Wie Sie prüfen, ob ein Unternehmen wirklich existiert und aktiv ist, bevor Sie zahlen

Kurz gesagt: Die schnellste kostenlose Prüfung ist der Dienst Verifica partita IVA der Agenzia delle Entrate: Wenn Sie die Nummer eingeben, erhalten Sie den Status (aktiv, ausgesetzt oder geschlossen), die Firmenbezeichnung des Inhabers und das Datum des Tätigkeitsbeginns. Sie bestätigt, dass die Nummer existiert, nicht dass auf der anderen Seite wirklich dieses Unternehmen steht oder dass es solide ist.

Wie prüfe ich kostenlos, ob eine Partita IVA aktiv ist?

Mit dem Dienst Verifica partita IVA auf der Website der Agenzia delle Entrate: Sie geben die Nummer und einen Sicherheitscode ein, ohne Registrierung. Ist die Partita IVA im Steuerregister (Anagrafe tributaria) erfasst, nennt die Antwort den Status, den Namen des Inhabers und die wichtigsten Daten der Tätigkeit.

Stand Oktober 2026 führt die Seite des Dienstes folgende Daten in der Antwort auf:

• Status: aktiv, ausgesetzt (bei Betriebsverpachtung) oder geschlossen;
• Firmenbezeichnung oder Nachname und Vorname des Inhabers;
• Datum des Tätigkeitsbeginns und eventuelle Daten der Aussetzung oder Schließung;
• ob die Partita IVA zu einer Gruppe (Gruppo IVA) oder einem ihrer Teilnehmer gehört.

Die Abfrage ist in Art. 35-quater des DPR 633/1972 vorgesehen. Sie erfolgt nur über die Nummer, und der Status betrifft die Umsatzsteuerposition: Der Dienst sagt nicht, ob sich die Gesellschaft in Auflösung oder in einem Insolvenzverfahren befindet, wer sie kontrolliert oder ob Proteste bestehen. Am nützlichsten ist der Abgleich: Die zurückgegebene Firmenbezeichnung muss mit der auf Angebot, Rechnung und Website übereinstimmen.

Hilft das VIES auch bei einem italienischen Unternehmen?

Das VIES, betrieben von der Europäischen Kommission, sagt nur, ob eine Partita IVA für innergemeinschaftliche Geschäfte gültig ist. Bei einem italienischen Unternehmen, das nicht mit dem Ausland arbeitet, kann es als «ungültig» erscheinen, obwohl es ordnungsgemäß aktiv ist: Die maßgebliche Angabe zum Status bleibt die der Agenzia delle Entrate.

In Italien erfolgt die Aufnahme in das VIES-Archiv nicht automatisch: Sie wird mit einer Option beantragt, zu Beginn der Tätigkeit oder später. Die Agenzia delle Entrate schließt aus, wer vier aufeinanderfolgende Quartale keine zusammenfassenden Meldungen (elenchi riepilogativi) einreicht.

Das VIES ist dagegen das richtige Instrument, wenn der Lieferant seinen Sitz in einem anderen EU-Land hat. Eine europäische Umsatzsteuer-Datenbank gibt es nicht: Die Anfrage geht an das nationale Archiv des Landes, das die Nummer ausgestellt hat. Name und Anschrift erscheinen nur, wenn dieses Land es erlaubt; andernfalls sehen Sie «---».

Was ergänzt das Handelsregister?

Das Handelsregister (Registro Imprese), geführt von den Handelskammern, sagt, wer das Unternehmen ist: Rechtsform, Sitz, Stammkapital, Geschäftsführer, Gesellschafter und die eingetragenen Verfahren. Auf registroimprese.it ist die Suche nach einem Unternehmen kostenlos; der Standardauszug (visura) einer Kapitalgesellschaft kostet online 5 €.

Im Auszug finden Sie Blöcke, die der Dienst der Agenzia nicht hat: Sitze und Niederlassungen, Insolvenzverfahren, Auflösungen und Löschungen, Geschäftsführer und Gesellschafter mit ihren Anteilen. Die Einzelheiten stehen im Leitfaden Handelsregisterauszug oder Bonitätsbericht: Unterschiede.

Wie erkennt man eine Scheinfirma?

Nicht an einem einzelnen Datum, sondern an Widersprüchen zwischen dem, was die Gegenseite angibt, und dem, was aus öffentlichen Quellen hervorgeht. Keines der folgenden Signale beweist einen Betrug, und viele haben legitime Erklärungen. Es sind vorsichtige Kriterien: Jedes verdient eine zusätzliche Nachfrage, bevor Sie zahlen.

