Handelsregisterauszug einer spanischen Gesellschaft: wie du ein Unternehmen mit dem Registro Mercantil prüfst

Kurz gesagt: Das spanische Gegenstück zum Handelsregisterauszug ist das Registro Mercantil, ein öffentliches Register, das online über das Colegio de Registradores (registradores.org) eingesehen wird. Das Grunddokument ist die nota simple, ein informativer Auszug; für Beweiskraft brauchst du die certificación. Die amtlichen Bekanntmachungen stehen im BORME, die Insolvenzverfahren im Registro Público Concursal, das kostenlos ist. Für Sanktionen, PEP und negative Medienberichte gibt es die Prüfung ausländischer Unternehmen bei Veryfy für 14,90€.

Was ist das Registro Mercantil und was enthält es?

Laut dem europäischen Portal e-Justice ist das Registro Mercantil öffentlich und schafft Rechtssicherheit über die eingetragenen Rechtsträger: Gründungsakte, Kapitaländerungen, Wechsel der Geschäftsführer, Insolvenzverfahren und hinterlegte Bilanzen. Die Angaben werden vom Registerführer vor der Eintragung geprüft. Das Registro Mercantil Central führt die Firmenbezeichnungen und veröffentlicht das BORME.

Der entscheidende Unterschied: Die nota simple ist ein knapper, rein informativer Auszug; sie bestätigt den Inhalt der Eintragung nicht. Nur die certificación, vom Registerführer mit qualifizierter elektronischer Signatur ausgestellt, hat die Wirkung einer öffentlichen Urkunde. Um zu entscheiden, ob du einem spanischen Kunden Kredit gewährst, reicht in der Regel die nota simple; für eine Urkunde oder einen Rechtsstreit brauchst du die Bescheinigung.

Was kostet der spanische Auszug?

Anders als in Deutschland und Polen ist das spanische Registro Mercantil kostenpflichtig. e-Justice gibt an, dass der Zugang nicht kostenlos ist und sich die Gebühren nach den Tarifen der Registerführer richten; online zahlt man mit Karte, wenn man kein Abonnement oder kein anerkanntes Zertifikat hat. Einen Betrag nennen wir nicht, weil wir keinen amtlichen, heute aktuellen Tarif gefunden haben: Prüfe den auf der Website angezeigten Preis, bevor du zahlst, und sei misstrauisch gegenüber Vermittlern, die ihn aufblähen. e-Justice weist außerdem darauf hin, dass einige Informationen, darunter die hinterlegten Bilanzen, auf Anfrage online 24 Stunden am Tag (24/24) verfügbar sind.

Wie prüfe ich eine spanische Gesellschaft Schritt für Schritt?

1. Verlange vom Geschäftspartner die vollständige Firma (mit der Rechtsform, S.L. oder S.A.), den Sitz und die NIF. Die NIF ist deine sicherste Kennung: Namen ähneln sich.
2. Prüfe den ersten Buchstaben der NIF (siehe unten): Er muss zur angegebenen Rechtsform passen.
3. Prüfe die innergemeinschaftliche USt-IdNr. (ES + NIF) im VIES-Dienst der Europäischen Kommission.
4. Suche auf registradores.org im Bereich Handelspublizität nach der Gesellschaft und fordere die nota simple an.
5. Suche die Firma im BORME, um die veröffentlichten Vorgänge zu sehen.
6. Suche die Gesellschaft im Registro Público Concursal, bevor du Ware auf Kredit lieferst.
7. Für Sanktionen, PEP und negative Medienberichte nutze die Prüfung ausländischer Unternehmen.

Was sagt der Buchstabe der NIF?

Die NIF einer juristischen Person hat neun Zeichen: einen Buchstaben, sieben Ziffern und eine Prüfziffer. Laut der Orden EHA/451/2008 (BOE) zeigt der Buchstabe die Rechtsform an:

• A: Aktiengesellschaft (S.A.)
• B: Gesellschaft mit beschränkter Haftung (S.L.)
• C: offene Handelsgesellschaft; D: Kommanditgesellschaft
• F: Genossenschaften; G: Vereine
• N: ausländische Einrichtungen; W: Betriebsstätte in Spanien einer gebietsfremden Einrichtung

Die NIF bleibt über die Zeit gleich, außer bei einem Wechsel der Rechtsform oder der Staatsangehörigkeit. Eine Gesellschaft, die sich als S.L. vorstellt, aber eine NIF mit A hat, oder ein „spanischer Lieferant“ mit N, verdient eine Nachfrage.

Was ist das BORME und wie nutzt man es?

