Yeni bir B2B müşterinin onboarding süreci: kontroller ve müşteri kartı
Güncelleme tarihi
Kısaca: yeni bir B2B müşterinin kaydını yalnızca beş kontrolden sonra açın, bu sırayla: geçerli KDV numarası, elektronik fatura bilgileri (alıcı kodu ya da PEC), visura, gerçek sahip ile protestolar ve prosedürler, tahmini operasyonel kredi limiti. Müşteri kartına kontrolün tarihini, kaynağını, atanan limiti ve revizyon vadesini kaydedin; kontrolü her yıl, sipariş belirlediğiniz eşiği aştığında ve ilk gecikmede tekrarlayın. Önemli müşteriler için Sentinella gibi bir izleme, bir şey değiştiğinde sizi uyarır.
Kaydı açmadan önce neden kontrol yapılmalı?
Çünkü kayıt açıldıktan sonra müşteri süreçlere girer: siparişler, teslimatlar, faturalar. O noktada vade fiilen verilmiş olur ve bir kredi limitini geri almak, vermemekten daha zordur. Kontroller kayıt açma sürecinin içinde yer alırsa, hiçbir yeni müşteri bu süreçten geçmeden kredi almaz.
Bu sizin de yararınızadır: bir müşteri ödemediğinde, neyi, ne zaman ve hangi kaynakla kontrol ettiğinizi elinizde bulundurursunuz. Tedarik etmeye devam edip etmeyeceğinize karar vermek için (her zaman geç ödeyen müşteri: tedarik etmeye devam etmek mantıklı mı?) ve kararlarınızı belgelemek için buna ihtiyacınız olur.
Yeni bir B2B müşteride hangi kontrolleri hangi sırayla yaparsınız?
En ucuzdan en ayrıntılıya doğru: ilk kontrol başarısız olursa, sonrakilere para harcamadan durursunuz.
- Geçerli KDV numarası. İtalyan bir müşteri için Agenzia delle Entrate'nin “Verifica partita IVA” hizmetini kullanın; başka bir AB ülkesindeki müşteri için VIES'i kullanın. Avrupa Komisyonu'na göre VIES, numaraya bağlı unvan ve adresi vermez (yalnızca sizin belirttiğiniz bir unvan ve adresin eşleşip eşleşmediğini doğrulayabilir) ve doğrulamanın izinin saklanmasını önerir. KDV numaranız yoksa, unvanından nasıl bulunur yazısından başlayın.
- Elektronik fatura bilgileri. Müşteriden faturanın gönderileceği alıcı kodunu ya da PEC adresini isteyin ve kaydedin: yanlış bir adres faturayı, dolayısıyla ödemeyi geciktirir. Unvanın KDV numarasındakiyle eşleştiğini kontrol edin.
- Visura. Unvanı, merkezi, hukuki biçimi ve faaliyeti doğrulayın. Bkz. ticaret sicili kaydı ya da ödeme gücü raporu: farklar.
- Gerçek sahip, protestolar ve toplu prosedürler. Şirketi kimin kontrol ettiği ve net iflas sinyali olup olmadığı. Bkz. bir şirketi gerçekte kimin kontrol ettiğini nasıl doğrularsınız ve protesto, olumsuz kayıt ve toplu prosedürler nedir.
- Tahmini operasyonel kredi limiti. Bilanço, geçmiş ve sektöre göre verebileceğiniz tutar. Nasıl hesaplanır: bir müşterinin ticari kredi limiti nasıl hesaplanır.
Kim neyi yapar: satış mı, yönetim mi?
Görevleri kişiye göre değil role göre bölün: müşteriyi getiren kişi kredi veren kişi olmamalıdır.
| Aşama | Kim yapar | Ne üretir |
|---|---|---|
| Veri toplama (unvan, KDV numarası, merkez, yetkili kişi) | Satış | Kayıt açma talebi |
| KDV numarası ve elektronik fatura bilgileri | Yönetim | Doğru ve faturalanabilir kayıt |
| Visura, gerçek sahip, protestolar ve prosedürler | Yönetim | Kaynak ve tarihle kontrol sonucu |
| Operasyonel kredi limiti ve ödeme koşulları | Yönetim, sorumlunun onayıyla | Atanan limit ve vadeler |
| Eşik üzerindeki sipariş ya da istisna talebi | Satış önerir, sorumlu karar verir | Yazılı yetki |
Bir alacak biriminiz yoksa süreç on dakikada tamamlanabilir: bkz. alacak birimi olmayan bir KOBİ müşterisinin kredi limiti nasıl belirlenir.
