Onboarding van een nieuwe B2B-klant: controles en klantdossier

In het kort: open het klantdossier van een nieuwe B2B-klant pas na vijf controles, in deze volgorde: geldig btw-nummer, gegevens voor de elektronische factuur (ontvangercode of PEC), uittreksel, uiteindelijk gerechtigde met protesten en procedures, geschatte operationele kredietlimiet. Registreer in het klantdossier de datum van de controle, de bron, de toegekende kredietlimiet en de herzieningsdatum; herhaal de controle elk jaar, wanneer de bestelling de drempel die u heeft vastgesteld overschrijdt en bij de eerste vertraging. Voor de klanten die ertoe doen waarschuwt een monitoring als Sentinella u als er iets verandert.

Waarom controles doen voordat u het dossier opent?

Omdat de klant na de opening in de stroom komt: bestellingen, leveringen, facturen. Op dat moment is uitstel de facto al verleend, en een kredietlimiet weer intrekken is moeilijker dan die meteen weigeren. Als de controles deel uitmaken van de openingsprocedure, krijgt geen nieuwe klant krediet zonder daar langs te zijn gegaan.

Het voordeel is ook voor u: wanneer een klant niet betaalt, heeft u in handen wat u hebt gecontroleerd, wanneer en met welke bron. Dat hebt u nodig om te beslissen of u blijft leveren (klant die altijd te laat betaalt: loont het om door te leveren?) en om uw keuzes te documenteren.

Welke controles doet u bij een nieuwe B2B-klant en in welke volgorde?

Van het goedkoopste naar het diepgaandste: als een eerste controle faalt, stopt u zonder op de volgende te besteden.

1. Geldig btw-nummer. Voor een Italiaanse klant gebruikt u de dienst "Verifica partita IVA" van de Agenzia delle Entrate; voor een klant uit een ander EU-land gebruikt u VIES. Volgens de Europese Commissie geeft VIES geen naam en adres die bij het nummer horen (het kan alleen bevestigen of een naam en adres die u opgeeft overeenkomen) en raadt het aan een spoor van de validatie te bewaren. Heeft u het btw-nummer niet, begin dan met hoe u het vindt aan de hand van de naam.
2. Gegevens voor de elektronische factuur. Vraag de klant de ontvangercode of het PEC-adres waarnaar de factuur moet worden gestuurd, en registreer die: een verkeerd adres vertraagt de factuur en dus de betaling. Controleer of de handelsnaam overeenkomt met die van het btw-nummer.
3. Uittreksel. Bevestig handelsnaam, zetel, rechtsvorm en activiteit. Zie uittreksel van de Kamer van Koophandel of solvabiliteitsrapport: de verschillen.
4. Uiteindelijk gerechtigde, protesten en insolventieprocedures. Wie het bedrijf controleert en of er duidelijke signalen van insolventie zijn. Zie hoe u controleert wie een vennootschap werkelijk controleert en wat zijn protesten, nadelige inschrijvingen en insolventieprocedures.
5. Geschatte operationele kredietlimiet. Het bedrag dat u kunt toestaan op basis van jaarrekening, geschiedenis en sector. Hoe het wordt berekend: hoe u de handelskredietlimiet van een klant berekent.

Wie doet wat: verkoop of administratie?

Verdeel de taken per rol, niet per persoon: wie de klant binnenhaalt, is niet degene die het krediet verleent.

Heeft u geen kredietafdeling, dan kan de procedure tien minuten duren: zie hoe u de kredietlimiet van een mkb-klant bepaalt zonder kredietafdeling.

Welke velden registreer ik in het CRM of het boekhoud- en beheersysteem?

Weinig velden, altijd dezelfde. Dit is een klantdossier dat u in elk CRM of boekhoud- en beheersysteem kunt nabouwen, ook in een rekenblad.

Een geschatte kredietlimiet is een schatting: vermeld altijd naast het getal de datum en de bron. Als u een gegeven niet heeft gecontroleerd, laat het veld dan leeg in plaats van het in te vullen met een plausibele waarde.

Wanneer herhaal ik de controles bij een bestaande klant?

Stel drie regels vast en schrijf ze in de procedure.

• Jaarlijkse vernieuwing: herhaal de controles minstens één keer per jaar, en in elk geval wanneer er een nieuwe jaarrekening verschijnt.
• Bestelling boven de drempel: als een bestelling de toegekende kredietlimiet of een drempel die u heeft vastgesteld overschrijdt, herhaalt u de controle voordat u die aanvaardt. Zie hoe u de blootstelling van een bestelling berekent.
• Eerste vertraging: bij de eerste factuur die te laat wordt betaald, herziet u kredietlimiet en voorwaarden. De signalen om op te letten staan in signalen van insolventie van een klant vóór het uitblijven van betaling.

De termijnen die u hier aangeeft zijn uw eigen keuzes, geen wettelijke verplichtingen: schrijf die op die u werkelijk kunt naleven.

Hoe volg ik klanten in de tijd?

Met de jaarlijkse herziening ziet u wat er is gebeurd, niet wat er nu gebeurt. Voor de klanten die het zwaarst wegen in uw omzet of uw krediet, gebruikt u een monitoring: Sentinella kost € 39 per maand voor 5 bedrijven en waarschuwt u als er iets verandert bij een bedrijf dat u volgt. Wanneer er een melding komt, herhaalt u de controle, werkt u het dossier bij en beslist u of u de kredietlimiet of de voorwaarden wijzigt. Een voorbeeld van beheer tijdens een lopende bestelling vindt u in hoe u een klant volgt tijdens verwerking en levering.

Hoe neem ik de controles op in de openingsprocedure?

1. Zet de velden uit de tabel in het dossier en maak ze verplicht voordat de eerste bestelling kan worden geplaatst.
2. Bepaal de drempels: de maximale kredietlimiet die de administratie alleen mag goedkeuren, en het bedrag waarboven de verantwoordelijke moet beslissen.
3. Schrijf de herzieningsdatum op het moment van opening, niet achteraf.
4. Voeg het controledocument toe of verwijs ernaar: als uw systeem dat niet toelaat, vermeld in het veld bron waar u het hebt opgeslagen.
5. Maak alleen een uitzondering schriftelijk en vermeld die in de opmerkingen.

Wilt u de procedure uitbreiden naar leveranciers, voor vooruitbetalingen zie hoe u de solvabiliteit van een leverancier controleert voordat u een aanbetaling doet.

Voor accountants. Als u voor een cliënt de openingsprocedure voor dossiers instelt, kunt u het klantdossier uit deze gids voorstellen en Veryfy gebruiken voor de controles: zonder abonnement en zonder registratie betaalt u per afzonderlijke controle (het rapport Controle voor € 19 voor een relevante nieuwe klant) en bewaart u het document met datum en bron in het dossier.

Bronnen

• Your Europe, Check a VAT number (VIES) (geraadpleegd op 11/11/2026)
• Registro Imprese, Elenchi di imprese (geraadpleegd op 11/11/2026)
• ISTAT, Nota informativa congiunta sulla classificazione ATECO 2025 (geraadpleegd op 11/11/2026)

Veryfy is niet gelieerd aan de genoemde instellingen. Het klantdossier en de herzieningsregels zijn een operationeel model van Veryfy, geen wettelijk voorschrift.