Come verificare un cliente estero prima di esportare: la checklist

In breve: prima di spedire a un nuovo cliente estero fai cinque controlli, in questo ordine: l'azienda esiste nel registro del suo paese, la partita IVA risulta valida su VIES, il nome non compare nelle liste sanzioni, i dati di contatto e l'IBAN sono coerenti con la sede, e hai scelto una forma di pagamento adatta al rischio (anticipato, lettera di credito o assicurazione del credito). Su Veryfy la verifica azienda estera costa 14,90€ e riunisce i dati del registro del paese e la ricerca su liste sanzioni.

Cosa controllare prima di spedire a un nuovo cliente estero?

Cinque cose, dalla più semplice alla più costosa. Le prime tre si fanno in pochi minuti su fonti ufficiali e quasi sempre gratis; le ultime due decidono quanto rischi davvero.

1. Esistenza: la società è iscritta nel registro imprese del suo paese, con la denominazione e la sede che ti ha dato il cliente.
2. Partita IVA: il numero è valido per le operazioni intracomunitarie (VIES).
3. Sanzioni: né l'azienda né i suoi titolari compaiono nelle liste sanzioni dell'Unione europea.
4. Coerenza dei dati: dominio email, sito, telefono e IBAN raccontano la stessa azienda.
5. Pagamento: la forma di pagamento è proporzionata al rischio e ai termini che concedi.

Per un cliente italiano il percorso è simile ma con strumenti diversi: lo trovi in come verificare il merito creditizio di un nuovo cliente B2B prima della dilazione.

Come verifico che l'azienda estera esista davvero?

Cerca la società nel registro imprese del suo paese. Per i paesi dell'Unione europea c'è una porta d'ingresso unica: il servizio "Trova un'impresa" del portale europeo e-Justice, che fa parte di BRIS (il sistema di interconnessione dei registri delle imprese, previsto dalla direttiva 2012/17/UE). Secondo il portale, copre le società di capitali e le loro succursali registrate nei paesi UE, in Islanda, Liechtenstein e Norvegia, e raccoglie i dati in tempo reale dai registri nazionali.

Cosa ti aspetti di trovare: denominazione, numero di registrazione, sede e, per molti paesi, l'elenco dei documenti depositati (statuto, bilanci, rappresentanti legali). Il portale permette oggi di richiedere solo i documenti che i registri nazionali forniscono gratuitamente; per quelli a pagamento ti rimanda al sito del registro nazionale, dove vedi il prezzo definitivo. Alcuni documenti arrivano subito, altri per email, in alcuni casi fino a 14 giorni.

Confronta quello che trovi con quello che ti ha scritto il cliente: ragione sociale esatta, forma giuridica, indirizzo. Una sede diversa da quella in fattura o in firma email è un segnale da chiarire prima di spedire. Per i paesi fuori da questo perimetro (per esempio Regno Unito e Svizzera) serve il registro nazionale: trovi le guide dedicate qui sotto.

Come verifico la partita IVA intracomunitaria su VIES?

Inserisci paese e numero sul servizio VIES della Commissione europea. Lo strumento, spiega la Commissione, è un motore di ricerca (non una banca dati): interroga al momento della ricerca gli archivi IVA nazionali.

• Numero valido: risulta registrato per le operazioni intracomunitarie.
• Numero non valido: può non esistere, può non essere attivato per le operazioni intracomunitarie, o la registrazione può non essere ancora completata. Non concludere subito che il cliente è inaffidabile: chiedi di verificare con la sua amministrazione fiscale.
• Nome e indirizzo: per ragioni di protezione dei dati le amministrazioni nazionali non restituiscono nome e indirizzo collegati a una partita IVA; possono solo confermare se un nome e un indirizzo che indichi tu corrispondono.
• Ritardi: le variazioni non sempre sono già riflesse negli archivi nazionali e quindi in VIES.

La stessa pagina della Commissione consiglia di conservare traccia di ogni convalida, nel caso di un controllo fiscale: salva la schermata o la ricevuta insieme al fascicolo dell'ordine. Per verificare le partite IVA italiane usa il servizio "Verifica partita IVA" dell'Agenzia delle Entrate; per ritrovare la partita IVA a partire dal nome, vedi come trovare la partita IVA di un'azienda dal nome.

Come controllo le liste sanzioni dell'Unione europea?

Cerca denominazione e titolari nelle due risorse ufficiali che la Commissione europea indica nella sua pagina sulle sanzioni.

• EU Sanctions Map (sanctionsmap.eu): riunisce i regimi sanzionatori dell'UE e i relativi atti giuridici.
• Financial Sanctions Database, cioè l'elenco consolidato delle persone, gruppi ed entità soggetti a sanzioni finanziarie UE: lo gestisce la DG FISMA della Commissione e riflette i testi adottati e pubblicati nella Gazzetta ufficiale dell'UE.

Il testo con valore vincolante è quello pubblicato nella Gazzetta ufficiale: le banche dati sono strumenti di consultazione. Controlla il nome esatto e le varianti di traslitterazione, e ripeti la ricerca sui titolari e sugli amministratori se li conosci. Se il cliente è un'azienda con sede in un paese terzo, la ricerca sulle liste UE è solo una parte del controllo: la verifica azienda estera di Veryfy cerca la denominazione anche su liste sanzioni internazionali, persone politicamente esposte e media negativi.

