Uittreksel van een Poolse vennootschap: zo controleert u een bedrijf met het KRS

In het kort: het Poolse equivalent van het uittreksel van de Kamer van Koophandel is het KRS (Krajowy Rejestr Sądowy), het gerechtelijk register van vennootschappen, waarvan de toegang gratis is. De eenmanszaken staan daarentegen in de CEIDG. Voordat u een Poolse factuur betaalt, controleert u de bankrekening op de biała lista (witte lijst) van btw-plichtigen, die gratis is en door de belastingdienst wordt bijgehouden: dat is de meest praktische verdediging tegen frauduleuze IBAN-wijzigingen. Voor sancties, PEP's en negatieve media is er de controle buitenlands bedrijf van Veryfy voor € 14,90.

KRS of CEIDG: waar zoek ik mijn Poolse tegenpartij?

Dat hangt af van de vorm. Volgens het Europese e-Justice-portaal staan in het KRS handelsvennootschappen, stichtingen en verenigingen ingeschreven; in de CEIDG (centraal register van economische activiteit) de individuele ondernemers, dat wil zeggen natuurlijke personen en vennoten van burgerlijke maatschappijen. Het KRS bestaat sinds 1 januari 2001 en heeft drie delen: het register van ondernemers, het register van verenigingen en stichtingen en, tot 1 december 2021, het register van insolvente schuldenaars, dat is vervangen door het Krajowy Rejestr Zadłużonych (KRZ).

Als de tegenpartij een sp. z o.o. (besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid) of een S.A. (naamloze vennootschap) is, vindt u die in het KRS. Als het een persoon met btw-nummer en eigen naam is, kijk dan in de CEIDG.

Is het KRS gratis?

Ja. Het e-Justice-portaal vermeldt dat de toegang tot het KRS gratis is, en dat de financiële documenten gratis te raadplegen zijn in het Repozytorium Dokumentów Finansowych. De registratiedossiers die sinds 1 juli 2021 zijn ingediend, zijn gratis in het dossierrepertorium; die van eerder zijn alleen op papier beschikbaar bij de rechtbank van het bevoegde register. Vanaf 1 juli 2021 verloopt de inschrijving in het KRS volledig online. Het Ministerie van Justitie noemt het Portaal van de gerechtelijke registers (prs.ms.gov.pl) als toegangspunt tot zijn systemen.

Hoe controleert u een Pools bedrijf, stap voor stap?

1. Vraag de tegenpartij de volledige handelsnaam, de zetel, het KRS-nummer (10 cijfers), het NIP (10 cijfers) en het REGON (9 of 14 cijfers).
2. Zoek in het KRS: e-Justice vermeldt dat u kunt zoeken op KRS-nummer, NIP, REGON of handelsnaam. Controleer of handelsnaam en zetel overeenkomen met factuur en contract.
3. Lees wie de vennootschap vertegenwoordigt en of de financiële documenten zijn gedeponeerd.
4. Is de tegenpartij een eenmanszaak, zoek dan in de CEIDG.
5. Controleer het NIP op de biała lista (zie hieronder) en het intracommunautaire btw-nummer (PL + NIP) op de VIES-dienst van de Europese Commissie.
6. Zoek de vennootschap in het Krajowy Rejestr Zadłużonych.
7. Voor sancties, PEP's en negatieve media gebruikt u de controle buitenlands bedrijf.

Wat wilt u weten, waar vindt u het, gratis of tegen betaling?

Wat is de biała lista en waarom is ze nuttig tegen IBAN-fraude?

Het is het wykaz podatników VAT: een unieke, openbare en gratis databank, elektronisch bijgehouden door het hoofd van de nationale belastingdienst (KAS), volgens een fiscale toelichting. Ze is gebaseerd op art. 96b van de Poolse btw-wet. Ze bevat de handelsnaam, NIP, REGON en KRS, adressen, vertegenwoordigers en bankrekeningen van de geregistreerde of heractiveerde belastingplichtigen; de rekeningen zijn die voor de betalingen. U raadpleegt ze op de site van het Ministerie van Financiën en ook via de CEIDG; zo kunt u de status van een subject op een datum in het verleden controleren, tot 5 jaar terug.

Waarom u er iets aan heeft: als een Poolse leverancier u een nieuw IBAN meedeelt, zoek het dan op de lijst op basis van zijn NIP. Een rekening die niet voorkomt, is een waarschuwingssignaal. Dezelfde toelichting herinnert eraan dat een Pools belastingplichtige die betaalt op een rekening die niet op de lijst staat, het recht op aftrek van kosten kan verliezen en hoofdelijk aansprakelijk kan worden voor de btw van de leverancier: dit zijn Poolse fiscale regels die betalingen tussen Poolse ondernemers betreffen, maar de controle blijft een goed filter ook voor wie exporteert. Zie ook fraude met de valse leverancier en IBAN-wijziging.

