Privacyverklaring

Veryfy di RM, met zetel in Via Angelo Brofferio 181, Asti (AT), P.IVA (btw-nummer) 01627330051 — bereikbaar op info@veryfy.eu.

De verwerkingsverantwoordelijke (RM) heeft ervoor gekozen zelf het aanspreekpunt voor gegevensbescherming te zijn. Bereikbaar op hetzelfde adres als de verwerkingsverantwoordelijke.

Veryfy is een dienst voor bedrijfsverificatie: op verzoek van de gebruiker over een specifiek bedrijf of btw-nummer verzamelen en verwerken wij openbare gegevens — gegevens uit het bedrijfsregister, gedeponeerde jaarrekeningen, informatie over aandeelhouders en bestuurders, indicatoren van kredietrisico, protesten en insolventieprocedures — om een samenvattend rapport op te stellen.

De gegevens komen uit officiële openbare bronnen (Registro Imprese, Kamers van Koophandel (Camere di Commercio), gedeponeerde jaarrekeningen, protestregisters) via de technische leverancier OpenAPI.com, die deze bronnen samenvoegt en structureert. De bron en datum van elk gegeven in het rapport worden altijd vermeld, zoals vereist door de gedragscode voor de verwerking van persoonsgegevens in het kader van bedrijfsinformatie, vastgesteld krachtens art. 20, lid 4, van de Italiaanse privacywet (Codice Privacy) (art. 2-quater van het wetsbesluit 196/2003).

Bij elk product over een bedrijf bieden we een anti-fraudecheck aan: de gebruiker kan na de aankoop het e-mailadres of de website opgeven waarvandaan het bedrijf hem heeft benaderd en het IBAN dat hem is gevraagd te betalen, om te controleren of die werkelijk bij dat bedrijf horen. Het doel is fraudepreventie, een gerechtvaardigd belang dat wordt erkend in overweging 47 van de GDPR (AVG) (art. 6, lid 1, sub f).

Minimalisatie. Van het e-mailadres gebruiken en bewaren we alleen het domein (het deel na de @), nooit het volledige adres; van het IBAN berekenen we zelf of het formeel correct is, zonder het aan iemand te sturen, en bewaren we alleen het land en de laatste 4 cijfers. Alle controles betreffen het bedrijf en zijn domein: we lezen gegevens die het bedrijf zelf openbaar maakt (DNS-records, de hoofdpagina van de website) en openbare registers (VIES, registers van domeinnamen, waarvan we alleen de registratiedatum gebruiken). We controleren niet op welke sites een e-mailadres is geregistreerd en zoeken geen persoonlijke profielen.

Met de Relazione sovraindebitamento vertrouwt de gebruiker ons een vragenlijst over zijn schuldsituatie toe: oorzaken van de schuldenlast, lijst van schuldeisers en bedragen, inkomsten en uitgaven van het gezin, vermogen, handelingen van de afgelopen vijf jaar en enkele verklaringen over omstandigheden die relevant zijn voor de verdienstelijkheid. De gegevens zijn wat de gebruiker zelf over zichzelf en over de ten laste komende familieleden invult; de rechtsgrond is de overeenkomst met de betrokkene (art. 6, lid 1, sub b, GDPR), en zijn fiscale code wordt gebruikt om de openbare bronnen beschreven in §4 te raadplegen met het doel "verificatie van mezelf". Tot de betaling blijft de vragenlijst in de browser van de gebruiker; na de betaling wordt zij opgeslagen bij de bestelling en het rapport, om het document te produceren, downloadbaar te maken en opnieuw te genereren bij een technische fout.

De vragenlijst kan gegevens over gezondheid bevatten (bijvoorbeeld medische kosten of ziekte als oorzaak van de schuldenlast): deze worden alleen verwerkt als de gebruiker ze invult, op grond van zijn uitdrukkelijke toestemming (art. 9, lid 2, sub a, GDPR), die hij kan intrekken door te schrijven naar info@veryfy.eu, en daarbij ook om verwijdering van de gegevens kan vragen. Wij hebben geen toegang tot de systemen voor kredietinformatie noch tot de Centrale dei Rischi, we delen het document niet met schuldeisers of derden en we dienen het niet in bij de rechtbank: we bezorgen het alleen aan de gebruiker, die het deelt met zijn advocaat en met de OCC.

