Zaliczka od włoskiego klienta: ile żądać i czym różni się zadatek od caparra

W skrócie: przy zamówieniu od włoskiego klienta zaliczka powinna pokryć przynajmniej te koszty, których nie odzyskasz, jeśli klient się wycofa: materiał, kooperację i pracę przy towarze na wymiar. Jeśli przedpłata ma działać jak sankcja, nazwij ją w umowie zadatkiem (art. 394 KC) albo «caparra confirmatoria» (art. 1385 włoskiego kodeksu cywilnego).

Ten poradnik rozwija trzeci krok narzędzia Kredyt kupiecki dla włoskiego klienta: decyzja w 10 minut, które w czterech krokach prowadzi od ekspozycji do decyzji. O stawce 0% przy WDT piszemy w Sprzedaż do Włoch: WDT i sprawdzenie numeru VAT UE kontrahenta, a o odpowiedzialności wspólników w Włoska S.n.c., S.a.s., S.r.l. i S.p.A.: kto odpowiada za długi.

Zaliczka, zadatek i «caparra»: trzy różne rzeczy

Zaliczka to część ceny zapłacona z góry. Kodeks cywilny nie zawiera jej ogólnej definicji, za to szczegółowo reguluje zadatek. Według art. 394 § 1 KC, w braku odmiennego zastrzeżenia umownego albo zwyczaju, zadatek dany przy zawarciu umowy oznacza, że gdy jedna strona umowy nie wykona, druga może bez wyznaczania terminu dodatkowego od umowy odstąpić i zadatek zachować, a jeżeli sama go dała – żądać sumy dwukrotnie wyższej. Gdy umowa zostanie wykonana, zadatek zalicza się na poczet świadczenia (§ 2). Przy rozwiązaniu umowy, a także gdy za niewykonanie nie odpowiada żadna ze stron albo odpowiadają obie, zadatek się zwraca, a podwójna suma nie jest należna (§ 3).

Włoski odpowiednik to «caparra confirmatoria», czyli zadatek z art. 1385 włoskiego kodeksu cywilnego. Gdy umowę wykonano, zwraca się go albo zalicza na poczet świadczenia. Gdy nie wykonuje strona, która go dała, druga może odstąpić i go zatrzymać; gdy nie wykonuje strona, która go otrzymała, druga może odstąpić i żądać podwójnej kwoty. Strona wykonująca umowę może jednak zamiast tego żądać wykonania lub rozwiązania umowy, a odszkodowanie liczy się wtedy według zasad ogólnych. Uwaga na drugi rodzaj: «caparra penitenziale» (art. 1386) to wyłącznie cena za prawo odstąpienia, jeśli umowa takie prawo przewiduje – kto odstępuje, traci zadatek albo oddaje jego podwójną kwotę.

Które prawo rozstrzyga

To, czy zastosujesz zadatek z KC, czy «caparra», zależy od prawa właściwego dla umowy. Według rozporządzenia Rzym I umowa podlega prawu wybranemu przez strony (art. 3 ust. 1). Bez wyboru umowa sprzedaży towarów podlega prawu państwa, w którym sprzedawca ma miejsce zwykłego pobytu, a umowa o świadczenie usług – prawu usługodawcy (art. 4 ust. 1 lit. a i b). Gdy klientem jest osoba prywatna działająca poza swoją działalnością, a ty kierujesz działalność do Włoch, umowa co do zasady podlega prawu państwa konsumenta (art. 6 ust. 1). Sprawdź więc, czy warunki ogólne włoskiego klienta nie wybierają prawa włoskiego, i zapisz wybór prawa wprost w zamówieniu.

Ile żądać: reguła oparta na twoich kosztach

Ani art. 394 KC, ani art. 1385 włoskiego kodeksu nie określają wysokości zadatku. Nie podajemy też „rynkowego” procentu, bo nie znamy wiarygodnego źródła takich danych. Poniższa macierz to nasza reguła robocza: liczy zaliczkę od kosztów bezpośrednich, które stracisz, jeśli klient zrezygnuje po rozpoczęciu produkcji.

1. Policz koszty bezpośrednie zlecenia: materiał, kooperację, energię i roboczogodziny.
2. Oceń, ile z tego odzyskasz: towar standardowy sprzedasz innemu odbiorcy, towaru na wymiar zwykle nie.
3. Sprawdź klienta we włoskich rejestrach: stan firmy, protesty, procedury upadłościowe, bilans.
4. Wybierz poziom z tabeli i zapisz w umowie, czy to zaliczka, czy zadatek.
5. Uzależnij rozpoczęcie produkcji od wpływu środków na konto.

Tło: według badania CRIBIS za II kwartał 2026 r. w terminie płaci 42% włoskich firm, 53,6% płaci z opóźnieniem do 90 dni, a 4,4% z opóźnieniem ponad 90 dni (CRIBIS, Studio Pagamenti Italia, Q2 2026). To dane o wszystkich płatnościach włoskich firm, nie o płatnościach na rzecz polskich dostawców.

