Onboarding di un nuovo cliente B2B: controlli e scheda cliente

In breve: apri l'anagrafica di un nuovo cliente B2B solo dopo cinque controlli, fatti in quest'ordine: partita IVA valida, dati per la fattura elettronica (codice destinatario o PEC), visura, titolare effettivo con protesti e procedure, fido operativo stimato. Registra nella scheda cliente la data del controllo, la fonte, il fido assegnato e la scadenza di revisione; ripeti il controllo ogni anno, quando l'ordine supera la soglia che hai fissato e al primo ritardo. Per i clienti che contano, un monitoraggio come Sentinella ti avvisa se cambia qualcosa.

Perché fare i controlli prima di aprire l'anagrafica?

Perché dopo l'apertura il cliente entra nel flusso: ordini, consegne, fatture. A quel punto la dilazione è già concessa di fatto, e riprendere un fido è più difficile che negarlo. Se i controlli stanno nella procedura di apertura, nessun nuovo cliente riceve credito senza essere passato da lì.

Il vantaggio è anche per te: quando un cliente non paga, hai in mano cosa avevi controllato, quando e con quale fonte. Ti serve per decidere se continuare a fornire (cliente che paga sempre in ritardo: conviene continuare?) e per documentare le tue scelte.

Quali controlli faccio su un nuovo cliente B2B e in che ordine?

Dal più economico al più approfondito: se un controllo iniziale fallisce, ti fermi senza spendere sui successivi.

1. Partita IVA valida. Per un cliente italiano usa il servizio "Verifica partita IVA" dell'Agenzia delle Entrate; per un cliente di un altro paese UE usa VIES. Secondo la Commissione europea VIES non restituisce nome e indirizzo collegati al numero (può solo confermare se un nome e un indirizzo che indichi tu corrispondono) e consiglia di conservare traccia della convalida. Se non hai la partita IVA, parti da come trovarla dal nome.
2. Dati per la fattura elettronica. Chiedi al cliente il codice destinatario o la PEC a cui inviare la fattura e registrali: un indirizzo sbagliato ritarda la fattura, quindi il pagamento. Controlla che la ragione sociale corrisponda a quella della partita IVA.
3. Visura. Conferma ragione sociale, sede, forma giuridica e attività. Vedi visura camerale o report di solvibilità: le differenze.
4. Titolare effettivo, protesti e procedure concorsuali. Chi controlla l'azienda e se ci sono segnali netti di insolvenza. Vedi come verificare chi controlla davvero una società e cosa sono protesti, pregiudizievoli e procedure concorsuali.
5. Fido operativo stimato. La cifra che puoi concedere in funzione di bilancio, storia e settore. Come si calcola: come calcolare il fido commerciale di un cliente.

Chi fa cosa: commerciale o amministrazione?

Dividi i compiti per ruolo, non per persona: chi porta il cliente non è chi concede il credito.

Se non hai un ufficio crediti, la procedura può stare in dieci minuti: vedi come decidere il fido di un cliente PMI senza ufficio crediti.

Quali campi registro nel CRM o nel gestionale?

Pochi campi, sempre gli stessi. Questa è una scheda cliente che puoi ricreare in qualsiasi CRM o gestionale, anche in un foglio di calcolo.

Un fido stimato è una stima: segna sempre accanto al numero la data e la fonte. Se un dato non l'hai verificato, lascia il campo vuoto invece di riempirlo con un valore plausibile.

Quando ripeto i controlli su un cliente già attivo?

Fissa tre regole e scrivile nella procedura.

• Rinnovo annuale: ripeti i controlli almeno una volta l'anno, e comunque quando esce un nuovo bilancio.
• Ordine sopra soglia: se un ordine supera il fido assegnato o una soglia che hai fissato, rifai il controllo prima di accettarlo. Vedi come calcolare l'esposizione di un ordine.
• Primo ritardo: alla prima fattura pagata in ritardo rivedi fido e condizioni. I segnali da guardare sono in segnali di insolvenza del cliente prima del mancato pagamento.

I tempi che qui indichi sono scelte tue, non obblighi di legge: scrivi quelli che riesci a rispettare davvero.

Come monitoro i clienti nel tempo?

Con la revisione annuale vedi quello che è successo, non quello che sta succedendo. Per i clienti che pesano di più sul tuo fatturato o sul tuo credito, usa un monitoraggio: Sentinella costa 39€ al mese per 5 aziende e ti avvisa se cambia qualcosa su un'azienda che segui. Quando arriva un avviso, rifai il controllo, aggiorna la scheda e decidi se cambiare fido o condizioni. Un esempio di gestione durante un ordine in corso è in come monitorare un cliente durante lavorazione e consegna.

Come inserisco i controlli nella procedura di apertura?

1. Metti nell'anagrafica i campi della tabella e rendili obbligatori prima di poter fare il primo ordine.
2. Definisci le soglie: fido massimo che l'amministrazione approva da sola, importo oltre il quale serve il responsabile.
3. Scrivi la scadenza di revisione al momento dell'apertura, non dopo.
4. Allega o richiama il documento del controllo: se il tuo sistema non lo permette, scrivi nel campo fonte dove lo hai salvato.
5. Fai un'eccezione solo per iscritto e scrivila nelle note.

Se vuoi allargare la procedura ai fornitori, per gli acconti vedi come verificare la solvibilità di un fornitore prima di versare un acconto.

Per i commercialisti. Se imposti per un cliente la procedura di apertura anagrafiche, puoi proporre la scheda cliente di questa guida e usare Veryfy per i controlli: senza abbonamento e senza registrazione, paghi il singolo controllo (la Verifica a 19€ per un nuovo cliente rilevante) e salvi il documento con data e fonte nel fascicolo.

Fonti

• Your Europe, Check a VAT number (VIES) (consultato il 11/11/2026)
• Registro Imprese, Elenchi di imprese (consultato il 11/11/2026)
• ISTAT, Nota informativa congiunta sulla classificazione ATECO 2025 (consultato il 11/11/2026)

Veryfy non è affiliata alle istituzioni citate. La scheda cliente e le regole di revisione sono un modello operativo di Veryfy, non una prescrizione normativa.