Bonitätsprüfung eines neuen B2B-Kunden: So prüfen Sie ihn, bevor Sie Zahlungsziele von 30, 60 oder 90 Tagen gewähren

Kurz gesagt: Bevor Sie einem neuen B2B-Kunden ein Zahlungsziel von 30, 60 oder 90 Tagen gewähren, prüfen Sie in öffentlichen Quellen fünf Dinge: wer er ist (Alter und Tätigkeit), den hinterlegten Jahresabschluss, Protesteintragungen und Insolvenzverfahren, wer das Unternehmen tatsächlich kontrolliert (wirtschaftlich Berechtigter) sowie Rating und geschätztes operatives Kreditlimit. Stimmen Sie das Zahlungsziel dann über einen einfachen Vergleich ab: Der offene Betrag, der bei diesem Zahlungsziel entsteht, muss innerhalb des geschätzten Kreditlimits liegen, nicht darüber.

Bonität unter Unternehmen: Was Sie tatsächlich bewerten

Wenn ein neuer Kunde um ein Zahlungsziel von 30, 60 oder 90 Tagen bittet, bittet er um einen Kredit: Während der gesamten Laufzeit des Zahlungsziels gehören ihm Ware oder Dienstleistung bereits, das Geld gehört noch Ihnen. Die Bonität zu bewerten bedeutet nicht, ein Urteil über das Unternehmen zu fällen, sondern zwei praktische Fragen zu beantworten: Ergeben die verfügbaren öffentlichen Daten Warnsignale? Und wie viel offener Kredit ist Ihnen gegenüber diesem Kunden zu einem bestimmten Zeitpunkt vertretbar? Bei einem neuen Kunden fehlt das stärkste Datum überhaupt, nämlich wie er Sie in der Vergangenheit bezahlt hat. Daher stützt sich die Prüfung vollständig auf externe Quellen.

Die Checkliste: Was Sie vor dem Zahlungsziel prüfen sollten

• 1. Wer er ist und seit wann es ihn gibt: Firmenname, Partita IVA (italienische Umsatzsteuer-Identifikationsnummer), Gründungsdatum und angegebene Tätigkeit. Ein Unternehmen, das erst seit wenigen Monaten besteht, hat noch keine hinterlegten Jahresabschlüsse. Das ist an sich kein negatives Signal, nimmt Ihnen aber die solideste Grundlage für die Entscheidung (siehe welches Kreditlimit man einem Kunden ohne Kredithistorie gewährt).
• 2. Der hinterlegte Jahresabschluss mit seinem Datum: Eigenkapital, Stammkapital und, wenn verfügbar, die durchschnittlichen Zahlungsfristen gegenüber seinen Lieferanten. Wenn aus dem Abschluss hervorgeht, dass er Lieferanten nach mehr als 60 Tagen bezahlt, ist das ein konkreter Hinweis darauf, wie lange er möglicherweise auch Sie warten lässt, unabhängig von der Zahlungsfrist auf der Rechnung. Achten Sie immer auf das Datum: Ein Abschluss, der mehr als 18 Monate alt ist, ist nur eine veraltete Momentaufnahme.
• 3. Protesteintragungen, Insolvenzverfahren und sonstige nachteilige Eintragungen: in öffentlichen Quellen erfasste Ereignisse, jeweils mit Datum und Quelle. Ein einzelner Protest von vor Jahren wiegt anders als mehrere aktuelle Ereignisse. Ein laufendes Insolvenzverfahren ist das wichtigste Signal, das Sie vor einer Lieferung kennen sollten.
• 4. Wirtschaftlich Berechtigte und Geschäftsführung: Wer das Unternehmen tatsächlich kontrolliert, nicht nur wer die Bestellung unterschreibt. Eine kürzlich gewechselte Geschäftsführung ist an sich kein Problem, ist aber ein Datum, das zusammen mit den anderen gelesen werden muss.
• 5. Rating und geschätztes operatives Kreditlimit: Das Rating ist eine zusammenfassende Bewertung der Wahrscheinlichkeit von Zahlungsstörungen. Das geschätzte operative Kreditlimit ist ein Betrag in Euro, den die Kennzahlen des Unternehmens als vertretbar ausweisen. Dies ist die Zahl, mit der Sie das Zahlungsziel abstimmen.