De verwerking berust op het gerechtvaardigd belang van de verwerkingsverantwoordelijke en zijn gebruikers (art. 6, lid 1, sub f, GDPR) om de betrouwbaarheid van een commerciële wederpartij te beoordelen vóór het factureren, ondertekenen van een contract of verlenen van krediet — dezelfde rechtsgrond waarop andere in Italië toegestane leveranciers van bedrijfsinformatie werken (bijv. CRIBIS, Cerved). De toestemming van het bedrijf of van de geverifieerde personen is niet nodig.

Wanneer de natuurlijke persoon een functie in het bestuur, een bestuurlijke rol of een aanzienlijk belang in het geverifieerde bedrijf heeft, valt de verwerking onder de hierboven genoemde gedragscode voor bedrijfsinformatie, met dezelfde reikwijdte als hierboven beschreven.

Wij bieden daarnaast een verificatie van de natuurlijke persoon als hoofdonderwerp, onafhankelijk van een bestuurlijke rol (bijv. een professional voordat hem een opdracht wordt gegeven, een borg of garant, een aandeelhouder of bestuurder bij een due diligence, een huurder voordat hem een woning wordt verhuurd). In dit geval is de gedragscode voor bedrijfsinformatie niet rechtstreeks van toepassing — de rechtsgrond blijft het gerechtvaardigd belang (art. 6, lid 1, sub f, GDPR), maar beperkt tot vier verklaarde en jegens een derde verifieerbare doelen, de enige waarvoor de dienst wordt aangeboden: verificatie van een lopende of toekomstige professionele of contractuele relatie; verificatie van een borg of garant; due diligence op een aandeelhouder of bestuurder in het kader van een vennootschappelijke of commerciële transactie; verificatie van een huurder voordat een huurcontract wordt gesloten. Uitgesloten, en de dienst staat die niet toe, zijn de verificatie van derden uit persoonlijke nieuwsgierigheid, de verificatie van een partner of ex-partner, privégeschillen en elke vorm van toezicht.

Verificatie van eigen gegevens. Wanneer de gebruiker zichzelf verifieert (doel "Verificatie van mezelf" op de eigen fiscale code, of "Mijn bedrijf" op het eigen btw-nummer), berust de verwerking van de gegevens die hem betreffen op de uitvoering van de overeenkomst met de betrokkene zelf (art. 6, lid 1, sub b, GDPR). De verklaring dat de fiscale code of het btw-nummer van hemzelf is, wordt door de gebruiker afgelegd onder zijn verantwoordelijkheid: wij verifiëren de identiteit van degene die haar aflegt niet. Ook hier zijn de verwerkte gegevens uitsluitend van openbare bron: we hebben geen toegang tot de systemen voor kredietinformatie noch tot de Centrale dei Rischi.

Vóór elke verificatie vragen we de gebruiker het doel van het verzoek op te geven (voor een bedrijf: facturatie, contract, invordering van een vordering, beoordeling van een deelneming, of verificatie van het eigen bedrijf; voor een natuurlijk persoon: een van de vier doelen hierboven of de verificatie van zichzelf). Deze verklaring is nodig om de rechtsgrond te documenteren, maar de verantwoordelijkheid voor de verwerking blijft bij ons — die van de gebruiker komt erbij, zij vervangt haar niet.

• Het door de gebruiker gevraagde verificatierapport genereren
• De aankoop en facturatie beheren (gegevens van de betalende gebruiker, niet van de geverifieerde partij)
• Indien door de gebruiker geactiveerd, een reeds geverifieerd bedrijf in de tijd volgen (functie "Sentinella") en hem waarschuwen bij relevante wijzigingen
• Op verzoek van de gebruiker de anti-fraudecheck uitvoeren op een reeds geverifieerd bedrijf (zie §3 bis)
• Als de gebruiker het beveiligde gedeelte gebruikt, het account en het uitnodigingsprogramma beheren (zie §10)
• Wettelijke verplichtingen nakomen (fiscaal, boekhoudkundig, anti-witwassen waar van toepassing)

De gegenereerde rapporten worden bewaard zolang nodig om ze beschikbaar te houden voor de gebruiker die ze heeft gekocht, en voor de wettelijke fiscale verplichtingen. De gegevens die voor één rapport zijn verzameld, worden niet hergebruikt voor verificaties die door andere gebruikers zijn aangevraagd, afgezien van het technische cachevenster (7 dagen), dat bedoeld is om dubbele facturatie voor hetzelfde verzoek te voorkomen, niet om een eigen archief op te bouwen.

Het resultaat van de anti-fraudecheck wordt samen met het rapport of de aankoop waarop het betrekking heeft bewaard, voor dezelfde periode, in de beperkte vorm beschreven in §3 bis.

