Onboarding nowego klienta B2B: kontrole i karta klienta

W skrócie: zakładaj kartotekę nowego klienta B2B dopiero po pięciu kontrolach, wykonanych w tej kolejności: ważny numer VAT, dane do faktury elektronicznej (kod odbiorcy lub PEC), wypis z rejestru, beneficjent rzeczywisty wraz z protestami i postępowaniami, szacowany limit operacyjny. W karcie klienta zapisz datę kontroli, źródło, przydzielony limit i termin przeglądu; powtarzaj kontrolę co roku, gdy zamówienie przekracza ustalony próg i przy pierwszym opóźnieniu. W przypadku ważnych klientów monitoring, np. Sentinella, poinformuje cię o zmianach.

Dlaczego kontrole wykonuje się przed założeniem kartoteki?

Ponieważ po założeniu klient wchodzi w obieg: zamówienia, dostawy, faktury. Odroczenie płatności jest wtedy de facto już przyznane, a cofnięcie limitu jest trudniejsze niż jego nieprzyznanie. Jeśli kontrole są częścią procedury zakładania kartoteki, żaden nowy klient nie otrzyma kredytu bez przejścia przez nią.

Korzyść jest także po twojej stronie: gdy klient nie płaci, masz w ręku to, co kontrolowałeś, kiedy i z jakiego źródła. To pomaga zdecydować, czy dalej dostarczać (klient, który zawsze płaci z opóźnieniem: czy warto dalej dostarczać?) i udokumentować swoje decyzje.

Jakie kontrole wykonuję przy nowym kliencie B2B i w jakiej kolejności?

Od najtańszej do najbardziej szczegółowej: jeśli wcześniejsza kontrola się nie powiedzie, zatrzymujesz się, nic nie wydając na kolejne.

1. Ważny numer VAT. Dla klienta włoskiego użyj usługi „Verifica partita IVA” Agenzia delle Entrate; dla klienta z innego kraju UE użyj VIES. Według Komisji Europejskiej VIES nie zwraca nazwy ani adresu powiązanych z numerem (może jedynie potwierdzić, czy podana przez ciebie nazwa i adres są zgodne) i zaleca zachowanie śladu walidacji. Jeśli nie masz numeru VAT, zacznij od jak go znaleźć na podstawie nazwy.
2. Dane do faktury elektronicznej. Poproś klienta o kod odbiorcy lub adres PEC, na który wysyłasz fakturę, i zapisz je: błędny adres opóźnia fakturę, a więc i płatność. Sprawdź, czy nazwa firmy zgadza się z tą przypisaną do numeru VAT.
3. Wypis z rejestru (visura). Potwierdź nazwę, siedzibę, formę prawną i przedmiot działalności. Zobacz wypis z rejestru czy raport wypłacalności: różnice.
4. Beneficjent rzeczywisty, protesty i postępowania upadłościowe. Kto kontroluje firmę i czy istnieją wyraźne sygnały niewypłacalności. Zobacz jak sprawdzić, kto naprawdę kontroluje spółkę oraz czym są protesty, obciążenia i postępowania upadłościowe.
5. Szacowany limit operacyjny. Kwota, którą możesz przyznać na podstawie bilansu, historii i sektora. Jak ją obliczyć: jak obliczyć limit kredytowy klienta handlowego.

Kto co robi: handlowiec czy administracja?

Rozdziel zadania według ról, a nie według osób: ten, kto pozyskuje klienta, nie jest tym, kto przyznaje kredyt.

Jeśli nie masz działu windykacji, procedura może zająć dziesięć minut: zobacz jak ustalić limit dla klienta MŚP bez działu kredytowego.

Jakie pola zapisuję w CRM lub systemie księgowym?

Niewiele pól, zawsze te same. To karta klienta, którą możesz odtworzyć w dowolnym CRM lub systemie, nawet w arkuszu kalkulacyjnym.

Szacowany limit to szacunek: zawsze przy liczbie zapisuj datę i źródło. Jeśli jakiejś informacji nie zweryfikowałeś, zostaw pole puste zamiast wpisywać wartość, która tylko wygląda wiarygodnie.

Kiedy powtarzam kontrole u klienta, który już współpracuje?

Ustal trzy zasady i zapisz je w procedurze.

• Odnowienie roczne: powtarzaj kontrole co najmniej raz w roku, a w każdym razie gdy pojawia się nowy bilans.
• Zamówienie powyżej progu: jeśli zamówienie przekracza przydzielony limit lub próg, który ustaliłeś, powtórz kontrolę przed jego przyjęciem. Zobacz jak obliczyć ekspozycję zamówienia.
• Pierwsze opóźnienie: przy pierwszej fakturze opłaconej z opóźnieniem przejrzyj limit i warunki. Sygnały, na które warto zwrócić uwagę, opisuje artykuł sygnały niewypłacalności klienta przed brakiem płatności.

Terminy, które tu podajemy, są twoimi wyborami, a nie obowiązkami ustawowymi: zapisz te, których naprawdę możesz dotrzymać.

Jak monitorować klientów w czasie?

Przy rocznym przeglądzie widzisz to, co się wydarzyło, a nie to, co się dzieje teraz. Dla klientów, którzy mają największy udział w twoich przychodach lub w twojej należności, stosuj monitoring: Sentinella kosztuje 39€ miesięcznie za 5 firm i informuje, gdy coś zmieni się w firmie, którą śledzisz. Gdy przychodzi powiadomienie, powtórz kontrolę, zaktualizuj kartę i zdecyduj, czy zmienić limit lub warunki. Przykład zarządzania klientem w trakcie realizacji zamówienia znajdziesz w artykule jak monitorować klienta w trakcie realizacji i dostawy.

Jak wpleść kontrole w procedurę zakładania kartoteki?

1. Umieść w kartotece pola z tabeli i uczyń je obowiązkowymi, zanim będzie można złożyć pierwsze zamówienie.
2. Określ progi: maksymalny limit, który administracja zatwierdza samodzielnie, oraz kwotę, powyżej której potrzebna jest zgoda kierownika.
3. Wpisz termin przeglądu już przy zakładaniu kartoteki, a nie po fakcie.
4. Dołącz lub przywołaj dokument kontroli: jeśli twój system tego nie umożliwia, w polu źródło zapisz, gdzie go zachowałeś.
5. Odstępstwo dopuszczaj tylko na piśmie i zapisuj je w uwagach.

Jeśli chcesz rozszerzyć procedurę na dostawców, w kwestii zaliczek zobacz jak sprawdzić wypłacalność dostawcy przed wpłaceniem zaliczki.

Dla księgowych. Jeśli wdrażasz u klienta procedurę zakładania kartotek, możesz zaproponować kartę klienta z tego przewodnika i korzystać z Veryfy do kontroli: bez abonamentu i bez rejestracji płacisz za pojedynczą kontrolę (Weryfikacja za 19€ dla ważnego nowego klienta) i zapisujesz dokument z datą i źródłem w teczce.

Źródła

• Your Europe, Check a VAT number (VIES) (dostęp 11/11/2026)
• Registro Imprese, Elenchi di imprese (dostęp 11/11/2026)
• ISTAT, Nota informativa congiunta sulla classificazione ATECO 2025 (dostęp 11/11/2026)

Veryfy nie jest powiązana z wymienionymi instytucjami. Karta klienta i zasady przeglądu to model operacyjny Veryfy, a nie wymóg ustawowy.