CRM ya da muhasebe yazılımına hangi alanları kaydederim?
Az sayıda alan, hep aynı. Bu, herhangi bir CRM ya da muhasebe yazılımında, hatta bir hesap tablosunda yeniden oluşturabileceğiniz bir müşteri kartıdır.
| Alan | Ne yazarsınız | Neden gerekli |
|---|---|---|
| Unvan ve KDV numarası | Visura'da göründükleri şekilde | Aynı isimli şirketleri ve yanlış faturalanmış belgeleri önler |
| KDV numarası doğrulama sonucu | Geçerli ya da geçersiz, tarih, kanal (Agenzia delle Entrate ya da VIES) | Kontrolün kanıtı |
| Alıcı kodu ya da PEC | Müşterinin verdiği | Elektronik faturanın teslim edildiğini gösterir |
| Kontrol tarihi | gg/aa/yyyy | Bilginin ne kadar eski olduğunu söyler |
| Kaynak | Visura, Veryfy raporu, yurt dışı sicil | Verinin nereden geldiğini söyler |
| Gerçek sahip | Ad ve kaynak | Kiminle çalıştığınızı bilirsiniz |
| Protestolar ve toplu prosedürler | Sonuç ve tarih | Net iflas sinyalleri |
| Atanan operasyonel kredi limiti | Tutar ve onaylayan kişi | Yeni siparişler için sınır |
| Ödeme koşulları | Gün, yöntem, varsa avans | Kredi limitiyle tutarlılık |
| Revizyon vadesi | Kontrolleri yeniden yapacağınız tarih | Kredi limiti sonsuza dek aynı kalmaz |
| Notlar ve istisnalar | Prosedür dışında verilenler | Kararların geçmişi |
Tahmini bir kredi limiti bir tahmindir: sayının yanına her zaman tarihi ve kaynağı yazın. Bir veriyi doğrulamadıysanız, alanı makul görünen bir değerle doldurmak yerine boş bırakın.
Mevcut bir müşteriyi ne zaman yeniden kontrol ederim?
Üç kural belirleyin ve prosedüre yazın.
- Yıllık yenileme: kontrolleri en az yılda bir kez, ayrıca yeni bir bilanço yayımlandığında tekrarlayın.
- Eşik üzerindeki sipariş: bir sipariş atanan kredi limitini ya da belirlediğiniz bir eşiği aşarsa, kabul etmeden önce kontrolü yeniden yapın. Bkz. bir siparişin maruziyeti nasıl hesaplanır.
- İlk gecikme: geciken ilk faturada kredi limitini ve koşulları gözden geçirin. Bakılacak sinyaller bir müşterinin ödeme yapmamasından önceki iflas sinyalleri yazısındadır.
Burada belirttiğiniz süreler sizin tercihlerinizdir, yasal zorunluluk değildir: gerçekten uygulayabileceğiniz süreleri yazın.
Müşterileri zaman içinde nasıl izlerim?
Yıllık revizyonla olanı görürsünüz, olmakta olanı değil. Cirolarınızda ya da alacaklarınızda en çok ağırlığı olan müşteriler için bir izleme kullanın: Sentinella 5 şirket için ayda 39€ tutar ve takip ettiğiniz bir şirkette bir şey değişirse sizi uyarır. Uyarı geldiğinde kontrolü yeniden yapın, kartı güncelleyin ve limit ya da koşulları değiştirip değiştirmeyeceğinize karar verin. Devam eden bir sipariş sırasında bunun bir örneği için bkz. üretim ve teslimat sırasında bir müşteri nasıl izlenir.
Kontrolleri kayıt açma sürecine nasıl eklerim?
