Visura di una società polacca: come verificare un'azienda con il KRS

In breve: l'equivalente polacco della visura camerale è il KRS (Krajowy Rejestr Sądowy), il registro giudiziario delle società, il cui accesso è gratuito. Le ditte individuali stanno invece nel CEIDG. Prima di pagare una fattura polacca controlla il conto bancario sulla biała lista (lista bianca) dei contribuenti IVA, gratuita e tenuta dall'amministrazione fiscale: è la difesa più pratica contro i cambi di IBAN truffaldini. Per sanzioni, PEP e media negativi c'è la Verifica azienda estera di Veryfy a 14,90€.

KRS o CEIDG: dove cerco la mia controparte polacca?

Dipende dalla forma. Secondo il portale europeo e-Justice, nel KRS sono iscritte società commerciali, fondazioni e associazioni; nel CEIDG (registro centrale dell'attività economica) gli imprenditori individuali, cioè persone fisiche e soci di società civili. Il KRS esiste dal 1° gennaio 2001 e ha tre parti: registro degli imprenditori, registro di associazioni e fondazioni e, fino al 1° dicembre 2021, il registro dei debitori insolventi, sostituito dal Krajowy Rejestr Zadłużonych (KRZ).

Se la controparte è una sp. z o.o. (società a responsabilità limitata) o una S.A. (società per azioni), la trovi nel KRS. Se è una persona con partita IVA e nome proprio, guarda il CEIDG.

Il KRS è gratuito?

Sì. Il portale e-Justice indica che l'accesso al KRS è gratuito, e che i documenti finanziari sono consultabili gratuitamente nel Repozytorium Dokumentów Finansowych. I fascicoli di registrazione depositati dal 1° luglio 2021 sono gratuiti nel repertorio dei fascicoli; quelli precedenti sono disponibili solo in forma cartacea presso il tribunale del registro competente. Dal 1° luglio 2021 la registrazione al KRS si svolge interamente online. Il Ministero della Giustizia indica il Portale dei registri giudiziari (prs.ms.gov.pl) come punto di accesso ai suoi sistemi.

Come verifico un'azienda polacca, passo per passo?

1. Chiedi alla controparte ragione sociale completa, sede, numero KRS (10 cifre), NIP (10 cifre) e REGON (9 o 14 cifre).
2. Cerca nel KRS: e-Justice indica che puoi cercare per numero KRS, NIP, REGON o denominazione. Controlla che denominazione e sede coincidano con fattura e contratto.
3. Leggi chi rappresenta la società e se i documenti finanziari sono depositati.
4. Se la controparte è una ditta individuale, cerca sul CEIDG.
5. Controlla il NIP sulla biała lista (vedi sotto) e il numero IVA intracomunitario (PL + NIP) sul servizio VIES della Commissione europea.
6. Cerca la società nel Krajowy Rejestr Zadłużonych.
7. Per sanzioni, PEP e media negativi usa la Verifica azienda estera.

Cosa vuoi sapere, dove lo trovi, gratis o a pagamento?

Che cos'è la biała lista e perché serve contro le frodi IBAN?

È il wykaz podatników VAT: una banca dati unica, pubblica e gratuita, tenuta in forma elettronica dal capo dell'Amministrazione fiscale nazionale (KAS), secondo una scheda di spiegazione fiscale. Si basa sull'art. 96b della legge polacca sull'IVA. Contiene denominazione, NIP, REGON e KRS, indirizzi, rappresentanti e conti bancari dei contribuenti registrati o riattivati; i conti sono quelli di regolamento. Si consulta sul sito del Ministero delle Finanze e anche tramite CEIDG; consente di verificare lo stato di un soggetto a una data passata, fino a 5 anni indietro.

