Kredietbeleid voor mkb-bedrijven: de 8 regels om op te schrijven over krediet, uitstel en aanmaningen

In het kort: een kredietbeleid is een kort document dat vastlegt hoe je bedrijf krediet aan klanten verleent, bewaakt en incasseert: wie het krediet toekent, welke controles vooraf nodig zijn, welke betalingsvoorwaarden elke risicogroep krijgt, wanneer je aanmaant en wanneer je de leveringen stopt. In een mkb-bedrijf zonder kredietafdeling volstaan acht regels op één of twee pagina's. Ze dienen om snel te beslissen, om zonder discussie nee te zeggen en om een passende organisatie aan te tonen volgens artikel 2086 van het Italiaanse burgerlijk wetboek (codice civile).

Waarom heeft een mkb-bedrijf een kredietbeleid nodig?

Omdat zonder regels het krediet wordt toegekend door wie haast heeft om de order rond te krijgen. De verkoper wil de klant, de administratie wil incasseren, de eigenaar beslist geval per geval. Een geschreven beleid verlegt de discussie van «vertrouw ik hem?» naar «past hij binnen de regels?».

Er is ook een wettelijke reden. Artikel 2086 van het burgerlijk wetboek vraagt de ondernemer die in de vorm van een vennootschap of een collectieve vennootschap actief is om een organisatorische, administratieve en boekhoudkundige structuur die past bij de aard en de omvang van de onderneming, ook om een crisis tijdig op te merken. De Codice della crisi (artikel 3) voegt daaraan toe dat die structuren onevenwichtigheden in economisch-financieel opzicht moeten kunnen signaleren. Vorderingen op klanten zijn vaak de grootste post van de activa van een mkb-bedrijf: ze met geschreven regels beheren is een onderdeel van die structuur.

De 8 regels om op schrift te zetten

1. Wie beslist en tot welk bedrag

Leg vast wie krediet kan toekennen en tot welk bedrag. Voorbeeld: de verkoper tot 5.000 €, de administratie tot 30.000 €, daarboven beslist de eigenaar. De bedragen kies jij op basis van je omzet; het belangrijkste is dat ze op papier staan.

2. Welke controles vóór de eerste order

Het detail van de controles bij een nieuwe klant staat in de gids over kredietwaardigheid van een nieuwe B2B-klant.

3. Betalingsvoorwaarden per risicogroep

Koppel de risicoklasse van de klant aan de voorwaarden, zodat niemand ze zelf hoeft te verzinnen:

Hoe je de klasse leest: zakelijke creditscore. Hoe je het bedrag vaststelt: kredietlimiet.

4. Maximaal uitstel en contractclausules

Het D.Lgs. 231/2002 stelt de wettelijke termijn op 30 dagen. Tussen bedrijven kun je er een langere overeenkomen, maar boven de 60 dagen moet die uitdrukkelijk worden overeengekomen, schriftelijk worden bewezen en mag hij niet ernstig onbillijk zijn voor de verkoper (artikel 4). Als jij een PMI bent en de klant niet, wordt een clausule boven de 60 dagen geacht ernstig onbillijk te zijn (artikel 7, lid 4-bis). Schrijf in het beleid het maximale uitstel op dat je accepteert en de clausules die het contract of de algemene voorwaarden altijd moeten bevatten: termijn, verwijlrente, eigendomsvoorbehoud als je goederen verkoopt, bevoegde rechtbank.

5. Wanneer het krediet herzien

Bijvoorbeeld: bij elke nieuwe jaarrekening die wordt gedeponeerd, bij elke order boven het krediet, bij de eerste vertraging van meer dan 30 dagen, wanneer vennoten, bestuurders of zetel van de klant veranderen.

6. De aanmaningskalender

1. Vriendelijke herinnering enkele dagen vóór de vervaldag, voor nieuwe klanten of klanten met eerdere vertragingen.
2. Eerste aanmaning enkele dagen na de vervaldag, met een kopie van de factuur.
3. Telefoontje van de eigenaar of de administratie na 30 dagen.
4. Schriftelijke ingebrekestelling via PEC (gecertificeerde e-mail), met verzoek om de verwijlrente en de 40 € forfaitair volgens artikel 6 van D.Lgs. 231/2002.
5. Overdracht aan de advocaat of het invorderingsbureau op een datum die je vooraf vastlegt, niet wanneer je boos wordt.

7. Wanneer de leveringen stopzetten

Leg de drempel vooraf vast: bijvoorbeeld een achterstand van meer dan 60 dagen of een blootstelling boven het krediet. Als de financiële positie van de klant de betaling duidelijk in gevaar brengt, staat artikel 1461 van het burgerlijk wetboek je toe de prestatie op te schorten, tenzij je een passende zekerheid krijgt. Documenteer altijd de feiten waarop je je baseert.

8. Wie controleert en hoe vaak

Kijk één keer per maand naar drie cijfers: vervallen vorderingen per vertragingsgroep, de tien grootste blootstellingen per klant en de DSO. Als één van de drie twee maanden achter elkaar verslechtert, moet het beleid strikter worden toegepast.

Een model om over te nemen

Je kunt van dit schema vertrekken en de bedragen aanpassen:

• Toepassingsgebied: geldt voor alle verkopen met uitgestelde betaling.
• Verantwoordelijken: [naam] tot [bedrag]; [naam] tot [bedrag]; daarboven de eigenaar.
• Controles: onder [drempel] negatieve vermeldingen en anti-fraudecontrole; boven [drempel] volledig rapport; boven [hoge drempel] ook jaarrekening en bewaking.
• Voorwaarden: tabel risicogroepen → uitstel, aanbetaling, zekerheid.
• Maximaal uitstel: [dagen], behoudens schriftelijke afwijking van de eigenaar.
• Herziening krediet: nieuwe jaarrekening, order boven het krediet, vertraging van meer dan [dagen], wijzigingen in vennootschap.
• Aanmaningen: kalender op [dagen] na de vervaldag.
• Stopzetten leveringen: achterstand van meer dan [dagen] of blootstelling boven het krediet.
• Maandelijkse controle: vervallen per groep, top 10 blootstellingen, DSO.

Heb je weinig tijd, begin dan met de gids over het krediet van een klant bepalen in 10 minuten en met het overzicht over het handelskredietrisico.

Bronnen

• Codice civile, art. 2086 en art. 1461 (Normattiva)
• D.Lgs. 14/2019, art. 3 (Normattiva, gelezen op 11/11/2026)
• D.Lgs. 231/2002, artt. 4, 6 en 7 (Normattiva, gelezen op 11/11/2026)