Cómo verificar si una empresa existe de verdad y está activa, antes de pagarle

En resumen: el control gratuito más rápido es el servicio Verifica partita IVA de la Agenzia delle Entrate: introduciendo el número, devuelve el estado (activa, suspendida o cesada), la denominación del titular y la fecha de inicio de actividad. Confirma que el número existe, no que del otro lado esté realmente esa empresa ni que sea sólida.

¿Cómo compruebo gratis si un número de IVA está activo?

Con el servicio Verifica partita IVA en la web de la Agenzia delle Entrate: introduces el número y un código de seguridad, sin registro. Si el número de IVA está inscrito en la Anagrafe tributaria [registro tributario italiano], la respuesta indica el estado, el nombre del titular y las fechas principales de la actividad.

En octubre de 2026 la página del servicio enumera estos datos en la respuesta:

• estado: activo, suspendido (en caso de arrendamiento de empresa) o cesado;
• denominación, o apellidos y nombre del titular;
• fecha de inicio de actividad y eventuales fechas de suspensión o cese;
• si el número de IVA pertenece a un Grupo IVA o a uno de sus participantes.

La consulta está prevista por el art. 35-quater del DPR (decreto del Presidente de la República) 633/1972. Se busca solo por número, y el estado se refiere a la posición de IVA: el servicio no dice si la sociedad está en disolución o en procedimiento concursal, quién la controla ni si tiene protestos. El control más útil es la comparación: la denominación devuelta debe coincidir con la del presupuesto, la factura y la web.

¿Sirve el VIES también para una empresa italiana?

El VIES, gestionado por la Comisión Europea, dice solo si un número de IVA es válido para las operaciones intracomunitarias. Para una empresa italiana que no trabaja con el extranjero puede resultar «no válido» aunque esté regularmente activa: el dato correcto sobre el estado sigue siendo el de la Agenzia delle Entrate.

En Italia la inclusión en el archivo VIES no es automática: se solicita con una opción, al inicio de la actividad o después. La Agenzia delle Entrate excluye a quien no presenta los listados recapitulativos durante cuatro trimestres consecutivos.

El VIES es en cambio la herramienta adecuada si el proveedor tiene su sede en otro país de la UE. No existe una base de datos europea de IVA: la consulta se dirige al archivo nacional del país que emitió el número. El nombre y la dirección solo aparecen si ese país lo permite; en caso contrario, verás «---».

¿Qué aporta el Registro Imprese?

El Registro Imprese [registro mercantil italiano], gestionado por las Cámaras de Comercio, indica quién es la empresa: forma jurídica, sede, capital, administradores, socios y los procedimientos inscritos. En registroimprese.it la búsqueda de la empresa es gratuita; la visura ordinaria de una sociedad de capital cuesta 5 € en línea.

En la visura encuentras bloques que el servicio de la Agenzia no tiene: sedes y unidades locales, procedimientos concursales, disoluciones y cancelación, administradores y socios con sus participaciones. El detalle está en la guía visura camerale o informe de solvencia.

¿Cómo se reconoce una empresa fantasma?

No por un solo dato, sino por incoherencias entre lo que declara la contraparte y lo que consta en las fuentes públicas. Ninguna de las señales siguientes prueba un fraude, y muchas tienen explicaciones legítimas. Son criterios de prudencia: cada una merece una pregunta más antes de pagar.

• IBAN a nombre de un sujeto distinto de la denominación de la factura, o datos bancarios cambiados por correo electrónico en el último momento.
• Denominación que no cuadra: el nombre devuelto para ese número de IVA es distinto del que aparece en la web o en el presupuesto.
• Número de IVA cesado o suspendido, o una fecha de inicio de actividad incompatible con lo declarado («estamos en el mercado desde hace veinte años»).
• Sociedad recién constituida que pide el importe completo por adelantado. Cómo valorar una empresa joven: proveedor nuevo, sin balances depositados.
• Sede legal en una dirección de domiciliación: es legítimo, pero la sede no dice dónde trabaja la empresa. Pregunta dónde está la unidad operativa y compárala con las unidades locales de la visura.
• Presión para pagar de inmediato, o descuentos fuera de mercado.

Cuidado con quien usa el número de IVA real de una empresa existente con un IBAN y datos de contacto propios: la verificación de la Agenzia delle Entrate sale correcta, porque el número es real. Te protege la comparación entre el titular de la cuenta y la denominación, además de una llamada a la empresa a un número que hayas encontrado tú.

¿En qué orden hacer los controles antes de pagar?

Primero los controles gratuitos sobre la identidad (número de IVA, IBAN, Registro Imprese), después los de señales de dificultad, en proporción al importe: para un pedido pequeño pueden bastar los primeros tres pasos; para un pago a cuenta relevante hacen falta todos.

1. Pide el número de IVA y la denominación exacta por escrito, antes de cualquier pago.
2. Verifica el número de IVA en la web de la Agenzia delle Entrate: estado activo y denominación coincidente.
3. Comprueba el IBAN: el titular debe ser la empresa que te factura. Confirma los datos bancarios por teléfono.
4. Si el proveedor está en otro país de la UE, verifica el número en el VIES.
5. Busca la empresa en el Registro Imprese y, si el importe lo justifica, descarga la visura: sede, unidades locales, administradores, eventuales procedimientos o disolución.
6. Comprueba protestos y procedimientos concursales antes de pagar un anticipo o un pago a cuenta.

¿Qué aporta un informe frente a los controles gratuitos?

Los servicios públicos gratuitos dicen que la empresa existe y está inscrita; un informe dice si hay señales de dificultad: protestos, procedimientos concursales, balances antiguos o patrimonio erosionado, y quién la controla realmente.

• Negatividad y procedimientos concursales (5,90 €): protestos, con importe y fecha cuando están disponibles, y procedimientos concursales en curso a cargo de la empresa, con fuente y fecha. El resultado no es instantáneo.
• Informe Verifica (19 €): protestos y procedimientos, más el titular real reconstruido a partir del Registro Imprese, los socios y administradores, la línea de crédito operativa estimada (siempre una estimación), la fecha de constitución, la fecha del último balance depositado y el patrimonio neto. Señala también las sociedades constituidas hace menos de 12 meses y los balances depositados hace más de 18 meses.

Si vas a hacer un pago a cuenta, la guía sobre cómo verificar la solvencia de un proveedor antes del pago a cuenta explica qué mirar. Y para empezar sin compromiso está la vista previa gratuita, descrita en verificar una empresa online sin suscripción ni registro.