Extrait d'une société polonaise (visura) : comment vérifier une entreprise avec le KRS

En bref : l'équivalent polonais de l'extrait camerale italien est le KRS (Krajowy Rejestr Sądowy), le registre judiciaire des sociétés, dont l'accès est gratuit. Les entreprises individuelles figurent en revanche dans le CEIDG. Avant de payer une facture polonaise, contrôlez le compte bancaire sur la biała lista (liste blanche) des contribuables TVA, gratuite et tenue par l'administration fiscale : c'est la défense la plus pratique contre les changements d'IBAN frauduleux. Pour les sanctions, les PEP et les médias défavorables, il existe la Vérification d'entreprise étrangère de Veryfy à 14,90 €.

KRS ou CEIDG : où chercher ma contrepartie polonaise ?

Cela dépend de la forme juridique. Selon le portail européen e-Justice, le KRS recense les sociétés commerciales, les fondations et les associations ; le CEIDG (registre central de l'activité économique) recense les entrepreneurs individuels, c'est-à-dire les personnes physiques et les associés de sociétés civiles. Le KRS existe depuis le 1er janvier 2001 et comporte trois parties : le registre des entrepreneurs, le registre des associations et fondations et, jusqu'au 1er décembre 2021, le registre des débiteurs insolvables, remplacé par le Krajowy Rejestr Zadłużonych (KRZ).

Si la contrepartie est une sp. z o.o. (société à responsabilité limitée) ou une S.A. (société anonyme), vous la trouvez dans le KRS. Si c'est une personne avec un numéro de TVA et un nom propre, consultez le CEIDG.

Le KRS est-il gratuit ?

Oui. Le portail e-Justice indique que l'accès au KRS est gratuit, et que les documents financiers sont consultables gratuitement dans le Repozytorium Dokumentów Finansowych. Les dossiers d'enregistrement déposés depuis le 1er juillet 2021 sont gratuits dans le répertoire des dossiers ; les précédents ne sont disponibles que sous forme papier auprès du tribunal du registre compétent. Depuis le 1er juillet 2021, l'enregistrement au KRS se fait entièrement en ligne. Le ministère de la Justice indique le Portail des registres judiciaires (prs.ms.gov.pl) comme point d'accès à ses systèmes.

Comment vérifier une entreprise polonaise, étape par étape ?

1. Demandez à la contrepartie la dénomination complète, le siège, le numéro KRS (10 chiffres), le NIP (10 chiffres) et le REGON (9 ou 14 chiffres).
2. Cherchez dans le KRS : e-Justice indique que vous pouvez chercher par numéro KRS, NIP, REGON ou dénomination. Vérifiez que la dénomination et le siège correspondent à la facture et au contrat.
3. Lisez qui représente la société et si les documents financiers sont déposés.
4. Si la contrepartie est une entreprise individuelle, cherchez dans le CEIDG.
5. Contrôlez le NIP sur la biała lista (voir plus bas) et le numéro de TVA intracommunautaire (PL + NIP) sur le service VIES de la Commission européenne.
6. Cherchez la société dans le Krajowy Rejestr Zadłużonych.
7. Pour les sanctions, les PEP et les médias défavorables, utilisez la Vérification d'entreprise étrangère.

Ce que vous voulez savoir, où le trouver, gratuitement ou payant ?

Qu'est-ce que la biała lista et pourquoi sert-elle contre les fraudes IBAN ?

C'est le wykaz podatników VAT : une base de données unique, publique et gratuite, tenue sous forme électronique par le chef de l'Administration fiscale nationale (KAS), selon une fiche d'explication fiscale. Elle repose sur l'art. 96b de la loi polonaise sur la TVA. Elle contient la dénomination, le NIP, le REGON et le KRS, les adresses, les représentants et les comptes bancaires des contribuables enregistrés ou réactivés ; les comptes sont ceux de règlement. Elle se consulte sur le site du ministère des Finances, et aussi via le CEIDG ; elle permet de vérifier le statut d'un sujet à une date passée, jusqu'à 5 ans en arrière.

