Due Diligence bei einem Gesellschafter oder Geschäftsführer als natürliche Person

Kurz gesagt: Bevor du einen neuen Gesellschafter in eine SRL [italienische GmbH] aufnimmst oder einen Geschäftsführer bestellst, kannst du die Person direkt prüfen, nicht nur das Unternehmen, an dem sie sich beteiligen will. Verfahren und Protesteinträge gegen die Person, bereits gehaltene Ämter und Beteiligungen in anderen Gesellschaften, auf ihren Namen lautende Immobilien: öffentliche Daten, die die gesellschaftsrechtliche Due Diligence ergänzen und zusammen mit dem Rest des Vorhabens gelesen werden sollten.

Der Unterschied zum wirtschaftlich Berechtigten eines bestehenden Unternehmens

Wenn du ein bestehendes Unternehmen prüfst, ergibt sich der wirtschaftlich Berechtigte bereits aus dem rekursiven Screening dieses Unternehmens. Siehe dazu den Leitfaden zum wirtschaftlich Berechtigten. Hier ist der Ausgangspunkt ein anderer: Du hast bereits Namen und Steuernummer einer bestimmten Person, etwa eines Gesellschafterkandidaten oder eines von einem Investor vorgeschlagenen Geschäftsführers, und willst sie direkt prüfen, noch bevor sie in einem Handelsregisterauszug der Gesellschaft auftaucht, die ihr gerade gründet oder ändert.

Was bei der direkten Prüfung der Person zutage tritt

• Ämter in anderen Unternehmen, abgesehen von dem, für das du die Person prüfst: ob sie anderswo bereits operative Rollen innehat, die mit der neuen Aufgabe um ihre Zeit oder Mittel konkurrieren könnten.
• Gesellschaftsbeteiligungen in anderen Unternehmen: auch Minderheitsbeteiligungen, die bei einem Screening des wirtschaftlich Berechtigten allein anhand der Kontrollschwelle (mehr als 25 % direktes Eigentum) nicht auftauchen würden.
• Protesteinträge und Insolvenzverfahren gegen die Person als natürliche Person: Eine frühere persönliche finanzielle Schwierigkeit wiegt auch dann, wenn die neue Gesellschaft noch keine eigene Geschichte hat.
• Auf den Namen lautende Immobilien (Catasto [Liegenschaftskataster], nationale Recherche): ein weiterer Vermögensumstand, der zusammen mit den übrigen Daten gelesen werden sollte.

Wann es sinnvoll ist, bei der Person statt beim Unternehmen anzusetzen

Ein Minderheitsgesellschafter, der mit einer Beteiligung von weniger als 25 % einsteigt, taucht nach dem Eigentumskriterium nicht als wirtschaftlich Berechtigter auf. Er kann dennoch eine erhebliche persönliche finanzielle Situation oder Ämter in anderen Gesellschaften in den Gesellschafterkreis einbringen, die einen Interessenkonflikt begründen. Ebenso taucht ein Geschäftsführer, den ein Gesellschafter oder ein Investor vorschlägt, bevor er bestellt ist, in keinem Handelsregisterauszug der Gesellschaft auf, die er leiten soll. In beiden Fällen bringt die direkte Prüfung der Person die Information zu einem Zeitpunkt, an dem sie für die Entscheidung noch nützlich ist, statt darauf zu warten, dass sie in einem Auszug erscheint.

Ein konkreter Fall: der Minderheitsgesellschafter und die Einlagen bei einer Kapitalerhöhung

Sieht eine Kapitalerhöhung vor, dass jeder Gesellschafter seinen anteiligen Betrag einzahlt, wiegt die persönliche finanzielle Solidität eines Minderheitsgesellschafters genauso schwer wie die eines Mehrheitsgesellschafters. Kann er seinen Anteil nicht einzahlen, nimmt die Gesellschaft weniger ein als geplant, oder die übrigen Gesellschafter müssen die Differenz ausgleichen, um ihre Beteiligung nicht zu verwässern. Protesteinträge, Verfahren und, in der erweiterten Stufe, auf den Namen lautende Immobilien des Gesellschafters vor dem Rechnen mit seiner Einlage zu prüfen, verschafft dir einen vorausschauenden Eindruck. Garantiert ist damit aber nicht, dass er den vereinbarten Betrag einzahlt: Es bleibt eine Verpflichtung, die der Gesellschafter erfüllen kann oder nicht, unabhängig von den heute verfügbaren öffentlichen Signalen.

Die Grenze dieser Prüfung

Sie ist nur zulässig, wenn der Zweck angegeben wird: „Due Diligence bei einem Gesellschafter oder Geschäftsführer im Rahmen eines laufenden gesellschaftsrechtlichen oder geschäftlichen Vorhabens“, nicht als allgemeine Prüfung irgendeiner Person. Sie ist keine Stellungnahme zur geeignetsten Gesellschaftsstruktur (Anteilsquoten, Gesellschaftervereinbarungen, Governance). Das bleibt Sache eines Notars oder eines Gesellschaftsrechtsberaters, für den diese Daten ein fundierter Ausgangspunkt sind, nicht ein Ersatz. Die Rechtsgrundlage, die Quellen und die Rechte der betroffenen Person findest du in der Datenschutzerklärung.