Onboarding eines neuen B2B-Kunden: Prüfungen und Kundenakte

Kurz gesagt: Lege den Stammdatensatz eines neuen B2B-Kunden erst nach fünf Prüfungen an, in dieser Reihenfolge: gültige USt-IdNr., Daten für die elektronische Rechnung (Empfängercode oder PEC), Handelsregisterauszug, wirtschaftlich Berechtigter mit Protesteinträgen und Verfahren, geschätzte operative Kreditlinie. Erfasse in der Kundenakte das Datum der Prüfung, die Quelle, die zugewiesene Kreditlinie und den Überprüfungstermin; wiederhole die Prüfung jährlich, wenn eine Bestellung die Schwelle übersteigt, und beim ersten Verzug. Für wichtige Kunden warnt dich eine Überwachung wie Sentinella, wenn sich etwas ändert.

Warum die Prüfungen vor dem Anlegen des Stammdatensatzes?

Weil der Kunde nach dem Anlegen in den Ablauf eintritt: Bestellungen, Lieferungen, Rechnungen. Dann ist die Stundung faktisch schon gewährt, und eine Kreditlinie wieder zurückzunehmen ist schwieriger, als sie zu verweigern. Wenn die Prüfungen im Anlageverfahren stehen, erhält kein neuer Kunde Kredit, ohne diesen Schritt durchlaufen zu haben.

Der Vorteil liegt auch bei dir: Wenn ein Kunde nicht zahlt, hast du in der Hand, was du geprüft hattest, wann und aus welcher Quelle. Das brauchst du, um zu entscheiden, ob du weiter lieferst (Kunde, der immer zu spät zahlt: lohnt es sich weiterzuliefern?) und um deine Entscheidungen zu dokumentieren.

Welche Prüfungen mache ich bei einem neuen B2B-Kunden und in welcher Reihenfolge?

Von der günstigsten zur gründlichsten: Scheitert eine erste Prüfung, hältst du an, ohne bei den folgenden Geld auszugeben.

1. Gültige USt-IdNr. Für einen italienischen Kunden nutzt du den Dienst „Verifica partita IVA“ der Agenzia delle Entrate; für einen Kunden aus einem anderen EU-Land nutzt du VIES. Laut der Europäischen Kommission liefert VIES keinen Namen und keine Adresse zur Nummer (es kann nur bestätigen, ob ein Name und eine Adresse, die du angibst, übereinstimmen) und empfiehlt, den Nachweis der Bestätigung aufzubewahren. Wenn du die USt-IdNr. nicht hast, beginne mit wie du sie anhand des Namens findest.
2. Daten für die elektronische Rechnung. Frag den Kunden nach dem Empfängercode oder der PEC, an die die Rechnung geht, und erfasse sie: Eine falsche Adresse verzögert die Rechnung und damit die Zahlung. Prüfe, dass die Firma mit der auf der USt-IdNr. übereinstimmt.
3. Handelsregisterauszug (visura). Bestätige Firma, Sitz, Rechtsform und Tätigkeit. Siehe Handelsregisterauszug oder Bonitätsbericht: die Unterschiede.
4. Wirtschaftlich Berechtigter, Protesteinträge und Insolvenzverfahren. Wer das Unternehmen kontrolliert und ob es deutliche Insolvenzsignale gibt. Siehe wie du prüfst, wer eine Gesellschaft tatsächlich kontrolliert und was Protesteinträge, Pfändungsvermerke und Insolvenzverfahren sind.
5. Geschätzte operative Kreditlinie. Der Betrag, den du gewähren kannst, abhängig von Bilanz, Historie und Branche. So berechnest du ihn: wie du die Handelskreditlinie eines Kunden berechnest.

Wer macht was: Vertrieb oder Verwaltung?

Teile die Aufgaben nach Rolle, nicht nach Person: Wer den Kunden gewinnt, ist nicht derjenige, der den Kredit gewährt.

Wenn du keine Kreditabteilung hast, kann der Ablauf zehn Minuten dauern: siehe wie du die Kreditlinie eines KMU-Kunden ohne Kreditabteilung festlegst.

Welche Felder erfasse ich im CRM oder in der Verwaltungssoftware?