Perché ti serve: se un fornitore polacco ti comunica un IBAN nuovo, cercalo sulla lista associato al suo NIP. Un conto che non risulta è un campanello d'allarme. La stessa scheda ricorda che, per i contribuenti polacchi, pagare un conto non incluso nella lista può portare alla perdita della deducibilità dei costi e alla responsabilità solidale per l'IVA del fornitore: sono regole fiscali polacche che riguardano i pagamenti tra operatori polacchi, ma il controllo resta un buon filtro anche per chi esporta. Vedi anche truffa del falso fornitore e cambio IBAN.

Come controllo se una società polacca è insolvente?

Si usa il Krajowy Rejestr Zadłużonych (KRZ). Il Ministero della Giustizia lo descrive come pubblico e liberamente accessibile e ne dichiara l'accesso "pienamente gratuito", con alcune informazioni riservate alle parti dei procedimenti; accessibile da krz.ms.gov.pl e prs.ms.gov.pl. Contiene solo informazioni su procedimenti avviati dopo il 1° dicembre 2021: per fatti anteriori serve altra fonte. Il Ministero non indica nella pagina consultata se la ricerca per denominazione o numero KRS sia disponibile: nei campi confermati ci sono PESEL e numero di fascicolo.

Per il parallelo italiano vedi come sapere se un'azienda è fallita.

Chi è il titolare effettivo di una società polacca?

Lo indica il CRBR (Centralny Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych). Dopo le sentenze della Corte di giustizia UE del 22 novembre 2022 (cause riunite C-37/20 e C-601/20), che hanno invalidato l'accesso universale ai dati dei titolari effettivi, in Polonia la legge è rimasta a lungo invariata. Un contributo di KPMG (circa luglio 2025) riferisce che il CRBR era ancora pubblicamente accessibile e che un progetto di modifica del 7 aprile 2025 propone di abrogare l'accesso pubblico, sostituendolo con una richiesta motivata e un interesse legittimo. Non abbiamo potuto verificare oggi se la modifica sia entrata in vigore: prima di contare sul CRBR, apri il registro e verifica le condizioni attuali. Per capire chi comanda davvero una società vedi come verificare chi controlla una società.

Quali segnali di rischio guardare?

• NIP o KRS che non corrispondono alla denominazione sulla fattura;
• conto bancario non presente sulla biała lista o IBAN cambiato di recente;
• documenti finanziari non depositati o datati;
• presenza nel KRZ o procedura aperta;
• richiesta di anticipi senza che la società abbia una storia verificabile.

Per il quadro d'insieme leggi come verificare un cliente estero prima di esportare. Stessa logica per Regno Unito, Svizzera, Francia, Germania e Spagna.

Cosa aggiunge la Verifica azienda estera?

La Verifica azienda estera per la Polonia accetta NIP (10 cifre), numero KRS (10 cifre) o REGON (9 o 14 cifre) e restituisce dati dal KRS, settore NACE e contatti se registrati, bilanci sintetici disponibili (dipendenti, ricavi, patrimonio netto, attivo) e la ricerca della denominazione su liste sanzioni internazionali, persone politicamente esposte e media negativi, in italiano e senza leggere il polacco.

Per i commercialisti. Se un tuo cliente esporta in Polonia o compra da fornitori polacchi, allega alla pratica un controllo sulla controparte, senza abbonamento e senza registrazione: paghi il singolo controllo, per esempio la Verifica azienda estera a 14,90€ prima di una fornitura importante o di un cambio di coordinate bancarie.

Fonti

• Portale europeo e-Justice, Registri delle imprese: Polonia (consultato il 11/11/2026)
• Portale e-Justice, scheda sul KRS e il registro dei debitori (consultato il 11/11/2026)
• Ministero della Giustizia, FAQ sul Krajowy Rejestr Zadłużonych (consultato il 11/11/2026)
• Podatki.biz, Objaśnienia podatkowe: Wykaz podatników VAT (biała lista) (consultato il 11/11/2026)
• KPMG Polska, Ograniczenie jawności rejestrów beneficjentów rzeczywistych w UE (consultato il 11/11/2026)

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