Qui peut signer pour une société : représentant légal, administrateur, fondé de pouvoir

En bref : dans une srl ou une spa, le pouvoir de signer au nom de la société appartient, en règle générale, aux administrateurs auxquels les statuts ou la nomination attribuent la représentation (art. 2475-bis et 2384 c.c.) ; d'autres personnes ne signent que si elles disposent d'une procuration. La visura du Registre des entreprises (Registro Imprese) mentionne les administrateurs avec leurs pouvoirs, mais ne prouve pas à elle seule que la personne en face de vous peut signer ce contrat.

Qui peut signer un contrat pour une srl ou une spa ?

Peut signer celui qui a le pouvoir de représenter la société : en règle générale un administrateur auquel les statuts ou la délibération de nomination attribuent la représentation, ou un fondé de pouvoir muni d'une procuration.

Pour la srl, l'art. 2475-bis c.c. dispose que les administrateurs ont la représentation générale de la société ; pour la spa, l'art. 2384 c.c. précise que le pouvoir de représentation attribué aux administrateurs par les statuts ou par la délibération de nomination est général. La représentation peut donc être confiée à tous les administrateurs, à certains seulement ou à une fonction précise (par exemple le président du conseil d'administration) : la règle concrète se trouve dans les statuts et dans la nomination.

Représentant légal, administrateur, fondé de pouvoir, institeur : quelle différence ?

L'administrateur gère la société, le représentant légal l'engage envers les tiers, le fondé de pouvoir agit en vertu d'une procuration, l'institeur (institore) est préposé à l'exploitation de l'entreprise ou d'une de ses branches.

• Administrateur unique : une seule personne administre la société, en règle générale avec la représentation.
• Conseil d'administration : plusieurs administrateurs ; les statuts peuvent confier la représentation à tous, à certains ou au seul président, et prévoir qu'ils agissent seuls (séparément) ou ensemble (conjointement).
• Administrateur délégué : un administrateur auquel le conseil confie des fonctions de gestion ; ses pouvoirs dépendent de la délégation et des statuts : ils doivent être lus, non présumés.
• Fondé de pouvoir : n'est pas administrateur ; il agit pour la société uniquement dans les limites de la procuration reçue. La procuration générale couvre un ensemble large d'affaires, la procuration spéciale un acte isolé ou une catégorie définie d'actes.
• Institeur (institore) : selon l'art. 2203 c.c., c'est la personne préposée par le titulaire à l'exploitation d'une entreprise commerciale ; la préposition peut être limitée à un siège secondaire ou à une branche de l'entreprise. Selon l'art. 2204 c.c., il peut accomplir tous les actes relatifs à l'exploitation de cette entreprise, sous réserve des limitations de la procuration, mais ne peut aliéner ni hypothéquer les immeubles du préposant sans autorisation expresse.

Que montre la visura camerale sur les pouvoirs de signature ?

La visura ordinaire du Registre des entreprises mentionne, selon la Chambre de commerce de Chieti-Pescara, les membres de l'organe d'administration et leurs pouvoirs, les titulaires d'autres fonctions ou qualités, et les associés. C'est un document informatif, sur papier libre, sans valeur légale.

Il existe aussi des certificats camerali : le certificat d'inscription abrégé avec pouvoirs personnels, expliquent les Chambres de commerce, peut mentionner le nom d'un administrateur ou d'un fondé de pouvoir avec ses pouvoirs, là où ils sont précisés dans le Registre des entreprises. Le point clé est ce « là où ils sont précisés » : le Registre montre ce qui a été déposé et inscrit.

Les procurations figurent-elles toujours au Registre des entreprises ?

Non, il ne faut pas le tenir pour acquis. L'art. 2206 c.c. prévoit le dépôt, aux fins de l'inscription, de la procuration institoriale avec signature authentifiée ; pour les autres procurations, le fait qu'elles n'apparaissent pas dans la visura ne signifie ni qu'elles n'existent pas, ni qu'elles sont valables.

Si la personne qui signe déclare agir comme fondé de pouvoir, la source à consulter est la procuration elle-même, et non la visura. Vérifiez aussi qu'elle est toujours en vigueur : l'art. 1396 c.c. prévoit que la modification et la révocation de la procuration doivent être portées à la connaissance des tiers par des moyens appropriés, sans quoi elles ne sont pas opposables, sauf preuve que ceux-ci les connaissaient au moment de la conclusion du contrat.

Les limitations aux pouvoirs des administrateurs valent-elles envers les tiers ?

En principe, non. Pour la srl, l'art. 2475-bis, alinéa 2, prévoit que les limitations aux pouvoirs des administrateurs qui résultent de l'acte constitutif ou de l'acte de nomination, même si elles sont publiées, ne sont pas opposables aux tiers, sauf s'il est prouvé que ceux-ci ont agi intentionnellement au détriment de la société ; pour la spa, l'art. 2384, alinéa 2, dit la même chose des limitations qui résultent des statuts ou d'une décision des organes compétents.

Pour celui qui s'apprête à signer, cela signifie que la limite écrite dans les statuts n'est pas automatiquement un problème pour vous. Mais la règle concerne les limitations aux pouvoirs des administrateurs : elle ne dit pas si la personne en face de vous dispose du pouvoir de représentation. Les effets d'un éventuel dépassement des limites relèvent de votre avocat.

Comment se protéger avant de signer avec une société ?

Demandez une visura à jour, vérifiez que le signataire est administrateur avec représentation et, s'il agit par procuration, demandez copie de la procuration. C'est une pratique de bon sens, non un conseil juridique : les formules et clauses à insérer doivent être rédigées par votre avocat.

1. Visura à jour : comparez le nom du signataire avec les administrateurs et les pouvoirs indiqués, en contrôlant la date du document.
2. Procuration : si un fondé de pouvoir signe, l'art. 1393 c.c. vous permet d'exiger qu'il justifie de ses pouvoirs et, si la représentation résulte d'un acte écrit, qu'il vous en remette une copie signée par lui.
3. Délibération ou décision : pour les actes importants, vous pouvez demander l'extrait de la délibération de l'organe compétent qui autorise l'opération ; s'il est réellement nécessaire, c'est à votre avocat de le dire.
4. Qui contrôle : comparez signataire et associés. Celui qui signe et celui qui contrôle ne coïncident souvent pas : voir le guide sur le bénéficiaire effectif.
5. Signaux d'alerte : protêts, procédures collectives et bilan, comme dans la due diligence sur le partenaire commercial.

Que vérifie Veryfy sur le signataire, et que ne vérifie-t-il pas ?

Le rapport Veryfy montre les représentants légaux et les associés détenant au moins 25% du capital, avec leur fonction telle qu'elle résulte de la source et leur part. Il ne vérifie ni procurations, ni délégations, ni limitations de pouvoirs. Ce n'est pas un avis juridique sur la validité d'un acte.

Pour les personnes ayant une fonction ou une part significative, le rapport indique aussi les fonctions dans d'autres entreprises (formules Décision et Instruction), avec la source Registre des entreprises et la date de la donnée. La preuve du pouvoir de signature reste dans les documents que vous demandez à la contrepartie. Pour approfondir une personne en particulier, voir le guide sur la due diligence concernant un associé ou un administrateur.