VAT: zaliczka przy wewnątrzwspólnotowej dostawie

Co wynika wprost z ustawy o VAT (tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 1263):

• obowiązek wystawienia faktury przy otrzymaniu całości lub części zapłaty przed dostawą nie dotyczy zapłaty za wewnątrzwspólnotową dostawę towarów (art. 106b ust. 1 pkt 4 lit. a);
• w WDT obowiązek podatkowy powstaje z chwilą wystawienia faktury, nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu dostawy (art. 20 ust. 1);
• ogólna reguła dla zaliczek, przedpłat i zadatków to powstanie obowiązku podatkowego z chwilą ich otrzymania (art. 19a ust. 8), a art. 19a ust. 1 wymienia art. 20 wśród zastrzeżeń.

Jak te przepisy współgrają przy zaliczce na WDT, w tym w którym okresie wykazać otrzymaną kwotę, nie przesądzamy: ustal to z doradcą podatkowym. Inne zasady mogą dotyczyć usług (montaż, transport) i sprzedaży osobom prywatnym we Włoszech.

Jak to zakomunikować klientowi

Najlepiej działa uzasadnienie kosztowe, a nie nieufność: towar na wymiar nie ma drugiego nabywcy. Gotowe zdania do oferty:

• „Przy zamówieniach na wymiar prosimy o zadatek w wysokości [kwota] przy podpisaniu zamówienia.” – «Per gli ordini su misura chiediamo una caparra confirmatoria di [importo] alla firma dell'ordine.»
• „Produkcję rozpoczynamy po wpływie przelewu.” – «La produzione inizia al ricevimento del bonifico.»
• „Pozostała kwota jest płatna przed wysyłką.” – «Il saldo è dovuto prima della spedizione.»

Akredytywa jako alternatywa

Akredytywa dokumentowa to zobowiązanie banku działającego na zlecenie kupującego do zapłaty sprzedawcy, gdy ten przedstawi w terminie dokumenty określone w akredytywie, na przykład fakturę i dokument przewozowy. Chroni obie strony, ale kosztuje i wymaga przygotowania; warunki i opłaty ustal ze swoim bankiem.

Jak pomaga Veryfy

Veryfy to włoski serwis weryfikacji firm na żądanie; Weryfikacja kosztuje 19 €, a Decyzja 49 €. Przy dużym zamówieniu na wymiar Decyzja pokazuje także nieruchomości firmy, powiązania kapitałowe i przekształcony bilans, czyli dane do wyboru wiersza w macierzy. Raport nie jest gwarancją zapłaty ani wiążącym limitem kupieckim. Strona usługi i wynik są dostępne po polsku; raport PDF jest po włosku i opiera się na oficjalnych włoskich źródłach.

Powiązane poradniki

• Zastrzeżenie własności towaru sprzedanego do Włoch: kiedy działa
• Termin płatności 60 lub 90 dni dla włoskiego klienta: co mówi prawo i jak negocjować
• Produkcja na zamówienie dla klienta z Włoch: jak go sprawdzić przed przyjęciem zlecenia

Najczęstsze pytania

Czy mogę zatrzymać zaliczkę, jeśli włoski klient zrezygnuje z zamówienia?

Ustawa nie daje takiego prawa samej zaliczce: art. 394 KC dotyczy zadatku. Jeśli chcesz zatrzymać przedpłatę po zerwaniu umowy przez klienta, nazwij ją w umowie wprost zadatkiem albo «caparra confirmatoria» i opisz skutki. Przy zwykłej zaliczce decyduje treść umowy, więc zapis warto skonsultować z prawnikiem.

Czym różni się zadatek od włoskiej «caparra confirmatoria»?

Mechanizm jest podobny: przy niewykonaniu umowy druga strona może odstąpić i zatrzymać zadatek albo żądać podwójnej kwoty. Różnica: art. 1385 włoskiego kodeksu wprost pozwala stronie, która wykonuje umowę, zamiast tego żądać wykonania lub rozwiązania umowy i odszkodowania na zasadach ogólnych.

Czy od zaliczki na dostawę do Włoch muszę wystawić fakturę zaliczkową?

Według art. 106b ust. 1 pkt 4 lit. a ustawy o VAT obowiązek wystawienia faktury przy zapłacie otrzymanej przed dostawą nie dotyczy wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów. Jak rozliczyć samą zaliczkę w ewidencji i deklaracjach, ustal z doradcą podatkowym.

Ile zaliczki żądać przy produkcji na wymiar dla klienta z Włoch?

Przepisy nie określają wysokości ani zaliczki, ani zadatku. Nasza reguła robocza: przy towarze na wymiar zaliczka powinna pokryć co najmniej koszty bezpośrednie, których nie odzyskasz, gdy klient się wycofa, a przy klientach z protestami lub procedurą upadłościową – całość ceny przed produkcją.

Źródła

Źródła odczytane 2026-10-27. Przepisy polskie według tekstów jednolitych w ELI Sejmu; późniejsze nowelizacje mogą zmienić brzmienie.

• ELI Sejm: Kodeks cywilny, tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 795, art. 394
• ELI Sejm: ustawa o podatku od towarów i usług, tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 1263, art. 19a, 20, 106b
• Normattiva: Codice civile, art. 1385 («caparra confirmatoria»)
• Normattiva: Codice civile, art. 1386 («caparra penitenziale»)
• EUR-Lex: rozporządzenie (WE) 593/2008 (Rzym I), art. 3, 4, 6
• CRIBIS: Studio Pagamenti Italia, II kwartał 2026