Polityka kredytowa MŚP: 8 zasad do spisania dotyczących fido, terminów płatności i upomnień

W skrócie: polityka kredytowa to krótki dokument, który określa, w jaki sposób twoja firma udziela, nadzoruje i odzyskuje kredyt udzielony klientom: kto decyduje o fido, jakie kontrole przeprowadzić wcześniej, jakie warunki płatności oferować każdej kategorii ryzyka, kiedy wysyłać upomnienia i kiedy wstrzymać dostawy. W MŚP bez działu należności wystarczy osiem zasad na jednej lub dwóch stronach. Służą do szybkiego podejmowania decyzji, odmawiania bez dyskusji za każdym razem i wykazania odpowiedniej struktury zgodnie z art. 2086 kodeksu cywilnego.

Dlaczego MŚP potrzebuje polityki kredytowej?

Ponieważ bez zasad o fido decyduje ten, kto spieszy się z zamknięciem zamówienia. Handlowiec chce klienta, dział administracji chce zainkasować, właściciel decyduje od przypadku do przypadku. Spisana polityka przenosi dyskusję z pytania «czy mogę zaufać?» na pytanie «czy to mieści się w zasadach?».

Jest też powód prawny. Artykuł 2086 kodeksu cywilnego wymaga od przedsiębiorcy prowadzącego działalność w formie spółki lub spółki osobowej odpowiedniej struktury organizacyjnej, administracyjnej i księgowej, dostosowanej do charakteru i wielkości firmy, także po to, by z wyprzedzeniem wykryć kryzys. Kodeks kryzysu przedsiębiorstwa (art. 3) dodaje, że te struktury mają pozwalać na wykrywanie nierównowag ekonomiczno-finansowych. Należności od klientów są często największą pozycją aktywów MŚP: zarządzanie nimi za pomocą spisanych zasad jest częścią tej struktury.

8 zasad do spisania

1. Kto decyduje i do jakiej kwoty

Wskaż, kto może przyznać fido i do jakiej kwoty. Przykład: handlowiec do 5 000 €, dział administracji do 30 000 €, powyżej decyduje właściciel. Kwoty wybierasz według własnego obrotu; ważne, by były spisane.

2. Jakie kontrole przed pierwszym zamówieniem

Przewidywana ekspozycja	Minimalne kontrole
Niska (twój próg)	Aktywny numer VAT, kontrola antyoszustwowa adresu e-mail i IBAN, brak negatywności
Średnia	Raport z ratingiem, szacowanym fido, beneficjentem rzeczywistym, protestami i sygnałami niewypłacalności
Wysoka	Także bilans, nieruchomości na firmę i powiązania kapitałowe; nadzór po pierwszym zamówieniu

Szczegóły kontroli nowego klienta znajdziesz w przewodniku o wiarygodności kredytowej nowego klienta B2B.

3. Warunki płatności według poziomu ryzyka

Powiąż klasę ryzyka klienta z warunkami, aby nikt nie musiał ich wymyślać:

Kategoria	Typowe warunki
Niskie ryzyko	Standardowy termin płatności firmy
Średnie ryzyko	Krótszy termin lub zaliczka; obniżone fido
Wysokie ryzyko lub brak danych	Płatność z góry, przy dostawie lub z gwarancją
Postępowanie upadłościowe lub niedawne protesty	Wyłącznie płatność z góry

Jak czytać klasę: credit score firmy. Jak ustalić kwotę: limit kredytowy.

4. Maksymalny termin i klauzule w umowie

D.Lgs. 231/2002 ustala ustawowy termin na 30 dni. Między firmami można uzgodnić dłuższy, ale powyżej 60 dni musi on zostać wyraźnie uzgodniony, udokumentowany na piśmie i nie może być rażąco nieuczciwy dla sprzedawcy (art. 4). Jeśli jesteś MŚP, a klient nim nie jest, klauzula powyżej 60 dni domniemywa się rażąco nieuczciwą (art. 7 ust. 4-bis). W polityce zapisz maksymalny termin, jaki akceptujesz, oraz klauzule, które umowa lub ogólne warunki muszą zawsze zawierać: termin, odsetki za opóźnienie, zastrzeżenie własności, jeśli sprzedajesz towary, sąd właściwy.

5. Kiedy przejrzeć fido

Na przykład: przy każdym nowo złożonym bilansie, przy każdym zamówieniu powyżej fido, przy pierwszym opóźnieniu ponad 30 dni, gdy zmieniają się wspólnicy, członkowie zarządu lub siedziba klienta.

6. Harmonogram upomnień

1. Grzeczne przypomnienie kilka dni przed terminem, w przypadku nowych klientów lub klientów z wcześniejszymi opóźnieniami.
2. Pierwsze upomnienie kilka dni po terminie, z kopią faktury.
3. Telefon od właściciela lub działu administracji po 30 dniach.
4. Pisemne wezwanie (diffida) przez PEC (certyfikowaną pocztę elektroniczną) z żądaniem odsetek za opóźnienie i 40 € ryczałtem przewidzianym w art. 6 D.Lgs. 231/2002.
5. Przekazanie sprawy kancelarii lub firmie windykacyjnej w dniu ustalonym wcześniej, a nie wtedy, gdy się zdenerwujesz.

7. Kiedy wstrzymać dostawy

Ustal z góry próg: na przykład zaległość powyżej 60 dni lub ekspozycja powyżej fido. Jeśli sytuacja majątkowa klienta wyraźnie zagraża zapłacie, art. 1461 kodeksu cywilnego pozwala ci wstrzymać świadczenie, chyba że otrzymasz odpowiednią gwarancję. Zawsze dokumentuj fakty, na których się opierasz.

8. Kto kontroluje i jak często

Raz w miesiącu sprawdzaj trzy wskaźniki: należności przeterminowane według przedziałów opóźnienia, dziesięciu największych klientów według ekspozycji oraz DSO. Jeśli którykolwiek z nich pogarsza się przez dwa miesiące z rzędu, politykę należy stosować ostrzej.

Wzór do skopiowania

Możesz wyjść od tego schematu i dostosować kwoty:

• Zakres: dotyczy wszystkich sprzedaży z płatnością odroczoną.
• Odpowiedzialni: [imię] do [kwoty]; [imię] do [kwoty]; powyżej właściciel.
• Kontrole: poniżej [próg] negatywność i kontrola antyoszustwowa; powyżej [próg] pełny raport; powyżej [wysoki próg] także bilans i nadzór.
• Warunki: tabela kategorii ryzyka → termin, zaliczka, gwarancja.
• Maksymalny termin: [dni], chyba że właściciel wyrazi na piśmie zgodę na odstępstwo.
• Przegląd fido: nowy bilans, zamówienie powyżej fido, opóźnienie powyżej [dni], zmiany w strukturze spółki.
• Upomnienia: harmonogram po [dniach] od terminu.
• Wstrzymanie dostaw: zaległość powyżej [dni] lub ekspozycja powyżej fido.
• Kontrola miesięczna: zaległości według przedziałów, top 10 ekspozycji, DSO.

Jeśli masz mało czasu, zacznij od przewodnika jak ustalić fido klienta w 10 minut oraz od ogólnego obrazu ryzyka kredytowego handlowego.

Źródła

• Kodeks cywilny, art. 2086 i art. 1461 (Normattiva)
• D.Lgs. 14/2019, art. 3 (Normattiva, odczytano 11.11.2026)
• D.Lgs. 231/2002, art. 4, 6 i 7 (Normattiva, odczytano 11.11.2026)