Jak sprawdzić włoskiego kontrahenta: VIES, KRS i Registro Imprese

W skrócie: włoskiego kontrahenta sprawdzasz w trzech krokach: numer VAT (P.IVA) w systemie VIES, nazwę i status w rejestrze Registro Imprese oraz dane o właścicielach i protestach. Samo „ważne VAT” nie oznacza, że firma jest wypłacalna ani że pisze do Ciebie właściwa osoba. Poniżej wskazujemy, które źródła są oficjalne i co każde z nich potwierdza.

Wszystkie poradniki: Poradniki.

Zobacz też: Weryfikacja włoskiej firmy: poradnik dla polskich przedsiębiorców.

Trzy kroki weryfikacji

1. Numer VAT w VIES. W VIES wybierz państwo członkowskie (IT-Włochy), wpisz numer i sprawdź wynik. Porównaj zarejestrowaną nazwę z nazwą na fakturze i umowie.
2. Rejestr przedsiębiorców. W Registro Imprese znajdziesz visura camerale e certificato (wypis i zaświadczenie), bilancio d’esercizio (sprawozdanie finansowe), a w danych o osobach: udziały i funkcje, aktualne i historyczne.
3. Protesty i procedury. Rejestr protestów (Registro Protesti) pokazuje niezapłacone weksle i czeki, a serwis ma osobny dział «Codice della Crisi e Procedure Concorsuali» (protesti).

Polska i Włochy: gdzie szukać tego samego

Tabela porównuje źródła, nie instytucje prawne: polskie przepisy i włoskie przepisy dotyczą innych zdarzeń i mają inne skutki.

Fakty lokalne, które warto znać

Jawność KRS. „Rejestr jest jawny”, a każdy ma prawo otrzymać odpisy, wyciągi, zaświadczenia i informacje z rejestru, także drogą elektroniczną (art. 8 ust. 1 i 3 ustawy o KRS, ustawa). Znasz więc ten model z własnego kraju: we Włoszech też zaczynasz od publicznego rejestru, tylko po włosku.

Domniemanie prawdziwości i jego granice. Dane wpisane do KRS uznaje się za prawdziwe (art. 17 ust. 1), lecz nie dotyczy to danych z działu 4 rejestru przedsiębiorców, m.in. zaległości podatkowych objętych egzekucją (art. 41 i 42). Nie przenoś tej zasady na Włochy: zakres wiarygodności włoskiego rejestru zależy od prawa włoskiego.

Twój numer VAT UE. Art. 97 ust. 1 ustawy o VAT zobowiązuje podatnika do zawiadomienia naczelnika urzędu skarbowego przed pierwszym wewnątrzwspólnotowym nabyciem towarów, a według ust. 4 naczelnik rejestruje go jako podatnika VAT UE (ustawa o VAT).

Jak pomaga Veryfy

Do każdego produktu dla firm Veryfy dodaje w prezencie check antyoszustwo (numer P.IVA w VIES z zarejestrowaną nazwą, adres e-mail, wiek domeny, zgłoszenia malware i phishing, SPF i DMARC, P.IVA na stronie, wycieki danych, poprawność IBAN).

Usługa i raport są po włosku i opierają się na oficjalnych włoskich źródłach: nazwy firm, funkcje i procedury są pokazywane tak, jak figurują w rejestrze. Veryfy nie oferuje przetłumaczonego raportu, a płatność odbywa się na razie w języku włoskim.

Najczęstsze pytania

Czy VIES wystarczy, żeby uznać włoskiego kontrahenta za wiarygodnego?

Nie. VIES służy do sprawdzenia, czy numer VAT jest aktywny w danym państwie członkowskim. Nie mówi nic o wypłacalności, protestach ani o tym, kto kontroluje spółkę. Dlatego porównaj zarejestrowaną nazwę z fakturą i zajrzyj do Registro Imprese.

Czy dane w KRS są zawsze prawdziwe?

Dane wpisane do KRS są objęte domniemaniem prawdziwości (art. 17 ust. 1 ustawy o KRS), ale nie wszystkie: domniemanie nie obejmuje danych z działu 4 rejestru przedsiębiorców, czyli m.in. zaległości objętych egzekucją (art. 42). To zasada polskiego rejestru; włoskiego Registro Imprese nie dotyczy.

Czy muszę mieć numer VAT UE, żeby kupować od włoskiego dostawcy?

Art. 97 ustawy o VAT wymaga od podatnika zawiadomienia naczelnika urzędu skarbowego przed pierwszym wewnątrzwspólnotowym nabyciem towarów i zarejestrowania go jako podatnika VAT UE. Przy konkretnej transakcji potwierdź to z doradcą podatkowym.

Źródła

Oficjalne źródła otwarte i przeczytane 2026-10-24. Przepisy polskie według tekstów jednolitych dostępnych w ELI Sejmu; późniejsze nowelizacje mogą zmieniać brzmienie, dlatego sprawdź aktualny tekst.

• Komisja Europejska: VIES, potwierdzenie numeru VAT
• Dz.U. 2025 poz. 869: ustawa o Krajowym Rejestrze Sądowym (tekst jednolity)
• Portal Rejestrów Sądowych (KRS, Krajowy Rejestr Zadłużonych)
• Dz.U. 2026 poz. 1263: ustawa o podatku od towarów i usług (tekst jednolity)
• Registro Imprese (InfoCamere): włoski rejestr przedsiębiorców
• Registro Imprese: rejestr protestów (Registro Protesti)

Informacja ogólna, nie porada prawna. Źródła zweryfikowane 2026-10-24.