Pourquoi cela vous est utile : si un fournisseur polonais vous communique un nouvel IBAN, cherchez-le sur la liste associé à son NIP. Un compte qui n'y figure pas est un signal d'alerte. La même fiche rappelle que, pour les contribuables polonais, payer un compte non inclus dans la liste peut entraîner la perte de la déductibilité des coûts et la responsabilité solidaire pour la TVA du fournisseur : ce sont des règles fiscales polonaises qui concernent les paiements entre opérateurs polonais, mais le contrôle reste un bon filtre même pour qui exporte. Voir aussi escroquerie du faux fournisseur et changement d'IBAN.

Comment contrôler si une société polonaise est insolvable ?

On utilise le Krajowy Rejestr Zadłużonych (KRZ). Le ministère de la Justice le décrit comme public et librement accessible, et en déclare l'accès « entièrement gratuit », avec quelques informations réservées aux parties aux procédures ; il est accessible via krz.ms.gov.pl et prs.ms.gov.pl. Il ne contient que des informations sur les procédures ouvertes après le 1er décembre 2021 : pour les faits antérieurs, il faut une autre source. Le ministère n'indique pas, sur la page consultée, si la recherche par dénomination ou par numéro KRS est disponible : dans les champs confirmés figurent le PESEL et le numéro de dossier.

Pour l'équivalent italien, voir comment savoir si une entreprise a fait faillite.

Qui est le bénéficiaire effectif d'une société polonaise ?

Il est indiqué dans le CRBR (Centralny Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych). Après les arrêts de la Cour de justice de l'UE du 22 novembre 2022 (affaires jointes C-37/20 et C-601/20), qui ont invalidé l'accès universel aux données des bénéficiaires effectifs, la loi polonaise est restée longtemps inchangée. Une contribution de KPMG (vers juillet 2025) indique que le CRBR était encore accessible au public et qu'un projet de modification du 7 avril 2025 propose de supprimer l'accès public, en le remplaçant par une demande motivée et un intérêt légitime. Nous n'avons pas pu vérifier aujourd'hui si la modification est entrée en vigueur : avant de compter sur le CRBR, ouvrez le registre et vérifiez les conditions actuelles. Pour comprendre qui commande réellement une société, voir comment vérifier qui contrôle une société.

Quels signaux de risque surveiller ?

• NIP ou KRS ne correspondant pas à la dénomination figurant sur la facture ;
• compte bancaire absent de la biała lista ou IBAN modifié récemment ;
• documents financiers non déposés ou anciens ;
• présence dans le KRZ ou procédure ouverte ;
• demande d'acomptes sans que la société ait un historique vérifiable.

Pour le cadre d'ensemble, lisez comment vérifier un client étranger avant d'exporter. La même logique vaut pour le Royaume-Uni, la Suisse, la France, l'Allemagne et l'Espagne.

Qu'apporte la Vérification d'entreprise étrangère ?

La Vérification d'entreprise étrangère pour la Pologne accepte le NIP (10 chiffres), le numéro KRS (10 chiffres) ou le REGON (9 ou 14 chiffres) et restitue les données du KRS, le secteur NACE et les contacts s'ils sont enregistrés, les bilans synthétiques disponibles (salariés, chiffre d'affaires, capitaux propres, actif) et la recherche de la dénomination dans les listes de sanctions internationales, les personnes politiquement exposées et les médias défavorables, en italien et sans avoir à lire le polonais.

Pour les experts-comptables. Si l'un de vos clients exporte vers la Pologne ou achète à des fournisseurs polonais, joignez au dossier un contrôle de la contrepartie, sans abonnement ni inscription : vous payez le contrôle unitaire, par exemple la Vérification d'entreprise étrangère à 14,90 € avant un approvisionnement important ou un changement de coordonnées bancaires.

Sources

• Portail européen e-Justice, Registres des entreprises : Pologne (consulté le 11/11/2026)
• Portail e-Justice, fiche sur le KRS et le registre des débiteurs (consulté le 11/11/2026)
• Ministère de la Justice, FAQ sur le Krajowy Rejestr Zadłużonych (consulté le 11/11/2026)
• Podatki.biz, Objaśnienia podatkowe: Wykaz podatników VAT (biała lista) (consulté le 11/11/2026)
• KPMG Polska, Ograniczenie jawności rejestrów beneficjentów rzeczywistych w UE (consulté le 11/11/2026)

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