderen Land als dem des Unternehmens ist nicht zwingend Betrug, muss aber schriftlich erklärt werden.
• Änderungen der Kontodaten während einer Bestellung: Eine Bitte, IBAN oder Lieferadresse zu ändern, bestätigst du immer über einen bereits bekannten Kanal. Siehe den Betrug mit dem falschen Lieferanten und dem IBAN-Wechsel.
• Zeitdruck: „Liefert sofort, wir zahlen später“ von einem Kunden, den du nie kennengelernt hast, ist genau der Fall, in dem du die Prüfungen durchführst und nicht überspringst.

Wie lässt du dir von einem ausländischen Kunden bezahlen?

Wähle das Instrument anhand des Risikos, das du gerade gemessen hast. Die italienische Außenhandelsagentur ICE schreibt in ihrem Kurs zum Risikomanagement im internationalen Handel, dass es kein Import-Export-Geschäft ohne Risiko gibt und dass der Zahlungsausfall oft als Hauptrisiko empfunden wird; als üblicherweise verwendete Absicherung nennt sie die Klausel der Vorauszahlung und empfiehlt, die Forderungsversicherung zu prüfen.

• Vorauszahlung: Du beseitigst das Kreditrisiko, kannst aber den Abschluss mit Kunden verlieren, die dich nicht kennen.
• Akkreditiv (documentary credit): Laut SACE-Glossar wird es von der Bank ausgestellt, nicht vom Käufer, und verringert das Insolvenzrisiko, weil die Bank die Transaktion garantiert und ihre Schritte begleitet.
• Forderungsversicherung: Laut SACE schützt sie vor Zahlungsausfall durch Insolvenz, Zahlungsunfähigkeit oder langanhaltenden Zahlungsverzug. Sie arbeitet mit einer vorherigen Bewertung des Kunden, Kreditlimits je Käufer, Überwachung und Entschädigung nach Fälligkeit. Der Versicherer kann die Deckung für Kunden ablehnen, die er als zu riskant einstuft, und ein Teil der Forderung kann ungedeckt bleiben. Die Kosten richten sich nach Umsatz, Branche und Land.

Zum Vergleich zwischen Police und Einzelprüfungen siehe Forderungsversicherung oder Einzelprüfung nach Bedarf.

Welche Zahlungsfristen kannst du vereinbaren und welche Verzugszinsen gelten?

Die europäische Richtlinie 2011/7/EU über Zahlungsverzug sieht laut Seite der Kommission für Geschäfte zwischen Unternehmen die Zahlung der Rechnungen innerhalb von 60 Tagen vor, sofern nichts anderes ausdrücklich vereinbart ist und dies nicht grob unbillig ist. Der Gläubiger hat Anspruch auf Verzugszinsen von mindestens 8% über dem Referenzzinssatz der EZB und auf mindestens 40 Euro als Pauschale für Beitreibungskosten. Die Staaten können Regelungen beibehalten oder einführen, die für den Gläubiger günstiger sind. Die Kommission hat außerdem eine Überarbeitung der Richtlinie eingeleitet: Prüfe den aktuellen Stand, bevor du deine Bedingungen formulierst.

In Italien ist die Richtlinie durch das D.Lgs. 231/2002 (geändert durch das D.Lgs. 192/2012) umgesetzt. Laut der Zusammenfassung einer Website für Steueraktualisierungen beträgt die Frist zwischen Unternehmen 30 Tage ab Erhalt der Rechnung, verlängerbar auf 60 Tage bei schriftlicher Vereinbarung, und der Pauschalbetrag für Beitreibungskosten beträgt 40 Euro. Bei einem ausländischen Kunden kann der Vertrag einem anderen Recht unterliegen: Schreibe Fristen, Verzugszinssatz und anwendbares Recht in die Verkaufsbedingungen und lass die Klausel von deinem Berater prüfen. Wenn der Kunde lange Stundungen verlangt, lies Kunde verlangt Zahlung in 90 Tagen: wie du dich absicherst.

Tabelle: Risiko, Prüfung, Instrument

Leitfäden nach Land: wo du suchst und wie du das Register liest

Jedes Register hat einen anderen Namen, eine andere Sprache und andere Daten. Diese Leitfäden sagen dir, wo du suchen musst und wie du das Ergebnis liest:

• Deutschland: Handelsregister
• Spanien: Registro Mercantil
• Polen: KRS
• Frankreich: Kbis
• Vereinigtes Königreich: Companies House
• Schweiz: Handelsregister

Um zu entscheiden, welche Märkte und welche ausländischen Kunden du ansiehst, geh von den Daten aus: italienischer Export, die ISTAT-Daten zu den Kundenländern.

Für Steuerberater. Wenn dein Mandant dich fragt, ob er einem ausländischen Käufer vertrauen kann, liefert dir die Prüfung ausländischer Unternehmen für 14,90€ die Registerdaten und die Suche nach Sanktionen, PEP und negativen Medien in einem Dokument, das du der Mandantenakte beifügen kannst. Sie funktioniert ohne Abonnement und ohne Registrierung: Du zahlst die einzelne Prüfung.

Quellen

• Your Europe, Check a VAT number (VIES) (abgerufen am 11/11/2026)
• Europäisches Portal e-Justice, Business registers: search for a company in the EU (BRIS) (abgerufen am 11/11/2026)
• Europäische Kommission, Overview of sanctions and related resources (abgerufen am 11/11/2026)
• Europäische Kommission, Late Payment Directive (abgerufen am 11/11/2026)
• SACE, Assicurazione del credito: cos'è (abgerufen am 11/11/2026)
• SACE, Glossar für Unternehmen, die exportieren (abgerufen am 11/11/2026)
• Agenzia ICE, Train2Markets, La gestione dei rischi nel commercio internazionale (abgerufen am 11/11/2026)
• EC News, Gli interessi moratori (abgerufen am 11/11/2026; Sekundärquelle für das D.Lgs. 231/2002: prüfe den geltenden Wortlaut)

Veryfy ist mit den genannten Institutionen und Stellen nicht verbunden.