Kreditpolitik für KMU: die 8 Regeln, die Sie zu Limits, Zahlungszielen und Mahnungen festhalten sollten

Kurz gesagt: Eine Kreditpolitik ist ein kurzes Dokument, das festlegt, wie Ihr Unternehmen den Kundenkredit gewährt, überwacht und eintreibt: wer das Limit festlegt, welche Prüfungen vorab stattfinden, welche Zahlungsbedingungen je Risikoklasse gelten, wann gemahnt und wann die Lieferungen gestoppt werden. In einem KMU ohne Kreditabteilung genügen acht Regeln auf ein bis zwei Seiten. Sie dienen dazu, schnell zu entscheiden, ohne jedes Mal zu diskutieren Nein zu sagen und einen angemessenen Organisationsrahmen gemäß Artikel 2086 des Codice civile nachzuweisen.

Warum braucht ein KMU eine Kreditpolitik?

Weil ohne Regeln das Limit von demjenigen festgelegt wird, der den Auftrag möglichst schnell abschließen will. Der Vertrieb will den Kunden, die Verwaltung will kassieren, der Inhaber entscheidet von Fall zu Fall. Eine schriftliche Politik verlagert die Diskussion von „Vertraue ich ihm?“ zu „Passt es in die Regeln?“.

Es gibt auch einen gesetzlichen Grund. Artikel 2086 des Codice civile verlangt vom Unternehmer, der in Gesellschaftsform oder als Personengesellschaft tätig ist, eine Organisations-, Verwaltungs- und Buchhaltungsstruktur, die der Art und Größe des Unternehmens angemessen ist, auch um eine Krise rechtzeitig zu erkennen. Das Codice della crisi (Artikel 3) ergänzt, dass diese Strukturen wirtschaftlich-finanzielle Ungleichgewichte erkennbar machen müssen. Forderungen gegenüber Kunden sind bei einem KMU oft der größte Posten der Aktiva: Sie mit schriftlichen Regeln zu steuern, gehört zu dieser Struktur.

Die 8 Regeln, die man schriftlich festhalten sollte

1. Wer entscheidet und bis zu welcher Summe

Legen Sie fest, wer ein Limit gewähren kann und bis zu welchem Betrag. Beispiel: der Vertrieb bis 5.000 €, die Verwaltung bis 30.000 €, darüber entscheidet der Inhaber. Die Summen wählen Sie anhand Ihres Umsatzes; wichtig ist, dass sie schriftlich festgehalten sind.

2. Welche Prüfungen vor dem ersten Auftrag

Die Einzelheiten der Prüfung eines neuen Kunden stehen im Leitfaden zur Bonität eines neuen B2B-Kunden.

3. Zahlungsbedingungen je Risikoklasse

Verknüpfen Sie die Risikoklasse des Kunden mit den Bedingungen, damit niemand sie erfinden muss:

So lesen Sie die Klasse: Unternehmens-Credit-Score. So legen Sie den Betrag fest: Kreditlimit.

4. Höchstes Zahlungsziel und Vertragsklauseln

Das D.Lgs. 231/2002 legt die gesetzliche Frist auf 30 Tage fest. Zwischen Unternehmen können Sie eine längere vereinbaren, doch über 60 Tage muss sie ausdrücklich vereinbart, schriftlich nachweisbar und darf für den Verkäufer nicht grob unbillig sein (Artikel 4). Sind Sie ein KMU und der Kunde nicht, wird eine Klausel über 60 Tage als grob unbillig vermutet (Artikel 7, Absatz 4-bis). Halten Sie in der Politik das maximale Zahlungsziel fest, das Sie akzeptieren, sowie die Klauseln, die der Vertrag oder die Allgemeinen Geschäftsbedingungen stets enthalten müssen: Frist, Verzugszinsen, Eigentumsvorbehalt, falls Sie Waren verkaufen, Gerichtsstand.

5. Wann das Limit überprüft wird

Zum Beispiel: bei jedem neu hinterlegten Jahresabschluss, bei jedem Auftrag über dem Limit, beim ersten Verzug von mehr als 30 Tagen, wenn sich Gesellschafter, Geschäftsführer oder Sitz des Kunden ändern.

6. Der Mahnplan

1. Freundliche Erinnerung einige Tage vor der Fälligkeit, für neue Kunden oder bei früheren Verzügen.
2. Erste Mahnung wenige Tage nach der Fälligkeit, mit Kopie der Rechnung.
3. Anruf des Inhabers oder der Verwaltung nach 30 Tagen.
4. Schriftliche Inverzugsetzung per PEC (zertifizierte E-Mail) mit der Forderung nach Verzugszinsen und den 40 € Pauschale gemäß Artikel 6 des D.Lgs. 231/2002.
5. Übergabe an den Rechtsanwalt oder an ein Inkassounternehmen zu einem Termin, den Sie vorher festlegen, nicht dann, wenn Sie verärgert sind.

7. Wann die Lieferungen gestoppt werden

Legen Sie die Schwelle im Voraus fest: zum Beispiel Rückstand über 60 Tage oder Engagement über dem Limit. Wenn die Vermögenslage des Kunden die Zahlung offensichtlich gefährdet, erlaubt Ihnen Artikel 1461 des Codice civile, die Leistung auszusetzen, sofern Ihnen keine geeignete Sicherheit gestellt wird. Dokumentieren Sie stets die Tatsachen, auf die Sie sich stützen.

8. Wer kontrolliert und wie oft

Einmal im Monat prüfen Sie drei Zahlen: fällige Forderungen nach Verzugsstufe, die zehn größten Engagements und den DSO. Wenn sich eine der drei zwei Monate in Folge verschlechtert, wird die Politik strenger angewendet.

Eine Vorlage zum Übernehmen

Sie können von diesem Schema ausgehen und die Zahlen anpassen:

• Geltungsbereich: gilt für alle Verkäufe mit gestundeter Zahlung.
• Verantwortliche: [Name] bis [Betrag]; [Name] bis [Betrag]; darüber der Inhaber.
• Prüfungen: unter [Schwelle] Negatività und Betrugsprüfung; über [Schwelle] vollständiger Bericht; über [hohe Schwelle] zusätzlich Jahresabschluss und Überwachung.
• Bedingungen: Tabelle Risikoklassen → Zahlungsziel, Anzahlung, Sicherheit.
• Höchstes Zahlungsziel: [Tage], außer bei schriftlicher Ausnahme durch den Inhaber.
• Überprüfung des Limits: neuer Jahresabschluss, Auftrag über dem Limit, Verzug über [Tage], gesellschaftsrechtliche Änderungen.
• Mahnungen: Kalender mit [Tage] nach der Fälligkeit.
• Lieferstopp: Rückstand über [Tage] oder Engagement über dem Limit.
• Monatliche Kontrolle: Rückstände nach Stufen, Top 10 Engagements, DSO.

Wenn Sie wenig Zeit haben, beginnen Sie mit dem Leitfaden, das Limit eines Kunden in 10 Minuten festzulegen, und mit dem Überblick zum Forderungsrisiko im Handelskredit.

Quellen

• Codice civile, Art. 2086 und Art. 1461 (Normattiva)
• D.Lgs. 14/2019, Art. 3 (Normattiva, abgerufen am 11.11.2026)
• D.Lgs. 231/2002, Art. 4, 6 und 7 (Normattiva, abgerufen am 11.11.2026)