- Tablodaki alanları müşteri kaydına ekleyin ve ilk siparişi verebilmeden önce zorunlu hale getirin.
- Eşikleri belirleyin: yönetimin tek başına onayladığı en yüksek limit, sorumlunun gerektiği tutar.
- Revizyon vadesini kaydın açıldığı anda yazın, sonra değil.
- Kontrol belgesini ekleyin ya da çağırın: sisteminiz buna izin vermiyorsa, kaynak alanına nerede kaydettiğinizi yazın.
- İstisnayı yalnızca yazılı olarak yapın ve notlara yazın.
Süreci tedarikçilere de genişletmek isterseniz, avanslar için bkz. bir tedarikçiye avans ödemeden önce ödeme gücü nasıl doğrulanır.
Mali müşavirler için. Bir müşteriniz için kayıt açma sürecini kuruyorsanız, bu rehberdeki müşteri kartını önerebilir ve kontroller için Veryfy'ı kullanabilirsiniz: abonelik ve kayıt olmadan yalnızca tek kontrolü ödersiniz (önemli bir yeni müşteri için 19€'luk Doğrulama) ve belgeyi tarih ve kaynağıyla dosyaya kaydedersiniz.
Kaynaklar
- Your Europe, Check a VAT number (VIES) (11/11/2026 tarihinde incelendi)
- Registro Imprese, Şirket listeleri (11/11/2026 tarihinde incelendi)
- ISTAT, ATECO 2025 sınıflandırması hakkında ortak bilgi notu (11/11/2026 tarihinde incelendi)
Veryfy, anılan kurumlarla bağlantılı değildir. Müşteri kartı ve revizyon kuralları Veryfy'ın operasyonel bir modelidir, yasal bir düzenleme değildir.
Sık sorulan sorular
Yeni bir B2B müşterinin kaydını açmadan önce hangi kontrolleri yapmalıyım?
Beş kontrol, bu sırayla: KDV numarasının geçerliliği (Agenzia delle Entrate ya da VIES), elektronik fatura için alıcı kodu ya da PEC, visura, gerçek sahip ile protestolar ve toplu prosedürler, tahmini operasyonel kredi limiti. İlk kontrol başarısız olursa, sonrakilere para harcamadan durursunuz.
VIES, başka bir AB ülkesindeki bir müşteri hakkında ne döndürür?
KDV numarasının topluluk içi işlemler için kayıtlı olup olmadığını söyler. Numaraya bağlı unvan ve adresi vermez: yalnızca sizin belirttiğiniz bir unvan ve adresin eşleşip eşleşmediğini doğrulayabilir. Avrupa Komisyonu, doğrulamanın izini saklamayı önerir.
Müşteri kartına hangi alanları kaydetmeliyim?
Ticaret unvanı ve KDV numarası, KDV doğrulama sonucu, alıcı kodu ya da PEC, kontrolün tarihi ve kaynağı, gerçek sahip, protestolar ve prosedürlerin sonucu, atanan operasyonel kredi limiti ve onaylayan kişi, ödeme koşulları, revizyon vadesi ve istisnalara dair notlar.
Bir müşteriyi ne sıklıkla yeniden kontrol etmeliyim?
En az yılda bir kez, yeni bir bilanço yayımlandığında, bir sipariş kredi limitini ya da kendi belirlediğiniz eşiği aştığında ve geciken ilk faturada. Bunlar sizin operasyonel kurallarınızdır, yasal zorunluluk değildir: uygulayabileceğiniz kuralları yazın.
Revizyonlar arasında müşterileri nasıl takip edebilirim?
Sentinella ile: 5 şirket için ayda 39€ tutar ve takip ettiğiniz bir şirkette bir şey değişirse sizi uyarır. Uyarı geldiğinde kontrolü yeniden yapın, kartı güncelleyin ve kredi limitini ya da koşulları değiştirip değiştirmeyeceğinize karar verin.
Belirli bir şirketi doğrulamak ister misiniz?
Maruziyet limiti, gerçek faydalanıcı ve dikkat sinyalleri, birkaç dakikada.
Müşterilerinizi Sentinella ile izleyin