Hoe controleer ik of een Poolse vennootschap insolvent is?

U gebruikt het Krajowy Rejestr Zadłużonych (KRZ). Het Ministerie van Justitie beschrijft het als openbaar en vrij toegankelijk en verklaart de toegang "volledig gratis", met enkele vertrouwelijke gegevens voorbehouden aan de partijen in de procedures; toegankelijk via krz.ms.gov.pl en prs.ms.gov.pl. Het bevat alleen informatie over procedures die na 1 december 2021 zijn gestart: voor eerdere feiten is een andere bron nodig. Het Ministerie vermeldt op de geraadpleegde pagina niet of zoeken op handelsnaam of op KRS-nummer mogelijk is: in de bevestigde velden staan PESEL en het dossiernummer.

Voor het Italiaanse equivalent, zie hoe weet u of een bedrijf failliet is.

Wie is de uiteindelijk gerechtigde van een Poolse vennootschap?

Dat wordt aangegeven in het CRBR (Centralny Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych). Na de arresten van het Hof van Justitie van de EU van 22 november 2022 (gevoegde zaken C-37/20 en C-601/20), die de universele toegang tot gegevens over uiteindelijk gerechtigden ongeldig hebben verklaard, is de wet in Polen lange tijd onveranderd gebleven. Een bijdrage van KPMG (rond juli 2025) meldt dat het CRBR nog openbaar toegankelijk was en dat een wijzigingsontwerp van 7 april 2025 voorstelt de openbare toegang af te schaffen en te vervangen door een gemotiveerd verzoek en een gerechtvaardigd belang. We hebben vandaag niet kunnen controleren of de wijziging van kracht is geworden: open het register en controleer de huidige voorwaarden voordat u op het CRBR rekent. Om te begrijpen wie een vennootschap werkelijk aanstuurt, zie hoe u controleert wie een vennootschap controleert.

Op welke risicosignalen let u?

• NIP of KRS die niet overeenkomen met de handelsnaam op de factuur;
• bankrekening die niet op de biała lista staat of recent gewijzigd IBAN;
• financiële documenten die niet zijn gedeponeerd of gedateerd zijn;
• aanwezigheid in het KRZ of een lopende procedure;
• verzoek om voorschotten terwijl de vennootschap geen controleerbare historiek heeft.

Voor het algemene kader leest u hoe u een buitenlandse klant controleert voordat u exporteert. Dezelfde logica geldt voor het Verenigd Koninkrijk, Zwitserland, Frankrijk, Duitsland en Spanje.

Wat voegt de controle buitenlands bedrijf toe?

De controle buitenlands bedrijf voor Polen accepteert het NIP (10 cijfers), het KRS-nummer (10 cijfers) of het REGON (9 of 14 cijfers) en geeft gegevens uit het KRS, de NACE-sector en contactgegevens indien geregistreerd, beschikbare beknopte jaarrekeningen (werknemers, omzet, eigen vermogen, activa) en de zoekopdracht van de handelsnaam in internationale sanctielijsten, bij politiek prominente personen en in negatieve media, in het Italiaans en zonder dat u Pools hoeft te lezen.

Voor accountants. Als een van uw cliënten naar Polen exporteert of bij Poolse leveranciers koopt, voegt u bij het dossier een controle van de tegenpartij toe, zonder abonnement en zonder registratie: u betaalt per afzonderlijke controle, bijvoorbeeld de controle buitenlands bedrijf van € 14,90 vóór een belangrijke levering of een wijziging van bankgegevens.

Bronnen

• Europees e-Justice-portaal, Handelsregisters: Polen (geraadpleegd op 11/11/2026)
• e-Justice-portaal, fiche over het KRS en het schuldenaarsregister (geraadpleegd op 11/11/2026)
• Ministerie van Justitie, FAQ over het Krajowy Rejestr Zadłużonych (geraadpleegd op 11/11/2026)
• Podatki.biz, Objaśnienia podatkowe: Wykaz podatników VAT (biała lista) (geraadpleegd op 11/11/2026)
• KPMG Polska, Ograniczenie jawności rejestrów beneficjentów rzeczywistych w UE (geraadpleegd op 11/11/2026)

Veryfy is niet gelieerd aan de geciteerde registers en instellingen.