Wenige Felder, immer dieselben. Dies ist eine Kundenakte, die du in jedem CRM oder jeder Verwaltungssoftware nachbauen kannst, auch in einer Tabellenkalkulation.

Eine geschätzte Kreditlinie ist eine Schätzung: Notiere neben der Zahl immer Datum und Quelle. Wenn du eine Angabe nicht geprüft hast, lass das Feld leer, statt es mit einem plausibel klingenden Wert zu füllen.

Wann wiederhole ich die Prüfungen bei einem bereits aktiven Kunden?

Lege drei Regeln fest und schreibe sie im Verfahren nieder.

• Jährliche Erneuerung: Wiederhole die Prüfungen mindestens einmal im Jahr und in jedem Fall, wenn ein neuer Jahresabschluss vorliegt.
• Bestellung über der Schwelle: Übersteigt eine Bestellung die zugewiesene Kreditlinie oder eine von dir festgelegte Schwelle, wiederhole die Prüfung, bevor du sie annimmst. Siehe wie du das Risiko einer Bestellung berechnest.
• Erster Verzug: Bei der ersten verspätet bezahlten Rechnung überprüfst du Kreditlinie und Konditionen. Die Signale, auf die du achten solltest, stehen unter Insolvenzsignale eines Kunden vor dem ausbleibenden Zahlungseingang.

Die Fristen, die hier stehen, sind deine Entscheidungen, keine gesetzlichen Pflichten: Schreibe jene auf, die du tatsächlich einhalten kannst.

Wie überwache ich Kunden im Zeitverlauf?

Mit der jährlichen Überprüfung siehst du, was passiert ist, nicht was gerade passiert. Für Kunden, die am stärksten zu deinem Umsatz oder deinem Kreditbestand beitragen, nutze eine Überwachung: Sentinella kostet 39€ im Monat für 5 Unternehmen und benachrichtigt dich, wenn sich bei einem Unternehmen, das du verfolgst, etwas ändert. Kommt eine Benachrichtigung, wiederholst du die Prüfung, aktualisierst die Akte und entscheidest, ob du Kreditlinie oder Konditionen änderst. Ein Beispiel für den Umgang mit einem laufenden Auftrag findest du unter wie du einen Kunden während Fertigung und Lieferung überwachst.

Wie baue ich die Prüfungen in das Anlageverfahren ein?

1. Nimm die Felder der Tabelle in den Stammdatensatz auf und mach sie verpflichtend, bevor die erste Bestellung möglich ist.
2. Lege die Schwellen fest: die höchste Kreditlinie, die die Verwaltung allein genehmigt, und den Betrag, ab dem die Leitung zustimmen muss.
3. Trage den Überprüfungstermin bereits bei der Anlage ein, nicht danach.
4. Hänge das Prüfdokument an oder verweise darauf: Wenn dein System das nicht erlaubt, schreibe in das Feld Quelle, wo du es gespeichert hast.
5. Ausnahmen nur schriftlich, und du notierst sie in den Notizen.

Wenn du das Verfahren auf Lieferanten ausweiten willst, siehe für Anzahlungen wie du die Zahlungsfähigkeit eines Lieferanten prüfst, bevor du eine Anzahlung leistest.

Für Steuerberater. Wenn du für einen Mandanten das Anlageverfahren für Stammdaten einrichtest, kannst du die Kundenakte aus diesem Leitfaden vorschlagen und Veryfy für die Prüfungen nutzen: ohne Abonnement und ohne Registrierung zahlst du die einzelne Prüfung (den Prüfung-Bericht für 19€ bei einem wichtigen neuen Kunden) und speicherst das Dokument mit Datum und Quelle in der Akte.

Quellen

• Your Europe, Check a VAT number (VIES) (abgerufen am 11/11/2026)
• Registro Imprese, Unternehmensverzeichnisse (abgerufen am 11/11/2026)
• ISTAT, Gemeinsame Informationsnotiz zur Klassifikation ATECO 2025 (abgerufen am 11/11/2026)

Veryfy ist mit den genannten Institutionen nicht verbunden. Die Kundenakte und die Überprüfungsregeln sind ein betriebliches Modell von Veryfy, keine gesetzliche Vorschrift.