Keines dieser Daten entscheidet für sich allein, ob Sie das Zahlungsziel gewähren sollten: Erst die Kombination ergibt das Bild.

Wie Sie das Zahlungsziel bemessen: 30, 60 oder 90 Tage wiegen nicht gleich schwer

Die Länge des Zahlungsziels bestimmt, wie viel Kredit gleichzeitig offen bleibt. Bei laufenden Lieferungen beträgt der offene Kredit zu jedem Zeitpunkt etwa den monatlich abgerechneten Betrag multipliziert mit den Zahlungsmonaten: Bei Lieferungen von 10.000€ pro Monat (Beispielbetrag) haben Sie bei 30 Tagen etwa 10.000€ offen, bei 90 Tagen etwa 30.000€. Das sind drei Monate Ware, die geliefert ist, bevor der erste Zahlungseingang kommt.

Der nützliche Vergleich ist der zwischen dieser Zahl und dem geschätzten operativen Kreditlimit des Kunden:

• Offener Kredit deutlich unter dem geschätzten Kreditlimit: Das gewünschte Zahlungsziel ist tragbar. Es lohnt sich dennoch, im Zeitverlauf zu prüfen, ob die Zahlungen zu den vereinbarten Terminen eingehen.
• Offener Kredit nahe am geschätzten Kreditlimit: Standardinstrumente wie eine Anzahlung auf die erste Bestellung, Teillieferungen oder ein kürzeres Zahlungsziel für die ersten Monate.
• Offener Kredit über dem geschätzten Kreditlimit: eine Sicherheit (Bürgschaft, persönliche Garantie), Vorauszahlung, eine Warenkreditversicherung oder ein kürzeres Zahlungsziel, das den offenen Kredit wieder innerhalb des Limits hält.

Die Entscheidung bleibt Ihnen überlassen: Der Vergleich zweier Zahlen zeigt, wie viel Spielraum Sie haben, nicht was Sie tun sollen. Um Ihr internes Kreditlimit aus mehreren Kriterien zu bilden (Vermögen des Kunden, geschätztes Limit, Ihr tragbares Risiko), siehe die praktischen Formeln zur Berechnung des Handelskreditlimits.

Was das Gesetz zu Zahlungsfristen unter Unternehmen sagt

Das D.Lgs. 231/2002 legt in Art. 4 als allgemeine Regel eine Zahlungsfrist von 30 Tagen fest. Bei Geschäften zwischen Unternehmen können die Parteien eine längere Frist vereinbaren. Übersteigt sie 60 Tage, muss sie ausdrücklich vereinbart werden, darf für den Gläubiger nicht grob unbillig sein, und die Klausel muss schriftlich nachweisbar sein. Praktisch heißt das: 60 oder 90 Tage können vereinbart werden, müssen aber schriftlich festgehalten sein. Was eine Frist „grob unbillig“ macht und was bei Verzug geschieht, erklärt der Ratgeber wie Sie sich schützen, wenn der Kunde 90 Tage verlangt.

Nach der ersten Lieferung: Die Prüfung endet nicht mit der Unterschrift

Die erste Prüfung ist eine Momentaufnahme zu einem Stichtag. Ein neuer Abschluss, ein Protest oder ein Wechsel in der Geschäftsführung können das Bild Monate später verändern. Welche Signale Sie beobachten sollten und warum sie oft dem ersten ausbleibenden Zahlungseingang vorausgehen, erklärt der Ratgeber zu den Insolvenzwarnsignalen eines Kunden. Für das vollständige Bild der Kreditlimitverwaltung, von der Gewährung bis zum Widerruf, siehe den allgemeinen Ratgeber zum B2B-Handelskredit.

Die Grenze dieser Prüfung

Rating und operatives Kreditlimit sind Schätzungen, berechnet mit Risikomanagement-Algorithmen auf Basis öffentlicher Daten. Sie sind keine Garantie, dass der Kunde zahlen wird. Sie verringern die Unsicherheit einer Entscheidung, die sonst nur auf der Geschäftsbeziehung beruhen würde; sie beseitigen sie nicht.