Onboarding d'un nouveau client B2B : contrôles et fiche client

En bref : n'ouvrez la fiche d'un nouveau client B2B qu'après cinq contrôles, effectués dans cet ordre : numéro de TVA valide, données pour la facture électronique (code destinataire ou PEC), extrait du registre, bénéficiaire effectif avec protêts et procédures, crédit opérationnel estimé. Enregistrez dans la fiche client la date du contrôle, la source, le crédit attribué et l'échéance de révision ; répétez le contrôle chaque année, lorsque la commande dépasse le seuil que vous avez fixé et au premier retard. Pour les clients importants, un suivi comme Sentinella vous prévient si quelque chose change.

Pourquoi effectuer les contrôles avant d'ouvrir la fiche ?

Parce qu'une fois la fiche ouverte, le client entre dans le circuit : commandes, livraisons, factures. À ce stade, l'échelonnement est déjà accordé de fait, et reprendre un crédit est plus difficile que le refuser. Si les contrôles font partie de la procédure d'ouverture, aucun nouveau client ne reçoit de crédit sans être passé par là.

L'avantage est aussi pour vous : lorsqu'un client ne paie pas, vous avez en main ce que vous aviez contrôlé, quand et avec quelle source. Cela vous sert à décider si vous continuez à livrer (client qui paie toujours en retard : faut-il continuer ?) et à documenter vos choix.

Quels contrôles effectuer sur un nouveau client B2B, et dans quel ordre ?

Du moins coûteux au plus approfondi : si un contrôle initial échoue, vous vous arrêtez sans dépenser sur les suivants.

1. Numéro de TVA valide. Pour un client italien, utilisez le service « Verifica partita IVA » de l'Agenzia delle Entrate ; pour un client d'un autre pays de l'UE, utilisez VIES. Selon la Commission européenne, VIES ne restitue pas le nom et l'adresse liés au numéro (il peut seulement confirmer si un nom et une adresse que vous indiquez correspondent) et recommande de conserver une trace de la validation. Si vous n'avez pas le numéro de TVA, partez de comment le trouver à partir du nom.
2. Données pour la facture électronique. Demandez au client le code destinataire ou la PEC à laquelle envoyer la facture, et enregistrez-les : une adresse erronée retarde la facture, donc le paiement. Vérifiez que la dénomination correspond à celle du numéro de TVA.
3. Extrait du registre. Confirmez la dénomination, le siège, la forme juridique et l'activité. Voir extrait du registre du commerce ou rapport de solvabilité : les différences.
4. Bénéficiaire effectif, protêts et procédures collectives. Qui contrôle l'entreprise et s'il existe des signaux nets d'insolvabilité. Voir comment vérifier qui contrôle réellement une société et ce que sont les protêts, les mentions préjudiciables et les procédures collectives.
5. Crédit opérationnel estimé. Le montant que vous pouvez accorder en fonction du bilan, de l'historique et du secteur. Pour le calcul : comment calculer le crédit commercial d'un client.

Qui fait quoi : commercial ou administration ?

Répartissez les tâches par rôle, et non par personne : celui qui apporte le client n'est pas celui qui accorde le crédit.

Si vous n'avez pas de service crédit, la procédure peut ne prendre que dix minutes : voir comment décider du crédit d'un client PME sans service crédit.

Quels champs enregistrer dans le CRM ou le logiciel de gestion ?

Peu de champs, toujours les mêmes. Voici une fiche client que vous pouvez recréer dans n'importe quel CRM ou logiciel de gestion, même dans un tableur.

Un crédit estimé reste une estimation : indiquez toujours à côté du chiffre la date et la source. Si une donnée n'a pas été vérifiée, laissez le champ vide plutôt que de le remplir avec une valeur plausible.

Quand répéter les contrôles sur un client déjà actif ?

Fixez trois règles et écrivez-les dans la procédure.

• Renouvellement annuel : répétez les contrôles au moins une fois par an, et en tout cas lorsqu'un nouveau bilan paraît.
• Commande au-delà du seuil : si une commande dépasse le crédit attribué ou un seuil que vous avez fixé, refaites le contrôle avant de l'accepter. Voir comment calculer l'exposition d'une commande.
• Premier retard : à la première facture payée en retard, revoyez le crédit et les conditions. Les signaux à surveiller sont dans signaux d'insolvabilité d'un client avant le défaut de paiement.

Les délais que vous indiquez ici relèvent de vos choix, et non d'obligations légales : écrivez ceux que vous êtes réellement en mesure de respecter.

Comment suivre les clients dans le temps ?

La révision annuelle vous montre ce qui s'est passé, pas ce qui est en train de se passer. Pour les clients qui pèsent le plus sur votre chiffre d'affaires ou sur votre créance, utilisez un suivi : Sentinella coûte 39 € par mois pour 5 entreprises et vous prévient si quelque chose change pour une entreprise que vous suivez. Lorsqu'un avis arrive, refaites le contrôle, mettez à jour la fiche et décidez s'il faut modifier le crédit ou les conditions. Un exemple de gestion pendant une commande en cours figure dans comment suivre un client pendant la fabrication et la livraison.

Comment intégrer les contrôles dans la procédure d'ouverture ?

1. Placez dans la fiche client les champs du tableau et rendez-les obligatoires avant de pouvoir passer la première commande.
2. Définissez les seuils : crédit maximal que le service administratif approuve seul, montant au-delà duquel il faut le responsable.
3. Inscrivez l'échéance de révision dès l'ouverture, et non après.
4. Joignez ou référencez le document du contrôle : si votre système ne le permet pas, indiquez dans le champ source où vous l'avez enregistré.
5. Ne faites une exception que par écrit, et notez-la dans les remarques.

Si vous voulez étendre la procédure aux fournisseurs, pour les acomptes, voir comment vérifier la solvabilité d'un fournisseur avant de verser un acompte.

Pour les experts-comptables. Si vous mettez en place pour un client la procédure d'ouverture des fiches, vous pouvez proposer la fiche client de ce guide et utiliser Veryfy pour les contrôles : sans abonnement ni inscription, vous payez le contrôle unitaire (le Vérification à 19 € pour un nouveau client important) et vous conservez le document, avec date et source, dans le dossier.

Sources

• Your Europe, Check a VAT number (VIES) (consulté le 11/11/2026)
• Registro Imprese, Elenchi di imprese (consulté le 11/11/2026)
• ISTAT, Note d'information conjointe sur la classification ATECO 2025 (consulté le 11/11/2026)

Veryfy n'est affiliée à aucune des institutions citées. La fiche client et les règles de révision sont un modèle opérationnel de Veryfy, et non une prescription légale.