Quali segnali di frode controllo in un nuovo cliente estero?

Qui non c'è una banca dati: servono confronti. Quattro verifiche rapide:

• Dominio email: coincide con il sito dell'azienda indicato nel registro (quando c'è)? Un'email da un dominio gratuito o appena registrato per un ordine importante merita una telefonata al numero ufficiale.
• IBAN: il paese dell'IBAN è quello della sede? Un conto in un paese diverso da quello dell'azienda non è per forza una frode, ma va spiegato per iscritto.
• Cambi di coordinate a ordine in corso: una richiesta di cambiare IBAN o indirizzo di consegna si conferma sempre su un canale già noto. Vedi la truffa del falso fornitore e del cambio IBAN.
• Pressione sui tempi: "spedisci subito, paghiamo dopo" da un cliente mai sentito è il caso in cui fai i controlli, non li salti.

Come mi faccio pagare da un cliente estero?

Scegli lo strumento in base al rischio che hai appena misurato. L'Agenzia ICE, nel suo corso sulla gestione dei rischi nel commercio internazionale, scrive che non esiste un'operazione di import-export a rischio zero e che il mancato pagamento è spesso percepito come il rischio principale; indica come copertura generalmente usata la clausola del pagamento anticipato e invita a valutare l'assicurazione del credito.

• Pagamento anticipato: elimini il rischio di credito, ma può costarti la trattativa con clienti che non ti conoscono.
• Lettera di credito (credito documentario): secondo il glossario SACE è emessa dalla banca, non dall'acquirente, e riduce il rischio di insolvenza perché la banca garantisce la transazione e ne segue le fasi.
• Assicurazione del credito: secondo SACE tutela dal mancato pagamento dovuto a fallimento, insolvenza o morosità prolungata. Funziona con valutazione preventiva del cliente, limiti di credito per ciascun acquirente, monitoraggio e indennizzo dopo la scadenza. L'assicuratore può rifiutare la copertura per clienti ritenuti troppo rischiosi e può essere prevista una parte del credito non coperta. Il costo varia con fatturato, settore e paese.

Per il confronto tra polizza e controlli a consumo vedi assicurazione del credito commerciale o verifica a consumo.

Che termini di pagamento posso concordare e quali interessi di mora si applicano?

La direttiva europea 2011/7/UE sui ritardi di pagamento, secondo la pagina della Commissione, prevede per le transazioni tra imprese il pagamento delle fatture entro 60 giorni, salvo diverso accordo espresso e purché non gravemente iniquo. Il creditore ha diritto agli interessi di mora, almeno l'8% sopra il tasso di riferimento della BCE, e a un minimo di 40 euro come compensazione dei costi di recupero. Gli Stati possono mantenere o adottare norme più favorevoli al creditore. La Commissione ha anche avviato una revisione della direttiva: verifica lo stato aggiornato prima di scrivere le tue condizioni.

In Italia la direttiva è recepita dal D.Lgs. 231/2002 (come modificato dal D.Lgs. 192/2012). Secondo la sintesi di un sito di aggiornamento fiscale, tra imprese il termine è di 30 giorni dalla ricezione della fattura, estensibile a 60 con accordo scritto, e l'importo forfettario per le spese di recupero è di 40 euro. Con un cliente estero il contratto può essere regolato da una legge diversa: scrivi nelle condizioni di vendita termini, tasso di mora e legge applicabile, e fai verificare la clausola al tuo consulente. Se il cliente chiede dilazioni lunghe, leggi cliente chiede pagamento a 90 giorni: come tutelarsi.

Tabella: rischio, controllo, strumento

Guide per paese: dove guardare e come leggere il registro

Ogni registro ha un nome, una lingua e dati diversi. Queste guide ti dicono dove cercare e come leggere il risultato:

• Germania: Handelsregister
• Spagna: Registro Mercantil
• Polonia: KRS
• Francia: Kbis
• Regno Unito: Companies House
• Svizzera: registro di commercio

Per scegliere quali mercati e quali clienti esteri guardare, parti dai dati: export italiano, i dati ISTAT sui paesi clienti.

Per i commercialisti. Se un tuo cliente ti chiede se può fidarsi di un acquirente estero, la verifica azienda estera a 14,90€ ti dà in un documento i dati del registro e la ricerca su sanzioni, PEP e media negativi, da allegare al fascicolo del cliente. Funziona senza abbonamento e senza registrazione: paghi il singolo controllo.

Fonti

• Your Europe, Check a VAT number (VIES) (consultato il 11/11/2026)
• Portale europeo e-Justice, Business registers: search for a company in the EU (BRIS) (consultato il 11/11/2026)
• Commissione europea, Overview of sanctions and related resources (consultato il 11/11/2026)
• Commissione europea, Late Payment Directive (consultato il 11/11/2026)
• SACE, Assicurazione del credito: cos'è (consultato il 11/11/2026)
• SACE, Glossario per le imprese che esportano (consultato il 11/11/2026)
• Agenzia ICE, Train2Markets, La gestione dei rischi nel commercio internazionale (consultato il 11/11/2026)
• EC News, Gli interessi moratori (consultato il 11/11/2026; fonte secondaria per il D.Lgs. 231/2002: verifica il testo vigente)

Veryfy non è affiliata alle istituzioni e agli enti citati.