• IBAN auf eine andere Person lautend als die Firmenbezeichnung auf der Rechnung, oder Bankdaten, die kurz vor Schluss per E-Mail geändert wurden.
• Bezeichnung, die nicht passt: Der Name, der für diese Partita IVA zurückgegeben wird, weicht von dem auf Website oder Angebot ab.
• Partita IVA geschlossen oder ausgesetzt, oder ein Datum des Tätigkeitsbeginns, das nicht zu den Angaben passt («wir sind seit zwanzig Jahren am Markt»).
• Eben gegründete Gesellschaft, die den gesamten Betrag im Voraus verlangt. Wie Sie ein junges Unternehmen bewerten: neuer Lieferant ohne hinterlegte Bilanzen.
• Gesetzlicher Sitz an einer Domizil-Adresse: Das ist zulässig, doch der Sitz sagt nicht, wo das Unternehmen arbeitet. Fragen Sie, wo der Betriebssitz ist, und vergleichen Sie ihn mit den Niederlassungen im Auszug.
• Druck, sofort zu zahlen, oder Preisnachlässe außerhalb des Marktüblichen.

Achten Sie auf Personen, die die echte Partita IVA eines bestehenden Unternehmens mit eigener IBAN und eigenen Kontaktdaten verwenden: Die Prüfung der Agenzia delle Entrate fällt positiv aus, weil die Nummer real ist. Schützen kann Sie der Abgleich zwischen Kontoinhaber und Firmenbezeichnung, dazu ein Anruf bei dem Unternehmen unter einer Nummer, die Sie selbst herausgesucht haben.

In welcher Reihenfolge sollte man vor dem Zahlen prüfen?

Zuerst die kostenlosen Prüfungen zur Identität (Partita IVA, IBAN, Handelsregister), dann die Prüfungen auf Anzeichen von Schwierigkeiten, je nach Betrag: Bei einer kleinen Bestellung reichen oft die ersten drei Schritte, bei einer bedeutenden Anzahlung braucht es alle.

1. Partita IVA und genaue Firmenbezeichnung schriftlich anfragen, bevor Sie zahlen.
2. Die Partita IVA prüfen auf der Website der Agenzia delle Entrate: Status aktiv und übereinstimmende Firmenbezeichnung.
3. Die IBAN prüfen: Der Kontoinhaber muss das Unternehmen sein, das Ihnen die Rechnung stellt. Bestätigen Sie die Bankdaten telefonisch.
4. Hat der Lieferant seinen Sitz in einem anderen EU-Land, prüfen Sie die Nummer im VIES.
5. Das Unternehmen im Handelsregister suchen und, wenn der Betrag es rechtfertigt, den Auszug (visura) herunterladen: Sitz, Niederlassungen, Geschäftsführer, eventuelle Verfahren oder Auflösung.
6. Proteste und Insolvenzverfahren prüfen, bevor Sie einen Vorschuss oder eine Anzahlung leisten.

Was bringt ein Bericht zusätzlich zu den kostenlosen Prüfungen?

Die kostenlosen öffentlichen Dienste sagen, dass das Unternehmen existiert und eingetragen ist; ein Bericht sagt, ob Anzeichen von Schwierigkeiten bestehen: Proteste, Insolvenzverfahren, veraltete Bilanzen oder aufgezehrtes Eigenkapital und wer das Unternehmen tatsächlich kontrolliert.

• Negativmerkmal und Insolvenzverfahren (5,90 €): Proteste, mit Betrag und Datum, wenn verfügbar, und laufende Insolvenzverfahren gegen das Unternehmen, mit Quelle und Datum. Das Ergebnis ist nicht sofort verfügbar.
• Bericht Verifica (19 €): Proteste und Verfahren, dazu den aus dem Handelsregister rekonstruierten wirtschaftlich Berechtigten, Gesellschafter und Geschäftsführer, den geschätzten operativen Kreditrahmen (immer eine Schätzung), das Gründungsdatum, das Datum der letzten hinterlegten Bilanz und das Eigenkapital. Er weist außerdem auf Gesellschaften hin, die vor weniger als 12 Monaten gegründet wurden, und auf Bilanzen, die vor mehr als 18 Monaten hinterlegt wurden.

Wenn Sie eine Anzahlung leisten, erklärt der Leitfaden wie Sie die Zahlungsfähigkeit eines Lieferanten vor der Anzahlung prüfen, worauf Sie achten sollten. Und um unverbindlich zu beginnen, gibt es die kostenlose Vorschau, beschrieben in ein Unternehmen online ohne Registrierung prüfen.