Om de dienst te leveren maken wij gebruik van externe leveranciers die gegevens voor onze rekening verwerken:

• OpenAPI.com (Italië) — bron van de gegevens uit het handelsregister, de jaarrekeningen en de risicogegevens
• Supabase — databaseinfrastructuur, project gehost in de Europese Unie
• Stripe — betalingsverwerking
• Resend — verzending van transactionele e-mails (levering van rapporten, Sentinella-meldingen, toegangslinks tot het beveiligde gedeelte)

Voor de anti-fraudecheck raadplegen wij bovendien openbare diensten, waarbij alleen het btw-nummer of de domeinnaam van het bedrijf wordt verzonden: VIES van de Europese Commissie; de openbare DNS-resolvers van Cloudflare en, als reserve, van Google; de registers van domeinnamen (RDAP en, voor .it, de WHOIS van het register .it); de openbare catalogus van datalekken van Have I Been Pwned (Australië); de website van het opgegeven domein. Deze zijn geen verwerkers voor onze rekening: zij beantwoorden openbare vragen.

Met elke leverancier die gegevens voor onze rekening verwerkt bestaat een overeenkomst die deze verwerking regelt (aanstelling als verwerker op grond van art. 28 GDPR, waar van toepassing) en de waarborgen voor eventuele doorgiften buiten de EU.

Iedereen die in een door Veryfy gegenereerd rapport voorkomt als aandeelhouder, bestuurder of uiteindelijk belanghebbende, kan ten aanzien van de verwerkingsverantwoordelijke de rechten van inzage, rectificatie, verwijdering, beperking en bezwaar uitoefenen zoals bepaald in de artikelen 15-22 GDPR, door te schrijven naar info@veryfy.eu. Wij antwoorden binnen 30 dagen.

Onverminderd elk ander administratief of gerechtelijk beroep kan een klacht worden ingediend bij de Garante per la protezione dei dati personali (de Italiaanse gegevensbeschermingsautoriteit), op de wijze die op de site www.gpdp.it wordt vermeld.

Toegang. Om het beveiligde gedeelte te betreden geeft de gebruiker zijn e-mailadres op en ontvangt hij een eenmalige link die 30 minuten geldig is. Wij verwerken het e-mailadres, de datum van de toegang en een cryptografische vingerafdruk (hash) van het IP-adres, nooit het IP-adres in leesbare vorm. Rechtsgrond: uitvoering van de door de gebruiker gevraagde dienst (art. 6, lid 1, sub b, GDPR). De sessiecookie "vf_sessione" (30 dagen) is een technische cookie, noodzakelijk om ingelogd te blijven: er is geen toestemming voor nodig.

Uitnodigers. Voor het beheer van het uitnodigingsprogramma verwerken wij de uitnodigingscode, de geslaagde uitnodigingen, het opgebouwde tegoed en het gebruikte tegoed. Rechtsgrond: uitvoering van het reglement van het uitnodigingsprogramma waaraan de gebruiker deelneemt (art. 6, lid 1, sub b, GDPR).

Uitgenodigden. Als de uitgenodigde persoon op "Accepteer de uitnodiging" klikt, slaan wij in zijn browser de cookie "vf_invito" (30 dagen) op met de uitnodigingscode, de datum van acceptatie en de hash van het IP-adres: de cookie wordt alleen met die klik geplaatst, en wie dat niet wil kan doorgaan met "Ga verder zonder uitnodiging" of de cookie uit de browser verwijderen. Wanneer de uitgenodigde koopt, registreren wij het gekochte product en een genormaliseerde vorm van zijn e-mailadres, om te controleren of het een nieuwe klant is en of het geen zelfuitnodiging betreft. Rechtsgrond: de toestemming die met de klik voor de cookie wordt gegeven (art. 122 Codice Privacy) en het gerechtvaardigd belang van de verwerkingsverantwoordelijke om misbruik van het programma te voorkomen (art. 6, lid 1, sub f, GDPR). Aan de uitnodiger delen we de naam noch het e-mailadres van de uitgenodigde mee: hij ziet alleen het gekochte product en de stand van het tegoed.

Bewaring. Toegangslinks worden 30 dagen na uitgifte verwijderd. De gegevens van het uitnodigingsprogramma worden bewaard zolang het account actief is en het tegoed kan worden gebruikt; gegevens die aan een betaling zijn gekoppeld, volgen de termijnen van de fiscale en boekhoudkundige verplichtingen. De gebruiker kan op elk moment de sluiting van het account vragen door te schrijven naar info@veryfy.eu.