Das BORME ist das Boletín Oficial del Registro Mercantil, herausgegeben vom Registro Mercantil Central. Auf der Website des BOE ruft man es über einen Kalender nach Datum ab: Der Kalender beginnt am 2. Januar 2001, die Abschnitte Primera und Segunda sind seit 2009 elektronisch verfügbar, und die elektronische Ausgabe ist seit dem 1. Januar 2009 amtlich und authentisch. Der Abschnitt Primera, „Empresarios“, umfasst die „eingetragenen Vorgänge“ und „andere im Handelsregister veröffentlichte Vorgänge“; die Segunda ist alphabetisch nach Firmen geordnet.

Laut e-Justice werden eingetragene Vorgänge gegenüber gutgläubigen Dritten in der Regel erst nach der Veröffentlichung im BORME wirksam (Art. 9 der Registerverordnung). Es lohnt sich also, es zusätzlich zur nota simple zu lesen. Die Zugangsbedingungen oder die Kostenfreiheit des BORME haben wir auf keiner amtlichen Seite überprüft: Kontrolliere sie auf der Website.

Wie prüfe ich, ob eine spanische Gesellschaft im concurso de acreedores ist?

Das Registro Público Concursal (publicidadconcursal.es) ist das Instrument zur Veröffentlichung spanischer Insolvenzverfahren. Es untersteht dem Justizministerium, das die Verwaltung dem Colegio de Registradores überträgt. Laut e-Justice ist der Zugang kostenlos. Die öffentliche Abfrage gliedert sich in drei Teile: Insolvenzbekanntmachungen (edictos concursales), Registerpublizität der Entscheidungen und außergerichtliche Vereinbarungen. Die Suche ist nach Art und Kennung (NIF), Firma, Provinz des Gerichts, Verfahrensnummer oder Veröffentlichungsdatum möglich, mit einem Captcha.

Das Register richtet sich nach dem Real Decreto 892/2013. Die Seite warnt, dass einige personenbezogene Daten gemäß Art. 6 derselben Verordnung entfernt worden sein können: Das Fehlen eines Namens beweist allein also nicht, dass kein Verfahren läuft. Zum Vergleich mit den italienischen Verfahren siehe wie du erkennst, ob ein Unternehmen insolvent ist.

Auf welche Risikosignale achten?

• NIF mit einem Buchstaben, der nicht zur angegebenen Rechtsform passt;
• Firma auf der Rechnung, die vom Register abweicht;
• keine hinterlegte Bilanz oder eine sehr veraltete;
• Veröffentlichungen im BORME zur Auflösung oder zum Wechsel der Geschäftsführer oder Eintrag im Registro Público Concursal;
• Aufforderung, auf eine neue IBAN zu zahlen (siehe Betrug mit dem falschen Lieferanten und IBAN-Wechsel).

Für den Gesamtüberblick über das Ausland lies wie du einen ausländischen Kunden vor dem Export prüfst. Dieselbe Logik gilt für das Vereinigte Königreich, die Schweiz, Frankreich, Deutschland und Polen.

Was bietet die Prüfung ausländischer Unternehmen zusätzlich?

Die Prüfung ausländischer Unternehmen für Spanien akzeptiert die NIF (zum Beispiel B12345678) oder die innergemeinschaftliche USt-IdNr. (ESB12345678) und liefert Daten aus dem Registro Mercantil, NACE-Branche und Kontaktdaten, falls registriert, verfügbare verkürzte Bilanzen sowie die Suche nach der Firma auf internationalen Sanktionslisten, bei politisch exponierten Personen und in negativen Medienberichten. Der Bericht ist auf Italienisch, und du zahlst einmalig 14,90€.

Für Steuerberater. Wenn dein Mandant nach Spanien exportiert oder bei spanischen Lieferanten kauft, leg dem Vorgang eine Prüfung der Gegenpartei bei, ohne Abonnement und ohne Registrierung: Du zahlst die einzelne Prüfung, etwa die Prüfung ausländischer Unternehmen für 14,90€ vor einer wichtigen Lieferung.

Quellen

• Europäisches Portal e-Justice, Unternehmensregister: Spanien (abgerufen am 11/11/2026)
• Portal e-Justice, Insolvenzregister: Spanien (abgerufen am 11/11/2026)
• BOE, BORME und Anleitung zur Abfrage (abgerufen am 11/11/2026)
• BOE, Orden EHA/451/2008 zur Zusammensetzung der NIF (abgerufen am 11/11/2026)
• Registro Público Concursal (abgerufen am 11/11/2026)
• Colegio de Registradores (abgerufen am 11/11/2026)

Veryfy ist mit den genannten Registern und Institutionen nicht verbunden.