Alta de un nuevo cliente B2B: controles y ficha de cliente

En resumen: abre la ficha de un nuevo cliente B2B solo después de cinco controles, hechos en este orden: número de IVA válido, datos para la factura electrónica (código de destinatario o PEC), certificación registral, titular real con protestos y procedimientos, y descubierto operativo estimado. Registra en la ficha de cliente la fecha del control, la fuente, el descubierto asignado y la fecha de revisión; repite el control cada año, cuando el pedido supere el umbral que has fijado y ante el primer retraso. Para los clientes que más importan, un seguimiento como Sentinella te avisa si cambia algo.

¿Por qué hacer los controles antes de abrir la ficha?

Porque, una vez abierta, el cliente entra en el flujo: pedidos, entregas, facturas. En ese momento el aplazamiento ya está concedido de hecho, y retirar un descubierto es más difícil que negarlo. Si los controles forman parte del procedimiento de alta, ningún nuevo cliente recibe crédito sin haber pasado por ellos.

La ventaja también es tuya: cuando un cliente no paga, tienes a mano lo que habías comprobado, cuándo y con qué fuente. Te sirve para decidir si seguir suministrando (cliente que siempre paga con retraso: ¿conviene seguir suministrando?) y para documentar tus decisiones.

¿Qué controles hago a un nuevo cliente B2B y en qué orden?

Del más económico al más profundo: si un control inicial falla, te detienes sin gastar en los siguientes.

1. Número de IVA válido. Para un cliente italiano usa el servicio « Verifica partita IVA » de la Agenzia delle Entrate; para un cliente de otro país de la UE usa VIES. Según la Comisión Europea, VIES no devuelve el nombre ni la dirección asociados al número (solo puede confirmar si un nombre y una dirección que indiques tú coinciden) y aconseja conservar constancia de la validación. Si no tienes el número de IVA, parte de cómo encontrarlo a partir del nombre.
2. Datos para la factura electrónica. Pide al cliente el código de destinatario o la PEC a la que enviar la factura y regístralos: una dirección equivocada retrasa la factura, y con ella el pago. Comprueba que la razón social coincide con la del número de IVA.
3. Certificación registral. Confirma razón social, sede, forma jurídica y actividad. Consulta certificación registral o informe de solvencia: las diferencias.
4. Titular real, protestos y procedimientos concursales. Quién controla la empresa y si hay señales claras de insolvencia. Consulta cómo verificar quién controla realmente una sociedad y qué son los protestos, las anotaciones perjudiciales y los procedimientos concursales.
5. Descubierto operativo estimado. La cifra que puedes conceder en función del balance, la historia y el sector. Cómo se calcula: cómo calcular el descubierto comercial de un cliente.

¿Quién hace qué: comercial o administración?

Reparte las tareas por función, no por persona: quien trae al cliente no es quien concede el crédito.

Si no tienes departamento de crédito, el procedimiento puede durar diez minutos: consulta cómo decidir el descubierto de un cliente pyme sin departamento de crédito.

¿Qué campos registro en el CRM o en el software de gestión?

Pocos campos, siempre los mismos. Esta es una ficha de cliente que puedes reproducir en cualquier CRM o software de gestión, incluso en una hoja de cálculo.

Un descubierto estimado es una estimación: anota siempre junto a la cifra la fecha y la fuente. Si un dato no lo has verificado, deja el campo vacío en lugar de rellenarlo con un valor verosímil.

¿Cuándo repito los controles de un cliente ya activo?

Fija tres reglas y escríbelas en el procedimiento.

• Renovación anual: repite los controles al menos una vez al año, y en cualquier caso cuando se publique un nuevo balance.
• Pedido por encima del umbral: si un pedido supera el descubierto asignado o un umbral que hayas fijado, repite el control antes de aceptarlo. Consulta cómo calcular la exposición de un pedido.
• Primer retraso: ante la primera factura pagada con retraso, revisa el descubierto y las condiciones. Las señales que hay que mirar están en señales de insolvencia del cliente antes del impago.

Los plazos que aquí indicamos son decisiones tuyas, no obligaciones legales: escribe los que de verdad seas capaz de cumplir.

¿Cómo superviso a los clientes a lo largo del tiempo?

Con la revisión anual ves lo que ha pasado, no lo que está pasando. Para los clientes que más pesan en tu facturación o en tu crédito, usa un seguimiento: Sentinella cuesta 39€ al mes por 5 empresas y te avisa si cambia algo en una empresa que sigues. Cuando llega un aviso, repites el control, actualizas la ficha y decides si cambiar el descubierto o las condiciones. Un ejemplo de gestión durante un pedido en curso está en cómo supervisar a un cliente durante la fabricación y la entrega.

¿Cómo incluyo los controles en el procedimiento de alta?

1. Incluye en la ficha los campos de la tabla y hazlos obligatorios antes de poder realizar el primer pedido.
2. Define los umbrales: descubierto máximo que aprueba administración por sí sola, importe a partir del cual se necesita al responsable.
3. Escribe la fecha de revisión en el momento del alta, no después.
4. Adjunta o referencia el documento del control: si tu sistema no lo permite, anota en el campo de fuente dónde lo has guardado.
5. Haz una excepción solo por escrito y anótala en las notas.

Si quieres extender el procedimiento a los proveedores, para los anticipos consulta cómo verificar la solvencia de un proveedor antes de pagarle un anticipo.

Para los asesores fiscales. Si configuras para un cliente el procedimiento de alta de fichas, puedes proponer la ficha de cliente de esta guía y usar Veryfy para los controles: sin suscripción y sin registro, pagas cada control individual (el Verificación a 19€ para un nuevo cliente relevante) y guardas el documento con fecha y fuente en el expediente.

Fuentes

• Your Europe, Check a VAT number (VIES) (consultado el 11/11/2026)
• Registro Imprese, Listados de empresas (consultado el 11/11/2026)
• ISTAT, Nota informativa conjunta sobre la clasificación ATECO 2025 (consultado el 11/11/2026)

Veryfy no está afiliada a las instituciones citadas. La ficha de cliente y las reglas de revisión son un modelo operativo de Veryfy, no una prescripción normativa.